A. Grundlagen

I. Allgemeines

 

Rz. 1

Das ersetzende Scannen zielt darauf ab, nach dem erfolgreichen Erstellen und Archivieren eines Scanprodukts aus einem Originaldokument das Originaldokument zu vernichten. Das ersetzende Scannen hat rechtlichen Grundsätzen zu genügen und kann nur angewendet werden, wenn rechtliche Aufbewahrungspflichten durch das Scanprodukt erfüllt werden und eine Vernichtung des Originaldokumentes somit unschädlich ist. Vom Gesetzgeber werden für das ersetzende Scannen konkrete technische und organisatorische Voraussetzungen gefordert. Zudem muss ein Scanprodukt, dessen papierenes Original vernichtet wurde, geeignet sein, im Gerichtsverfahren als Beweis anerkannt zu werden.

 

Rz. 2

Der Scanprozess soll ein Scanprodukt hervorbringen, welches ein Papierdokument wirklichkeitsgetreu wiedergeben und dauerhaft konservieren kann. Es soll sich also um ein detailgenaues Abbild des originalen Papierdokumentes handeln. Es soll genau wie das originale Papierdokument nicht mehr veränderbar sein, oder, sollten Änderungen am Scanprodukt durchgeführt worden sein, diese Änderungen (genau wie in einem Papierdokument) erkennbar und nachvollziehbar sein.

 

Rz. 3

Das ersetzende Scannen wird u.a. in der Technischen Richtlinie (TR) des BSI TR-RESISCAN 03138 (Technische Richtlinie rechtssicheres Scannen) für fachlich zuständige Stellen erläutert. Diese Richtlinie soll vor allem dann als Grundlage dienen, wenn die eingescannten Dokumente nach dem Scanvorgang vernichtet werden sollen und für diese Dokumente eine Aufbewahrungs- oder Dokumentationspflicht besteht. Der Beweiswert des ersetzenden Scanprodukts soll durch die Anwendung der Empfehlungen der TR möglichst weit dem Original angenähert werden. Die Richtlinie hat dabei grundsätzlich nur empfehlenden Charakter. Das ersetzende Scannen wird als "der Vorgang des elektronischen Erfassens von Papierdokumenten mit dem Ziel der elektronischen Weiterverarbeitung und Aufbewahrung des hierbei entstehenden elektronischen Abbildes (Scanprodukt) und der späteren Vernichtung des papiergebundenen Originals verstanden."[1] Mit der TR wird der Prozess des ersetzenden Scannens hinsichtlich seines technischen und organisatorischen Ablaufs unabhängig von den notwendigen Hard- und Softwarekomponenten beschrieben. Die Prozesse können somit auf alle gegebenen Bedingungen beim jeweiligen Anwender übertragen werden. Die technischen Voraussetzungen sind bei Bedarf zu ändern oder zu ergänzen.

[1] BSI TR 03138, S. 5 v. 02.3.2017, https://www.bsi.bund.de/resiscan

II. Übersicht

 

Rz. 4

Der Ablauf des ersetzenden Scannens setzt sich aus mehreren aufeinander abgestimmten Bedürfnissen und Bearbeitungsschritten zusammen und lässt sich in die Bereiche Grundvoraussetzungen, Verarbeitung des Dokumentes und besondere Sicherheitsaspekte unterteilen.

Die Schritte im Einzelnen können sein:

Erhalt oder Erzeugung des Dokuments,
Vorbereitung des Dokumentes für den Scan-Prozess,
Scannen des Dokumentes,
Weiterbehandlung des Scan-Produkts,
Integritätssicherung (Gewährleistung der Unveränderbarkeit des Dokumentes),
Langfristige Verfügbarkeit des Dokumentes,
Langzeitarchivierung.
 

Rz. 5

Grundsätzlich sind Überlegungen anzustellen, was mit dem Dokument am Ende des Scan-Prozesses geschehen soll. Soll es tatsächlich vernichtet werden (originäres Ziel des ersetzenden Scannens) oder verbleibt es trotz ordnungsgemäßem Scan-Prozess physisch verfügbar? Hier sind rechtliche Vorgaben[2] (z.B. Urkunden, Gerichtsakten, …) und persönliche Erfahrungswerte im Umgang mit Scan-Produkten ausschlaggebend.

 

Rz. 6

[2] Hinweise zur Vernichtung von Originalen sind in BSI TR03138-R Version 1.1.1, Stand 2.5.2017, https://www.bsi.bund.de/Resiscan, Stand Aug. 2018 enthalten.

B. Organisation

 

Rz. 7

Um Scanprozesse beim ersetzenden Scannen nachvollziehbar und wiederholbar durchführen zu können, muss eine Verfahrensdokumentation[3] existieren oder erstellt werden. Hierin werden neben den Abläufen des eigentlichen Scanprozesses z.B. auch die räumliche Situation, die zu nutzenden Hardware- und Softwarekomponenten, die verantwortlichen Personen und die geforderten Kompetenzen wie auch die Qualifizierung und Sensibilisierung der betroffenen Mitarbeiter festgelegt.

 

Rz. 8

Je nach Schutzbedürftigkeit der Dokumente müssen die jeweilige Integrität, Authentizität, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Verfügbarkeit, Lesbarkeit, Verkehrsfähigkeit, Vertraulichkeit und Löschbarkeit gewährleistet sein.

 

Rz. 9

Verantwortlichkeiten interner wie externer Mitarbeiter sollten so geregelt sein, dass sich Aufgabenbereiche verschiedener Mitarbeiter nicht überschneiden und es ausgeschlossen ist, dass Teilbereiche gar nicht zugwiesen werden. Für die einzelnen Aufgaben sollten immer ein konkreter Mitarbeiter und dessen Vertretung benannt sein. Entsprechende Vertraulichkeitsvereinbarungen sind zu treffen und Verhaltensregeln und Informationspflichten bei außergewöhnlichen Vorfällen zu regeln. Geklärt werden sollten ­zudem insbesondere Verhaltensweisen zu den Themen Datensicherung, Datenarchivierung und evtl. notwendiger Trans...

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