Rz. 56

Auch wenn das ersetzende Scannen grundsätzlich zulässig ist, sind für den Scanprozess selbst die einschlägigen gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Die Anforderungen können hier unterschiedlich sein. So verlangt beispielsweise § 298a ZPO für die Vernichtung der zu den Prozessakten gereichten Papier­originale einen schriftlichen Nachweis über die Übereinstimmung mit der Urschrift, einen Vermerk im Scanprodukt, wann und durch wen die Übertragung erfolgt ist, sowie die Vernichtung der Originale erst zu einem Zeitpunkt, wenn sie nicht mehr benötigt werden, während § 110a Abs. 2 SGB IV neben der Berücksichtigung der Grundsätze ordnungsgemäßer Aufbewahrung auch gem. § 110d SGB IV die Signierung der Scanprodukte mit einer qualifizierten elektronischen Signatur voraussetzt.

 

Rz. 57

Folgende Punkte werden in der Regel als Mindestanforderungen an den Scanprozess gestellt:

 

Rz. 58

Es muss eine bildliche und inhaltliche Übereinstimmung gewährleistet sein.

Problematisch ist diese Forderung, wenn zum Zweck der besseren Lesbarkeit eines Dokumentes im Scanprozess mittels Software eine Verbesserung des Schriftbildes erfolgt. Somit fehlt die bildliche Übereinstimmung, die inhaltliche Übereinstimmung ist jedoch trotzdem gewährleistet. Hier muss im Einzelfall entschieden werden, ob sich ein derartiges Vorgehen noch mit den rechtlichen Anforderungen des ersetzenden Scannens deckt. Farbige Dokumente können u.U. auch schwarz-weiß eingescannt werden, müssen somit nicht unbedingt ihre Farbigkeit behalten. Dies gilt nicht, wenn die Farbe im Dokument zum Verständnis des Inhalts zwingend erforderlich ist, wie z.B. bei technischen Zeichnungen.

 

Rz. 59

Die Übereinstimmung des Scanprodukts mit dem Originaldokument muss beim ersetzenden Scannen nachgewiesen werden.

Der Name des scannenden Mitarbeiters sowie der Zeitpunkt des Scanvorgangs müssen hierin enthalten sein. Die Überprüfung der Übereinstimmung erfolgt mangels anderer technischer Möglichkeiten durch eine Ergebniskontrolle nach Abschluss des Scanvorgangs und mittels Sichtvergleich durch die scannende Person. Bei Scanvorgängen, bei denen eine große Menge an Originaldokumenten verarbeitet wird, ist zumindest stichprobenartig die Übereinstimmung mit den Originaldokumenten festzustellen. Eindeutige gesetzliche Vorschriften für die genaue Vorgehensweise der stichprobenartigen Prüfung existieren nicht. Sofern ein Übereinstimmungsnachweis gesetzlich in schriftlicher Form gefordert ist, kann die Schriftform gem. § 126a BGB durch die elektronische Form ersetzt werden, wobei bei der die Schriftform ersetzenden elektronischen Form eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich ist.

 

Rz. 60

Das Scanprodukt ist vor Informationsverlust und/oder -veränderung zu schützen und auf einem dauerhaften Datenträger zu sichern, siehe auch Rdn 63.
 

Rz. 61

Am Scangerät müssen gemäß Art und Zustand des Papierdokumentes entsprechende Einstellungen für den Scanprozess durchgeführt werden.

Wenn möglich, sollen Kontrast- und Auflösungseinstellungen vorgenommen werden, die dem gewünschten Scanprodukt entsprechen. Die Dateigröße des digitalen Scanprodukts wird durch die Wahl, ob im Farb-, Graustufen- oder Schwarz-Weiß-Modus gescannt wird, beeinflusst. Dabei gilt, je weniger detailgenaue Informationen vom Originaldokument in das Scanprodukt übernommen werden, desto geringer wird die entstehende Dateigröße ausfallen. Allerdings könnten bei einem reinen Schwarz-Weiß-Scan und/oder einer sehr geringen Auflösung erhebliche Informationen aus dem Originaldokument verloren gehen, so dass das Scanprodukt nicht mehr als Nachweismittel geeignet oder die bildliche Übereinstimmung nicht mehr gegeben ist.

Je nach Geräteausstattung und Dokumentvorlage können die Dokumente einzeln auf die Glasplatte eines Flachbettscanners aufgelegt oder mittels eines Einzugsschachtes (Automatic Document Feeder oder AFD) dem Scanprozess zugeführt werden. Dabei wird ein gleichzeitiger Mehrblatteinzug mit dem Push-and-Pull-System, z.B. mit Ultraschalltechnik, vermieden. Je nach eingesetztem Scangerät werden weitere technische Hilfen angeboten, die zu einer Verbesserung des Scanprodukts beitragen können. Darunter fallen u.a. automatische Bilddrehung, automatische Entzerrung, Duplexscannen (beidseitiges Scannen in einem Scanvorgang), automatisches Geraderücken.

Zu beachten ist dabei natürlich wieder, dass die Beweiskraft des Scanprodukts im Vergleich zum Originaldokument nicht verloren gehen darf. Manche Dokumente werden erst durch eine Bildverbesserung des Scanprodukts lesbar, wenn es sich beim Originaldokument z.B. um eine Durchschlagsschrift oder eine Schrift mit geringem Kontrast im Verhältnis zum Schriftträger handelt. Durch diese Anpassungen ist zwar der besseren Lesbarkeit Genüge getan, eine bildliche Übereinstimmung ist u.U. jedoch nicht mehr gewährleistet. In diesem Fall könnte man mit der verbesserten Version des Scanprodukts ein das Originalbild genau wiedergebendes Scanprodukt gemeinsam abspeichern.

Je nach verwendetem Gerät sin...

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