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Gemeldet wird ausschließlich elektronisch, § 9 Abs. 1 ZTRV. Nur im Falle technischer Störungen sowie für von Konsularbeamten aufgenommene Urkunden und für gerichtliche Vergleiche ist eine Meldung per Post in Papierform vorgesehen, § 9 Abs. 3 Nr. 1 ZTRV. Kommuniziert wird mit dem Register in elektronisch gesicherten Netzen, von den Justizbehörden innerhalb der Deutschland-Online Infrastruktur des Verbindungsgesetzes und für Notare innerhalb des Notarnetzes. Näheres ist bei der Bundesnotarkammer zu erfahren.

Sterbefallbenachrichtigung: Sind gerichtliche oder notarielle Verwahrangaben vorhanden, so wird das verwahrende Gericht bzw. der Notar/die Notarin über das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach vom ZTR benachrichtigt. Damit kann die Urkunde an das zuständige Nachlassgericht abgeliefert werden. Zur Erleichterung der Übersendung der betreffenden Urkunde an das Nachlassgericht liegt der Sterbefallbenachrichtigung der Entwurf eines Ablieferungsschreibens bei.

Testamentsregisterauszug: Bei jeder Neuregistrierung kann ein Testamentsregisterauszug für den Erblasser abgerufen werden, so dass dieser einen Überblick über alle registrierten erbrechtsrelevanten Urkunden hat. Kosten werden für diesen Auszug nicht erhoben, §§ 3, 4 ZTRV.

Auskunft aus dem Testamentsregister: Gemäß § 78f Abs. 1 Nr. 2 BNotO erteilt das Testamentsregister Notaren Auskunft aus dem Zentralen Testamentsregister, soweit eine solche Auskunft im Rahmen derer Aufgabenerfüllung erforderlich ist und die entsprechende Einwilligung des Erblassers vorliegt. Es reicht hierzu, dass der Notar als ersuchende Stelle im Wege der elektronischen Kommunikation mit dem Zentralen Testamentsregister sein Geschäftszeichen und zur Person des Erblassers mindestens dessen Geburtsnamen, das Geburtsdatum und den Geburtsort angibt (§ 8 Abs. 1 Nr. 1 ZTRV) und erklärt, dass die Voraussetzungen des § 78f Abs. 1 BNotO vorliegen, wobei die Bundesnotarkammer das Vorliegen der Auskunftsvoraussetzungen bei Notaren vermuten darf (§ 8 Abs. 1 S. 2 ZTRV). Diese Möglichkeit sollte von allen Notaren bei der Erstellung von letztwilligen Verfügungen routinemäßig genutzt werden. Der allgemeingültige Grundsatz "Keine Grundstücksbeurkundung ohne vorherige Grundbucheinsicht" heißt übertragen auf das Erbrecht "Keine Beurkundung letztwilliger Verfügungen ohne vorherige ZTR-Einsicht". Die eingeholte ZTR-Auskunft sollte nach Möglichkeit bei der im Notariat verbleibenden beglaubigten Abschrift der letztwilligen Verfügung (ggf. der Urschrift des Erbvertrags bei Nichtabgabe an das Amtsgericht) verbleiben, da die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Nebenakten nicht mit der Langfristigkeit des Eintritts der rechtlichen Wirkung der letztwilligen Verfügungen kompatibel sind.

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