§ 8 Mitarbeiter und Vertreter im beA

A. Anlegen von Mitarbeitern im beA

 

Rz. 1

Postfachinhaber können bestimmte Arbeiten im beA delegieren und Rechte erteilen. Mitarbeitern ­können zur Ausführung der delegierten Arbeiten Berechtigungen durch den Postfachinhaber selbst oder einem von ihm berechtigten Postfachverwalter erteilt werden, siehe Rdn 35 ff. Zuvor sind sie aber im beA eines Postfachinhabers anzulegen. Bei der Anlage von Mitarbeitern im eigenen beA muss unterschieden werden zwischen einem noch nicht im beA-System mit einer beA-Karte Mitarbeiter registrierten und einem bereits im beA-System mit einer beA-Karte Mitarbeiter registrierten Mitarbeiter sowie zwischen Mitarbeitern ohne eigenes Postfach und anderen Postfachinhabern, also Kollegen, die im beA eines Anwalts aber grundsätzlich auch als Mitarbeiter geführt werden, selbst wenn sie Vertreter sind.

 

Rz. 2

Neuen Mitarbeiter anlegen – Mitarbeiter hat noch kein Profil im beA

Abb. 1: Mitarbeiter anlegen

 

Rz. 3

Durch Auswahl des Registers "Einstellungen" (1) und durch Klick auf das im Anschluss erscheinende Register "Postfachverwaltung" (2) kann der Bereich "Benutzerverwaltung" (3) angewählt werden. Hier wird für die Anlage eines neuen Mitarbeiters auf den Button "Mitarbeiter anlegen" (4) geklickt.

 

Rz. 4

Abb. 2: Mitarbeiter-Daten eingeben

 

Rz. 5

Jetzt können die Felder "Vorname" und "Nachname" (1) sowie "Anrede" als Pflichtfelder und evtl. vorhandener "Titel" ausgefüllt werden. Es empfiehlt sich, die nach dem Klick auf den Button "Speichern" (4) entstandenen Eintragungen zu den Punkten "Benutzername", "Kennwort für die Registrierung" (2) sowie die "SAFE-ID" (3) mit der Maus zu markieren, in den Zwischenspeicher zu kopieren, in ein Textprogramm (z.B. den Editor unter Windows) einzufügen und an geeigneter Stelle abzuspeichern. So kann auf den vom System erstellten Benutzernamen, das Registrierungskennwort und die SAFE-ID jederzeit für die Erstregistrierung oder für eine weitere Anmeldung an einem anderen beA zurückgegriffen werden. Beim erstmaligen Anlegen eines Mitarbeiter-Profils muss der Mitarbeiter sich im beA-System registrieren. Der Status des neu angelegten Mitarbeiters ist vor dem Zuweisen des Sicherheits-Token durch die Erstregistrierung für einen "Benutzer ohne eigenes Postfach" "vorbereitet aktiv". Nach der Registrierung wird der Status auf "vollständig aktiv" umgestellt.

 

Rz. 6

Beim erstmaligen Anlegen eines Mitarbeiter-Profils im beA werden während des Anlegens des Mitarbeiters Eintragungen für Anrede, evtl. Titel sowie den Vor- und Nachnamen erforderlich. Die Einträge in die Felder Vor- und Nachname dienen später im beA als Anmeldename des Verwenders der Mitarbeiterkarte in der Reihenfolge Name, Vorname. Diese Angaben können, falls nötig, z.B. bei einem Namenswechsel des Mitarbeiters durch Heirat, an den neuen Namen angepasst werden. Dazu geht der Postfachinhaber oder der Postfachverwalter auf das Register "Einstellungen", öffnet den Bereich "Postfachverwaltung", klickt auf "Benutzerverwaltung" und anschließend auf den Button "Mitarbeiter ändern". Im sich öffnenden Dialogfeld kann jetzt der bestehende Vorname, Name, Anrede und evtl. eingetragene Titel überschrieben und gespeichert werden. Im Anschluss erscheint der neue Vor- und Nachname als Anmeldename im beA.

 

Rz. 7

Nach der Übertragung mindestens eines Rechts auf den neu angelegten Benutzer, das eine Ver- und Entschlüsselungsfunktion fordert (siehe Rdn 9 und 50), muss der Sicherheits-Token dieses neuen Benutzers im beA-System freigeschalten werden. Dafür begibt sich der Postfachinhaber oder sein Postfachverwalter auf die Registerkarte "Einstellungen" (1) und in den Bereich "Postfachverwaltung" (2) und klickt mit der linken Maustaste auf "Sicherheits-Token freischalten" (3). Im sich öffnenden Dialogfenster wird der Name des neu angelegten Benutzers angehakt (4) und auf den Button Zertifikat freischalten (5) geklickt. Nun ist es noch erforderlich, nach Aufforderung durch das System die PIN des angemeldeten Benutzers (Postfachinhaber oder Postfachverwalter) einzugeben. Der Sicherheits-Token des neuen Nutzers ist somit freigeschaltet. Ab jetzt muss der neu angelegte Benutzer bei der Anmeldung seine eigen PIN zweimal eingeben. Einmal für die Authentifizierung und ein zweites Mal, um die Ver- und Entschlüsselungsfunktionen zu aktivieren.

 

Rz. 8

Abb. 3: Sicherheits-Token freischalten

 

Rz. 9

 

Hinweis

Der Sicherheits-Token muss für jedes Postfach separat freigeschaltet werden, für das Rechte vergeben wurden, die eine Ver- und Entschlüsselungsfunktion erfordern. Dies wird bei einer Freischaltung des Sicherheits-Tokens durch einen Postfachinhaber oder seinen Postfachverwalter dadurch erreicht, dass bei den nacheinander für mehrere Postfächer erteilten Berechtigungen, die eine Ver- und Entschlüsse­lungsfunktion erfordern, mehrfach die PIN zur Freischaltung des Sicherheits-Tokens eingegeben werden muss. Die Mehrfacheingabe kann bei Anwendung der Stapelfunktion entfallen. Somit muss die PIN-Eingabe nur einmalig erfolgen. Alternativ muss die Freischaltung des Sicherheits-Tokens für jedes Pos...

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