Ausgangskontrolle von per Fax übermittelten Schriftsätzen

In dem vom BGH entschiedenen Fall hatte die Mitarbeiterin des Anwalts versehentlich bei einem fristgebundenen Schriftsatz eine falsche Faxnummer eingegeben. Sie hatte das auf der Akte befindliche Schreiben des Amtsgerichts für das des Landgerichts gehalten und infolge dessen den Schriftsatz an das Amtsgericht versandt. Dadurch wurde eine wichtige Frist versäumt.

In der Entscheidung hat das Gericht ausgeführt, dass der Anwalt sich durchaus der Hilfe seiner Mitarbeiter bei der Versendung eines Faxes bedienen darf. Er müsse allerdings für eine wirksame Ausgangskontrolle sorgen. Dieser Verpflichtung würde er genügen, wenn er seinen dafür zuständigen Mitarbeitern die Weisung erteilt, sich nach der Übermittlung eines Schriftsatzes einen Einzelnachweis ausdrucken zu lassen, um auf dieser Grundlage die Vollständigkeit der Übermittlung zu prüfen. Anschließend sei die Richtigkeit der Empfängernummer vom Mitarbeiter abschließend und selbstständig zu überprüfen. Das Büropersonal müsse deshalb stets angewiesen werden, die angegebene Faxnummer noch einmal auf ihre Zuordnung zu dem vom Rechtsanwalt bezeichneten Empfangsgericht zu überprüfen. Es sei also eine 2-fache Kontrolle vorzunehmen:

  1. Doppelte Kontrolle

    ob die gewählte Nummer mit der in dem Schreiben enthaltenen Nummer übereinstimmt,

  2. ob es sich bei dem Schreiben tatsächlich um ein solches des Empfängers handelt.

Habe er keine entsprechende Anweisung gegeben, fehle es an einer ordnungsgemäßen Kanzleiorganisation.

Diese Grundsätze gelten – worüber das Gericht allerdings nicht entschieden hat – generell für die Sorgfaltspflichten bei der Absendung von Faxen, insbesondere dann, wenn irgendwelche Fristen eingehalten werden müssen.

(BGH, Beschluss v. 14.10.2010, IX ZB 34/2010, NJW 2011 S. 212)

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