AGS 03/2023, Zeitschriften aktuell

Rechtsfachwirtin Viviane Schrader, Wenn der Mandant gerne zahlt – Tipps und Ideen für das Abrechnungsmanagement, RENOpraxis 2023, 33

In ihrem Beitrag gibt die Autorin einige Tipps, wie in der Anwaltskanzlei durch eine perfekt durchdachte und umgesetzte Organisation die Zahlungsbereitschaft des Mandanten gefördert werden kann.

Zunächst erörtert Schrader, welcher Zeitpunkt der Beste ist, um dem Mandanten die anwaltliche Vergütungsberechnung zu präsentieren. Der beste Zeitpunkt ist ihrer Auffassung nach der Beginn des Mandats, weil der Mandant von dem Rechtsanwalt erwartet, sein Anliegen zügig und erfolgreich zu bearbeiten. Dabei sei die Erwartungshaltung des Mandanten positiv, was zu der Einsicht führt, dass die erwünschte Rechtsdienstleistung vom Rechtsanwalt nicht umsonst erbracht werden kann. Schrader weist darauf hin, dass dies schon zu Beginn des Mandats mit den Mandanten kommuniziert werden soll. Schon bei der ersten Kontaktaufnahme sollte der Mandant frühzeitig und umfassend über die voraussichtlich anfallende Vergütung informiert werden.

Da die Arbeit für den Rechtsanwalt schon beim ersten Gespräch mit dem Mandanten beginnt, hält Schrader es für völlig legitim, die positive Anfangseuphorie des Mandanten zu nutzen und schon bei Auftragserteilung eine Vorschussberechnung zu erteilen. Ihrer Auffassung nach wird die Wahrscheinlichkeit im Laufe eines Mandats größer, dass die Zahlungsmotivation des Mandanten abnehme. Dies gelte insbesondere in den Fällen, in denen der Rechtsanwalt nicht das vom Mandanten erwünschte Ergebnis erzielen kann.

Ferner schlägt Schrader vor, nach Erteilung einer Vorschussrechnung im Verlaufe eines Mandats weitere Teilrechnungen über die von der ersten Berechnung nicht erfassten Gebühren und/oder Auslagen zu erstellen. Werde auf Vorschussrechnungen verzichtet, trete die Anwaltskanzlei mit der gesamten erbrachten Arbeit in Vorleistung und sei nicht sicher, die angefallene Vergütung von dem Mandanten überhaupt zu erhalten oder ggf. erst zeitlich verspätet. Schrader weist in ihrem Beitrag darauf hin, dass dies auch zu Lasten der Liquidität der Anwaltskanzlei geht. Die Erteilung von Vorschussberechnungen wirkt nach den Ausführungen der Autorin solchen negativen Effekten entgegen.

Bei Stundensatzvereinbarungen empfiehlt sie, turnusmäßig monatlich abzurechnen. Zum einen sei der Aufwand für die Erstellung der Rechnung nicht zu hoch, jedenfalls dann, wenn mehr als fünf Stunden angefallen seien. Anderenfalls solle spätestens zum Quartalsende abgerechnet werden. Ergänzend ist hierzu anzuführen, dass der Rechtsanwalt mit dem Mandanten die Abrechnungsmodalitäten tunlichst bereits in der Vergütungsvereinbarung vereinbaren sollte. Dabei kann der Mandant auch auf die Beachtung der in § 10 RVG vorgesehenen Formerfordernisse verzichten (s. hierzu BGH AGS 2022, 350 [Hansens] = zfs 2022, 581 m. Anm. Hansens).

In einem weiteren Teil ihres Beitrags befasst sich die Autorin mit der Nachkalkulation von Mandaten. Sie weist zunächst darauf hin, dass jedes Mandat unterschiedlich und hinsichtlich der Vergütung individuell zu betrachten sei. Wichtig sei für den wirtschaftlichen Gesamterfolg in der Kanzlei eine gute Mischkalkulation der verschiedenen Mandate. Im Rahmen dieser Mischkalkulation müsse auch beachtet werden, dass ein Mandat, das für den Rechtsanwalt keinen Gewinn verspreche, dann angenommen werden könne, wenn weitere Folgemandate desselben Mandanten oder anderer Mandanten nachfolgen könnten. Außerdem schlägt Schrader vor, den Produktivitätsgrad der Kanzlei bzw. einzelner Berufsträger intern zu ermitteln. Jedes Mandat könne dann einer Nachkalkulation unterzogen werden, um daraus die gebotenen Schlüsse zu ziehen. Dies könne etwa die Ablehnung umsatzschwacher Mandate zur Folge oder Einfluss auf die Höhe der zu vereinbarenden Stundensätze haben. Dies erörtert die Autorin anhand eines Beispiels.

In einem weiteren Teil ihres Beitrages untersucht Schrader die Möglichkeiten für den Fall, dass der Mandant die Vergütung nicht zahlen will. Zunächst empfiehlt die Autorin, in jeder Vergütungsberechnung ein Zahlungsziel zu ernennen. Dies erhöhe die Planungssicherheit für die Kanzleiführung, da die meisten Mandanten die Vergütungsrechnung innerhalb der gesetzten Zahlungsfrist ausgleichen würden. Außerdem sollte bereits in der Vergütungsberechnung auf die Folgen einer nicht fristgerechten Nichtzahlung hingewiesen werden. Sodann sollte im Rahmen der Kanzleiorganisation festgelegt werden, wie mit den nicht ausgeglichenen Vergütungsberechnungen zu verfahren ist. Hierfür bietet die Autorin mehrere Vorschläge an. Ferner schlägt Schrader vor, einem Ratenzahlungsangebot des Mandanten nach Prüfung der Ratenhöhe möglichst zuzustimmen. Sie vertritt die Auffassung, dass für den Abschluss einer Ratenzahlungsvereinbarung mit dem Mandanten eine Geschäftsgebühr und auch eine Einigungsgebühr anfallen können, was ich für problematisch halte.

Ferner erörtert Schrader in ihrem Beitrag, welche Möglichkeiten der Rechtsanwalt hat, um den Vergüt...