§ 22 Fristenrechtsprechung / IV. Erledigungsvermerk im EDV-Kalender
 

Rz. 47

Sofern der Rechtsanwalt sich eines elektronischen Kalenders bedient, hat er dafür Sorge zu tragen, dass eine gestrichene Frist im Programm als gestrichen erkennbar ist und nicht eine vollständige Löschung erfolgt, da so am Ende des Arbeitstages die dazu beauftragte Bürokraft nicht mehr in der Lage ist, etwaige Versehen festzustellen.[63]

 

Rz. 48

Werden im Büro eines Rechtsanwalts zwei Fristenkalender geführt (was zwar nicht notwendig ist, aber teilweise erfolgt), die für die Fristenkontrolle maßgeblich sind, so darf ein Erledigungsvermerk in die Handakte erst dann aufgenommen werden, wenn die Fristen in beiden Kalendern eingetragen sind.[64]

 

Rz. 49

Auch das BSG verlangt besondere anwaltliche Sorgfaltspflichten bei der Führung eines elektronischen Fristenkalenders. Danach hat der Rechtsanwalt sein Möglichstes zu tun, um Fehlerquellen bei der ­Eintragung und Behandlung von Fristen auszuschließen.[65] Zwar ist ein bestimmtes Verfahren weder vorgeschrieben noch allgemein üblich. Allerdings darf die elektronische Kalenderführung eines Prozessbevollmächtigten grundsätzlich keine geringere Überprüfungssicherheit bieten als die eines herkömmlichen Fristenkalenders. Werden daher die Eingaben in den EDV-Kalender nicht durch Ausgabe der eingegebenen Einzelvorgänge über den Drucker oder durch Ausgabe eines Fehlerprotokolls durch das Programm kontrolliert, ist darin nach Ansicht des BSG ein anwaltliches Organisationsverschulden zu sehen.[66] Auch der BGH fordert, dass die Kontrolle der Fristeingabe in den elektronischen Fristenkalender durch einen Ausdruck der eingegebenen Einzelvorgänge oder eines Fehlerprotokolls erfolgen kann und die Verwendung der elektronischen Kalenderführung keine hinter der manuellen Führung zurückbleibende Überprüfungssicherheit bieten darf.[67] Die Notierung einer Vorfrist, die noch dazu ggf. automatisch vom System vergeben wird, ist nicht geeignet, Fristversäumnissen entgegenzuwirken.[68] Denn ist bereits die Ablauffrist selbst falsch eingegeben, wird das System auch eine falsche Vorfrist vergeben.

 

Rz. 50

Zusammenfassend lässt sich festhalten: Erforderlich ist bei der Führung eines EDV-Kalenders

bei Störungen der EDV die Vornahme einer manuellen Kontrolle anhand vorgelegter Handakten,[69]
der Einzelausdruck (Fristenzettel),[70]
bei Fehlern der Ausdruck eines Fehlerprotokolls mittels Programm,[71]
dass die gestrichene Frist als gelöscht/erledigt erkennbar bleibt.[72]

Die Anforderung des Ausdrucks eines Fristenzettels oder Fehlerprotokolls zur "leichten" Überprüfung erfolgter Fehler wird vom BGH auch 2018 noch gefordert.[73] Hieran lässt sich auch erkennen, wie sehr das Denken auch bei Gerichten noch im "sicheren Papier" verwurzelt ist. Diese Anforderung lässt sich unseres Erachtens nicht mehr halten, wenn die E-Akte, die verpflichtend spätestens zum 1.1.2026 in allen deutschen Gerichten eingeführt wird, Einzug genommen hat. Es müssen dann andere Sicherungsmechanismen greifen, wie z.B. nach erfolgtem Eintrag die konkrete zusätzliche Kontrolle durch den Mitarbeiter auf etwaige Tippfehler.

 

Rz. 51

Zitat

"Eine Frist darf im Fristenkalender erst dann gestrichen und als erledigt gekennzeichnet werden, wenn die Person, die mit der Kontrolle betraut ist, sich anhand der Akte oder des postfertigen, die Frist erledigenden Schriftsatzes selbst vergewissert hat, dass zweifelsfrei nichts mehr zu veranlassen ist." (Leitsatz des BGH)[74]

 

Rz. 52

Wichtig ist darüber hinaus, dass auch bei Nutzung eines EDV-Kalenders am "Ende des Tages" eine Endkontrolle durchgeführt wird.

Zitat

"Ein Rechtsanwalt, der die Fristennotierung und -kontrolle mittels eines elektronischen Fristenkalenders abwickelt, ist aufgrund seiner anwaltlichen Sorgfaltspflicht unter anderem gehalten, durch entsprechende organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass sowohl einem versehentlichen Löschen von Fristen durch sein Büropersonal als auch einem hierdurch bedingten Versäumen der fristwahrenden Handlung effektiv entgegengewirkt wird."[75]

 

Rz. 53

Dass in Bezug auf die Vermeidung von Fehlern bei der Eingabe von Datensätzen besondere organisatorische Vorgaben notwendig sind, ist in der Rechtsprechung und der einschlägigen Kommentarliteratur seit Langem geklärt.[76] Das OVG Lüneburg forderte daher schon 2009 vom Rechtsanwalt, der einen elektronischen Fristenkalender führt, durch geeignete organisatorische Maßnahmen dafür zu sorgen, dass den spezifischen Fehlermöglichkeiten bei der Eingabe der Datensätze (Programm- oder Tippfehler) Rechnung getragen wird, und spezielle Kontrollen einzurichten, die sicherstellen, dass jede fehlerhafte Eingabe rechtzeitig erkannt wird.[77] Dieser Auffassung schloss sich auch das OVG Saarlouis 2014 an.[78]

 

Rz. 54

Grundsätzlich gilt zunächst, dass ein Anwalt durch allgemeine Anweisungen sicherstellen muss, dass sein Büropersonal nicht eigenmächtig im Fristenkalender eingetragene Fristen ändert oder löscht.[79]

 

Rz. 55

Die zivilgerichtliche Rechtsprechung hat diese Gefahren zum Anlass zu der Feststellung genommen, ...

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