§ 2 Kanzleiorganisation / K. Elektronische Akte

Rz. 243

Immer mehr Kanzleien gehen dazu über, ihre Akten rein elektronisch zu führen.

Um die Umstellung zunächst zu erleichtern, wird dabei teilweise weiterhin die alte Papierakte parallel dazu geführt, um zumindest noch die eingehende Post abzulegen. Insbesondere von der Vernichtung der eingehenden Post nach dem Einscannen schrecken viele Kanzleien zurück.

Mit der Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs und des beAs wird die Führung einer elektronischen Akte erheblich erleichtert, da gerichtliche Schriftsätze und Schriftsätze von gegnerischen RA i.d.R. direkt nur noch in elektronischer Form eingehen werden und somit ein Scannen dieser Papierpost weitestgehend entfällt. Lediglich Post vom Mandanten und Gegner, die anwaltlich nicht vertreten werden, muss noch gescannt werden.

I. Allgemeines

Rz. 244

Bei der elektronischen Akte geht es darum, unterschiedliche Informationsobjekte (wie z.B. ein- und ausgehende Post) so miteinander zu verknüpfen, dass der Benutzer durch einen Blick in die elektronische Akte eine ganzheitliche, vorgangsbezogene Sicht auf alle relevanten Informationen bekommt.

Elektronische Akten gleichen dabei hinsichtlich ihrer Struktur oftmals der physischen Papierakte. Oft gibt es auch ein Aktendeckblatt oder eine Aktenstruktur, die eine Bedienung erheblich erleichtern kann.

Rz. 245

Bei der Einführung der elektronischen Aktenführung müssen zwei Themenkomplexe vorab aufgearbeitet werden:

▪	Technik und
▪	Organisation.

Rz. 246

An Technik wird neben einem bereits sowieso vorhandenen Computer insbesondere ein Scanner benötigt, damit eingehende und ggf. auch ausgehende Papierpost gescannt und elektronisch verarbeitet werden kann. Hierbei ist zu achten, dass der Scanner eine gewisse Scangeschwindigkeit aufweist, damit ggf. auch größere Mengen an Dokumente unproblematisch gescannt werden können.

Daneben ist zu überlegen, ob nicht eine Software-Lösung der gängigen Rechtsanwaltsprogramme angeschafft werden sollte. Diese Komplettlösungen bieten i.d.R. Schnittstellen zwischen den einzelnen Modulen an, mit denen eine Überleitung in die elektronische Akte teilweise sogar automatisch erfolgt. Z.B. ist es sehr komfortabel, wenn nach Versendung einer E-Mail das Programm nachfragt, ob diese E-Mail (sogar mit Anhängen) in die elektronische Akte überführt werden soll und man dies nicht selbst manuell vornehmen muss.

Auch die IT-Sicherheit sollte noch einmal vorsorglich überprüft werden. Insbesondere der Zugriff von außerhalb der Kanzlei auf die elektronische Akte sollte nur durch einen sicheren sogenannten VPN-Tunnel (Virtual Private Network) erfolgen.

Spätestens beim Arbeiten mit der elektronischen Akte wird man feststellen, dass zwei Bildschirme pro Arbeitsplatz äußerst hilfreich sind. Auf dem einen Bildschirm kann man die elektronische Akte öffnen und auf dem zweiten Bildschirm z.B. seinen Schriftsatz entwerfen.

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Hinsichtlich der Organisation sind Grundüberlegungen zur elektronischen Aktenführung anzustellen und letztendlich muss die Akzeptanz der Mitarbeiter zur Einführung der elektronischen Akte, z.B. durch rechtzeitige Informationsveranstaltungen, gefördert werden. Auf diesen Informationsveranstaltungen sollten sowohl die Vorteile der elektronischen Akten vorgestellt als auch die Mitarbeiter aktiv in mögliche Strukturprozesse eingebunden werden.

Hier bedarf es zum Teil einer klaren Ansage an die Mitarbeiter, um einen meist vorherrschenden Widerstand aufzulösen. Es sollte dabei klar sein, dass das Projekt von der Geschäftsführung beschlossen worden ist und somit umgesetzt wird. "Über die Details der Umsetzung könnte man reden, nicht jedoch über den Grundsatz selbst."

Vorteile der elektronischen Akte zur klassischen Papierakte sind insbesondere:

▪	Vermeidung der täglichen Papierflut (zum Wohle der Natur und als Kostenersparnis).
▪	Nur Originalurkunden (z.B. Eheurkunde) müssen noch zeitweise (bis zur Einreichung/Weiterleitung) in wenigen Akten aufbewahrt werden.
▪	Ein Zugriff auf die Akte ist grundsätzlich auch von außerhalb der Kanzlei möglich.
▪	Das lästige Aktensuchen an diversen Orten in der Kanzlei entfällt, die Akte ist elektronisch immer verfügbar.

Des Weiteren sollten den Mitarbeiter und den RAe rechtzeitig vor der Einführung entsprechende Schulungen angeboten werden.

Nach einer Übergangzeit, die meines Erachtens nicht länger als max. ein Jahr sein sollte, muss letztendlich überlegt werden, ob nicht noch die restlichen laufenden alten Papierakten in eine elektronische Akte überführt werden können, um dann wieder ein einheitliches System zu haben.

II. Grundüberlegungen zur elektronischen Aktenführung

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Egal welches Programm man für die elektronische Aktenführung benutzt, so ist es jedoch stets erforderlich, vorab Organisationsanweisung für die Bearbeitung zu formulieren, um so den Mitarbeitern die Arbeit mit der elektronischen Akte zu erleichtern.

▪	Es sollte eine Negativ- und Positivliste erstellt werden, die Auskunft darüber gibt, welche Dokumente nach der elektronischen Verarbeitung vernichtet werden können. So kann sichergestellt werden, dass z.B. Ausfertigungen von...