In die Beschluss-Sammlung sind alle innerhalb der Wohnungseigentümergemeinschaft gefassten Beschlüsse aufzunehmen. Unerheblich ist dabei, ob es sich um Beschlüsse handelt, die in
- einer ordentlichen Wohnungseigentümerversammlung oder
- einer außerordentlichen Wohnungseigentümerversammlung oder
- im schriftlichen Verfahren nach § 23 Abs. 3 WEG (das seit Inkrafttreten des WEMoG am 1.12.2020 nur noch die Textform vorschreibt)
gefasst wurden.
Unerheblich ist des Weiteren, ob die jeweiligen Beschlussanträge (mehrheitlich) angenommen oder abgelehnt wurden. Einzutragen sind also auch die sogenannten Negativbeschlüsse.
Aufnahme eines Beschlusses in die Beschluss-Sammlung
In der Wohnungseigentümerversammlung der Wohnungseigentümergemeinschaft "Rudolfplatz 12 in 50674 Köln" vom 2.8.2021, die am Ort der Verwaltung in der Schildergasse 101a in 50667 Köln stattfindet, fassen die Wohnungseigentümer mit der erforderlichen Mehrheit zu TOP 7 folgenden Beschluss:
"Die Wohnanlage wird mit einer Gegensprechanlage ausgestattet. In diesem Zusammenhang werden in die jeweiligen Sondereigentumseinheiten Sprechstellen eingebaut, die jeweils mit der zentralen Sprechstelle am Hauseingang verbunden werden. Vom Verwalter sind 3 Vergleichsangebote eingeholt worden. Der Verwalter wird ermächtigt, die Firma ______ namens und im Auftrag der Eigentümergemeinschaft gemäß Angebot vom ____ zu beauftragen. Die Finanzierung erfolgt durch Erhebung einer Sonderumlage. Die Eigentümergemeinschaft beschließt daher die Erhebung einer Sonderumlage in einer Höhe von insgesamt _____ EUR. Die Verteilung dieser Sonderumlage auf die einzelnen Miteigentümer erfolgt nach Sondereigentumseinheiten. Die anteiligen Beträge sind zur Zahlung durch die einzelnen Wohnungseigentümer auf das gemeinschaftliche Girokonto am ________ fällig. Wohnungseigentümer, die dem Verwalter eine Einzugsermächtigung erteilt haben, haben am Fälligkeitstermin für eine ausreichende Kontodeckung zu sorgen."
Der Verwalter ist verpflichtet, die in der jeweiligen Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse unverzüglich in die Beschluss-Sammlung aufzunehmen, und zwar unter fortlaufender Nummerierung. Die Beschlüsse sind nach § 24 Abs. 7 Satz 2 WEG ihrem Wortlaut nach sowie unter Angabe des Versammlungsorts sowie des Datums der Versammlung einzutragen.
Der zu TOP 7 gefasste Beschluss ist wie folgt in die Beschluss-Sammlung aufzunehmen:
Auszug aus der Beschluss-Sammlung
Laufende Nummer
Die fortlaufende Nummerierung der gefassten Beschlüsse verlangt § 24 Abs. 7 Satz 3 WEG. Im Beispielsfall wird unterstellt, dass in früheren Eigentümerversammlungen bereits 62 Beschlüsse gefasst wurden. Diese Beschlüsse stellen die laufenden Nummern 1 bis 62 dar. Der in der Eigentümerversammlung vom 2.8.2021 zu TOP 7 gefasste Beschluss ist demnach unter der laufenden Nummer 69 aufzuführen, da die Beschlüsse 1 bis 6 dieser Versammlung unter den Nummern 63 bis 68 aufgeführt sein müssen.
Beschlusswortlaut
Der Wortlaut des Beschlusses ist nach § 24 Abs. 7 Satz 2 Nr. 1 WEG in der Beschluss-Sammlung wiederzugeben. Da in dem Beschluss zur Konkretisierung der getroffenen Regelung auch auf ein außerhalb des Protokolls befindliches Dokument Bezug genommen werden kann, wenn dieses zweifelsfrei bestimmt ist[1], muss sich dieses Dokument dann aber auch in der Beschluss-Sammlung befinden. Wie bereits ausgeführt, dürfte dies technisch kein Problem darstellen. Ansonsten sind die in Bezug genommenen Dokumente in einem gesonderten "Anlagen-Ordner" zur Beschluss-Sammlung zu führen. In der Beschluss-Sammlung selbst ist dann auf diese Anlage zu verweisen.
Versammlung bzw. Umlaufbeschluss
Der Ort der (ordentlichen oder außerordentlichen) Wohnungseigentümerversammlung und das Datum der Versammlung ist nach § 24 Abs. 7 Satz 2 Nr. 1 WEG anzugeben. Darüber hinaus empfiehlt sich die zusätzliche Angabe der TOP-Nummer.
Vermerk "Umlaufbeschluss"
Soweit es sich um einen Umlaufbeschluss im schriftlichen Verfahren gemäß § 23 Abs. 3 WEG handelt, ist dies ebenso zu vermerken, wie das Datum der Bekanntmachung dieses Umlaufbeschlusses.
Auszug aus der Beschluss-Sammlung
Vermerke
Die Angabe, ob ein Beschluss angefochten oder aufgehoben wurde, verlangt § 24 Abs. 7 Satz 4 WEG. Die Angabe, dass ein Beschluss zunächst angenommen oder abgelehnt wurde, ist zwar nach dem Wortlaut der Regelung nicht erforderlich, zwecks Übersichtlichkeit jedoch empfehlenswert.
Eintragungsvermerk
Die Eintragungen, Vermerke und Löschungen sind nach § 24 Abs. 7 Satz 7 WEG unverzüglich zu erledigen und mit Datum zu versehen. Zusätzlich empfehlenswert ist die Angabe darüber, wer die Eintragungen vorgenommen hat, sowie dessen Unterschrift. Letzteres selbstverständlich nur, wenn die Beschluss-Sammlung schriftlich geführt wird.
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