§ 6 Die ordnungsmäßige Verwaltung: Rechte und Pflichten ... / 3. Digitalisierung und Aufbewahrung von Verwaltungsunterlagen

Rz. 14

Beschlüsse, die den Weg zum papierlosen Verwalterbüro ebnen, also die Digitalisierung fördern, entsprechen ordnungsmäßiger Verwaltung. Soweit das LG Düsseldorf urteilte, "untrennbar mit einer solchen Regelung verbunden sein müsste jedoch auch der Ablauf des Rechts eines jeden Wohnungseigentümers auf Einsichtnahme und Erstellung von Kopien und Abschriften festgelegt werden",^[22] kann dem nicht zugestimmt werden. Zum Anspruch der Eigentümer auf Übersendung digitalisierter Unterlagen → § 10 Rdn 252.

Rz. 15

Muster 6.2: Beschluss über Digitalisierung von Verwaltungsunterlagen

Muster 6.2: Beschluss über Digitalisierung von Verwaltungsunterlagen

Die Gemeinschaft ist damit einverstanden, dass die Verwaltungsunterlagen ab sofort unter Beachtung der allgemeinen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) digitalisiert (eingescannt) werden.^[23] Verwaltungsunterlagen aus laufender Verwaltung (Kontoauszüge, Belege und Korrespondenz) werden nach ihrer Digitalisierung vernichtet. Nur solche Dokumente sind von der Vernichtung auszunehmen, an deren Aufbewahrung im Original die Gemeinschaft ein objektives Interesse hat (z.B. die Grundlagenurkunden wie Teilungserklärung und Aufteilungsplan, Baugenehmigung, Bürgschaften, laufende Mietverträge und dgl.).

Rz. 16

Weil die Archivierung elektronischer Dokumente keinen nennenswerten Aufwand verursacht und insbesondere keinen Raum beansprucht, kommt der ehedem brisanten Frage nach den geltenden Aufbewahrungsfristen keine große Bedeutung mehr zu; nichts (außer vielleicht dem für die frühestmögliche Vernichtung sprechenden Grundsatz der Datensparsamkeit) spricht dagegen, die digitalisierten Unterlagen mindestens 10 Jahre lang aufzubewahren. Weil aber nicht alle Verwaltungen in der Digitalisierung schon so weit fortgeschritten sind, dass die physische Aufbewahrung von Unterlagen keine Rolle mehr spielen würde, soll die Frage hier nicht übergangen werden. Gem. § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO gilt für Buchungsbelege eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Gemäß § 257 HGB gilt für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse usw. des Kaufmanns eine sechs- bzw. ebenfalls zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Nach ganz h.M. sind diese Bestimmungen auf den Verwalter, der die Verwaltungsunterlagen einer Wohnungseigentümergemeinschaft aufzubewahren hat, entsprechend anzuwenden.^[24] Ein Beschluss über die vorzeitige Vernichtung der Unterlagen z.B. des Inhalts: "Die Verwaltung ist berechtigt, alle Verwaltungsunterlagen aus laufender Verwaltung (Kontoauszüge, Belege und Korrespondenz) nach Ablauf von fünf Kalenderjahren datenschutzsicher zu vernichten" wird deshalb als nichtig oder rechtswidrig angesehen.^[25] Das ist allerdings falsch. Die Fristen des HGB und der AO sind weder direkt noch analog anzuwenden, und zwar weder auf den Verwalter, noch auf die Gemeinschaft.^[26] Die direkte Anwendung auf den Verwalter scheidet aus, weil er nur als Organ der Gemeinschaft handelt und es insofern um fremde Unterlagen geht. Die direkte Anwendung auf die Gemeinschaft scheidet aus, weil diese weder Kaufmann ist (was § 257 HGB aber voraussetzt), noch überhaupt steuerpflichtig ist (vorbehaltlich von Sonderfällen unternehmerischer Tätigkeit wie bspw. bei der Einspeisung von Strom aus PV-Anlagen oder bei der Option zur Umsatzsteuer → § 8 Rdn 96), was die Anwendung der Vorschriften der AO aber voraussetzt. Für eine analoge Anwendung besteht kein Anlass; eine Begründung für die Analogie bleibt die h.M. denn auch schuldig. Die Interessenlage der Eigentümer gebietet die Aufbewahrung der Buchungsbelege nicht. Wenn ein Wohnungseigentümer dem Finanzamt gegenüber Ausgaben und Einnahmen in Bezug auf seine Wohnung nachzuweisen hat, genügt die Vorlage der Einzel-Jahresabrechnung für die Wohnung (nebst der Bescheinigung über haushaltsnahe Dienstleistungen), denn nur daraus ergibt sich die auf die Wohnung entfallende finanzielle Belastung. Die an die WEG gerichteten Rechnungen und die dazu gehörigen Belege werden demgegenüber nicht benötigt; ihre Vorlage wird von den Finanzämtern auch nicht verlangt. Auch die – bislang weitgehend unbeachtet gebliebene – Aufbewahrungspflicht gem. § 14b UStG, wonach ein Unternehmer Rechnungen wiederum zehn Jahre aufzubewahren hat, ist jedenfalls dann nicht einschlägig, wenn die Gemeinschaft nicht zur Umsatzsteuer optiert hat. Zwar ist die Gemeinschaft Unternehmerin i.S.v. § 2 UStG, da sie Leistungen an ihre Mitglieder erbringt (beispielsweise Lieferung von Wasser, Heizung usw.), aber nach ihrem Sinn und Zweck bezieht sich diese Regelung nicht auf eine unternehmerische Tätigkeit, die ein Verband gegenüber seinen Mitgliedern erbringt.^[27]

Rz. 17

Es ist also zu differenzieren. Unterlagen, an deren dauerhafter Aufbewahrung im Original die Gemeinschaft ein Interesse hat, sollen grundsätzlich nicht vernichtet werden; ein anderslautender Beschluss entspricht nicht ordnungsmäßiger Verwalt...