§ 24 Rechtssicheres ersetze... / I. Einführung
 

Rz. 44

Vor dem Scanvorgang findet eine Prüfung des Papierdokumentes statt. Die Echtheit des Dokumentes muss gewährleistet sein. Papierdokumente sind grundsätzlich auf ihre Echtheit prüfbar. Aus Papier und Schriftzeichen lassen sich z.B. Rückschlüsse auf den Zeitpunkt der Ausstellung ziehen. Durch die biometrischen Merkmale einer Unterschrift lässt sich das Dokument einer bestimmten Person eindeutig zuordnen. Trotzdem hat der Gesetzgeber keine Regelung getroffen, dass der Scannende vor dem ersetzenden Scannen eine Echtheitsprüfung des originalen Papierdokumentes durchführen muss. Dies würde i.d.R. über die Möglichkeiten des eingesetzten Personals weit hinausgehen, vor allem, wenn Betriebsfremde eingesetzt werden. Derartige Echtheitsprüfungen werden bei Bedarf von Sachverständigen durchgeführt. Gleichwohl trägt der Scannende bzw. der den Scanvorgang in Auftrag Gebende das Risiko, wenn nach dem ersetzenden Scannen, d.h. Scannen mit anschließender Vernichtung des Originaldokumentes, eine Verfälschung des Originaldokumentes nicht mehr nachgewiesen werden kann.

 

Rz. 45

Möglicherweise muss die Scanvorlage vor dem Scanprozess präpariert werden oder es müssen Heftungen bzw. Verklebungen gelöst werden. Dabei ist zu prüfen, ob eine Heftung oder Verklebung rechtlich überhaupt gelöst werden darf. Die ursprüngliche Reihenfolge bei mehrseitigen Dokumenten muss auch im Scanprodukt erhalten bleiben. Klebezettel auf dem Originaldokument müssen evtl. mit eingescannt werden, wenn sie von Belang sind, dürfen aber Inhalte des Dokumentes nicht verdecken. Könnte der Klebezettel nur so auf dem Dokument platziert werden, dass ein Teil des Dokumentes verdeckt werden würde (dann wäre kein vollständiges Abbild des Originals möglich), könnte man den Klebezettel auf eine evtl. leere Rückseite kleben und das Dokument doppelseitig einscannen. Alternativ könnte man den Klebezettel auch auf ein leeres Blatt kleben und mit den übrigen Seiten des Dokumentes in der richtigen Reihenfolge einscannen. So ist gewährleistet, dass das Dokument vollständig abgebildet werden kann und der Klebezettel nicht aus dem Zusammenhang des Dokumentes gerissen wird.

 

Rz. 46

Nicht erkennbare Sicherheitsmerkmale, z.B. Oberflächenbeschaffenheit, Siegel oder Wasserzeichen, können ein ersetzendes Scannen erschweren oder unmöglich machen. Dokumente, die beim Scanvorgang evtl. beschädigt oder zerstört werden könnten (vorhandene Risse im Dokument, besonders dünnes Papier etc.), müssen evtl. durch Trägerbögen geschützt werden.

 

Rz. 47

Vor dem Scannen kann mit Hilfe einer kanzleiinternen Verfahrensanweisung zum ersetzenden Scannen eine Aufteilung der zu scannenden Dokumente in zu ersetzende und nicht zu ersetzende Dokumente vorgenommen werden. Sollen Dokumente mit Siegelschnur oder Nieten eingescannt werden, werden diese Elemente nicht entfernt, sondern müssen z.B. via Buch- oder Flachbettscanner digitalisiert werden.

 

Rz. 48

Zusätzlich kann nach farbigen Originaldokumenten und Schwarz-Weiß-Originaldokumenten sortiert werden, da meist am Scanner oder dessen Softwaresteuerung eine entsprechende Einstellung zum Farb-, Schwarz-Weiß- oder Graustufenscan getroffen werden kann. Bei allen Sortiervorgängen besteht die Gefahr, dass Dokumente vermischt oder nicht in der richtigen Reihenfolge eingescannt werden. Hier sind eine besondere Sorgfaltspflicht und eine erhöhte Aufmerksamkeit bei der Verarbeitung nötig. Unter Umständen müssen einzelne Scans mit Hilfe von Spezialsoftware (z.B. Adobe Acrobat) vor dem Signieren wieder zu einer einzigen Datei zusammengefügt werden.

 

Rz. 49

Alle den automatischen Einzug störenden oder hindernden Elemente (Heftklammern, Büroklammern, Gummiringe, Halbhefter usw.) müssen vor dem Scannen von Originaldokumenten entfernt werden. Zur Abgrenzung einzelner mehrseitiger Dokumente untereinander können zwischen den Dokumenten Leerblätter eingelegt oder mit Hilfe eines aufgeklebten oder eingelegten Barcodes eine Trennung der Dokumente vorgenommen werden.

Überformatige und unterformatige Dokumente (größer als DIN A4 bzw. DIN A3 oder kleiner als DIN A5) müssen entweder einzeln oder wegen ungeeigneter Hardware von Dienstleistern eingescannt werden, da sie in der Stapelverarbeitung oft nicht fehlerfrei eingezogen werden.

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