Abgrenzung in der Jahresabrechnung

Zusammenfassung

 
Begriff

Das Abrechnungswesen für Wohnungseigentümergemeinschaften ist vom Prinzip der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung geprägt. Ausnahmen hiervon sind für den Bereich der Heizkosten durch die Heizkostenverordnung vorgegeben. An anderen Stellen erscheinen Durchbrechungen des Einnahmen-Ausgaben-Prinzips wirtschaftlich sinnvoll. Sie bedürfen jedoch i. d. R. entsprechender Vereinbarungen oder Beschlüsse der Eigentümer.

 
Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Gesetzliche Regelungen finden sich in § 28 Abs. 1 Nr. 1 WEG und in der Heizkostenverordnung.

1 Allgemeines

Nach noch ganz überwiegender Rechtsmeinung ist die Jahresabrechnung eine reine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Begründet wird diese Auffassung zum einen mit der Formulierung in § 28 Abs. 1 Nr. 1 WEG, der von Einnahmen und Ausgaben in Bezug auf den Wirtschaftsplan spricht. Zum anderen wird die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wegen ihres vergleichsweise einfachen Aufbaus für die angemessene Art der Darstellung gehalten: Sie soll für den Verwalter leicht zu erstellen und auch für den in Abrechnungsfragen nicht geschulten Eigentümer leicht nachvollziehbar sein.

Oft wird missverständlich eine begriffliche Abgrenzung zu dem von periodengerechter Abgrenzung geprägten Abrechnungswesen von Wirtschaftsunternehmen durch die Formulierung hergestellt, die Abrechnung sei keine Bilanz. Mit einer Bilanz ist die Jahresabrechnung der WEG jedoch nicht vergleichbar, weil es sich um eine zeitraumbezogene Darstellung von Bewegungsgrößen (Zahlungsströmen) handelt; eine Bilanz dagegen ist eine zeitpunktbezogene Darstellung von Bestandsgrößen. Eine sinnvollere begriffliche Abgrenzung wäre zwischen der Jahresabrechnung einer Wohnungseigentümergemeinschaft und der Gewinn- und Verlustrechnung eines Unternehmens möglich.

Schließlich wird als Vorteil der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung angesehen, dass die rechnerische Richtigkeit der Gesamtabrechnung leicht ersichtlich ist, wenn der Stand des Bankkontos am Jahresanfang zuzüglich der erhaltenen Einnahmen abzüglich der getätigten Ausgaben den Stand des Bankkontos zum Jahresende ergibt.

 
Achtung

Ausnahmen

Ausnahmen vom Prinzip der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung sind durch die Heizkostenverordnung als übergeordneter Rechtsvorschrift für den Bereich der verbrauchsabhängig vorzunehmenden Heizkostenabrechnung vorgeschrieben. Insoweit sind die Heiz- und Warmwasserkosten verbrauchsabhängig jedoch nur in der Jahreseinzelabrechnung abzurechnen. In der Jahresgesamtabrechnung sind die Heiz- und Warmwasserkosten nicht nach Verbrauch darzustellen. Hier sind vielmehr alle im Abrechnungszeitraum geleisteten Zahlungen aufzunehmen, die im Zusammenhang mit der Anschaffung von Brennstoff stehen. Hinsichtlich der Umlage der verausgabten Gelder für angeschaffte, aber noch nicht verbrauchte Brennstoffe enthält die Heizkostenverordnung keine Regelung. Diese Kosten sind daher zunächst nach dem allgemeinen, in § 16 Abs. 2 WEG nach Miteigentumsanteilen bestimmten oder nach einem ansonsten vereinbarten Kostenverteilungsschlüssel zu verteilen. Ausnahmen für den Bereich der Instandhaltungsrücklage sind nicht zugelassen.

Darüber hinaus wird sowohl von Verwaltern als auch Verwaltungskunden oft die Forderung nach periodengerechter Abgrenzung zumindest einiger Positionen der Jahresabrechnung erhoben. Die wesentlichen Positionen, bei denen Abgrenzungen sinnvoll sind, werden im zweiten Abschnitt dargestellt. Lösungsansätze zur Einführung der periodengerechten Abgrenzung als Abrechnungsprinzip werden im dritten Abschnitt aufgezeigt.

2 Abgrenzung bei einzelnen Kostengruppen und Einnahmen

2.1 Umlagefähige Betriebskosten

Ein besonderes Interesse besteht seitens vermietender Eigentümer an einer Jahresabrechnung, die die tatsächlichen Kosten der Abrechnungsperiode ausweist, da die vom Vermieter mit dem Mieter vorzunehmende Nebenkostenabrechnung diese Kosten ausweisen muss. Sind in die Jahresabrechnung der WEG auf der Basis des Einnahmen-Ausgaben-Prinzips Beträge eingeflossen, die wirtschaftlich anderen Perioden zuzuordnen sind, führt dies regelmäßig zu Problemen.

Für den vermietenden Eigentümer ist aus der Abrechnung normalerweise nicht ersichtlich, ob die abgerechneten Ausgaben wirtschaftlich dem Abrechnungsjahr zuzuordnen sind. Bei der üblichen Herleitung der Mieternebenkostenabrechnung aus der Hausgeldabrechnung des Verwalters werden dem Mieter somit periodenfremde Ausgaben belastet. Dabei kann es sich sowohl um Kosten der Vorperiode handeln, die nachträglich bezahlt wurden, wie auch um Kosten des Folgejahres, die – z. B. zur Erzielung von Skontoabzügen – vorschüssig bezahlt wurden. Verlangt der Mieter bzw. sein Vertreter (Mieterverein/Rechtsanwalt) Einsichtnahme in die der Nebenkostenabrechnung zugrunde liegenden Belege, können diese periodenfremden Zahlungen mit Erfolg bestritten werden, insbesondere wenn Mieterwechsel eingetreten sind.

Positionen, bei denen dieses Problem häufig auftritt, sind:

2.1.1 Lohnkosten Hausmeister/Hausreinigung/Gartenpflege

Durch die Fälligkeitsregelung für Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge (10. des Folgemonats) werden die Beträge für den Monat Dezember – im Fall der Lohnsteuer u. U. für das vierte Quartal oder das g...

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