§ 16 Nutzungspflicht für da... / F. Geeignete Dokumentenformate
 

Rz. 27

Die ERVV und ERVB gelten für das Schutzschriftenregister nicht, da hier eigene Vorgaben zur Einreichung in § 2 SRV gemacht wurden. In beiden Fällen der Einreichung gilt: Zur wirksamen Einreichung einer Schutzschrift als elektronisches Dokument im Sinne von § 2 Abs. 2 SRV ist Folgendes erforderlich.

 

Rz. 28

Das elektronische Dokument muss für die Bearbeitung durch das Register geeignet sein, § 2 Abs. 3 S. 1 SRV. Die technischen Rahmenbedingungen bestimmt der Betreiber des Registers. Diese werden auf seiner Internetseite veröffentlich (hier: Land Hessen), § 2 Abs. 3 S. 2 u. 4 SRV.

 

Rz. 29

Bitte beachten Sie, dass eine vom Register als gültig akzeptierte Einreichung einer Schutzschrift nicht nur das Primärdokument enthalten muss (d.h. die Schutzschrift in einem geeigneten Dateiformat), sondern darüber hinaus auch den für die automatische Datenverarbeitung erforderlichen XJustiz-Datensatz.

Zitat

"Der XJustiz-Datensatz enthält alle Strukturdaten zur Einreichung (d.h. Angaben zu Antragsteller und Antragsgegnern, dem Streitgegenstand etc.) und ist somit maßgeblich für das spätere Auffinden innerhalb des Registers. Die Qualität (insbesondere Vollständigkeit und Richtigkeit) der eingereichten Daten liegt in der alleinigen Verantwortung des Einreichers. Innerhalb der OSCI-Nachricht muss der XJustiz-Datensatz zwingend den Dateinamen "xjustiz_nachricht.xml" tragen. Möglich ist eine Einreichung nur mit dem jeweils gültigen XJustiz-Datensatz des Fachmoduls ZSSR. Bei dem über das beA erzeugbaren XJustiz-Datensatz handelt es sich ausdrücklich nicht um den Fachdatensatz des ZSSR, sondern um den Datensatz "Übermittlung_Schriftgutobjekte". Dieser ist für die Einreichung und Rücknahme von Schutzschriften nicht gültig."

 

Rz. 30

Gültige Dateiformate für die Einreichung im Schutzschriftenregister sind (siehe dazu https://schutzschriftenregister.hessen.de/einreichung/einreichungsbedingungen unter "zulässige Dateiformate" – Stand: 28.10.2018):

pdf (Dateiendung: .pdf)
pdf/A (Dateiendung: .pdf – pdf/A-Dokumente sind im Gegensatz zu pdf-Dokumenten für die Langzeitarchivierung geeignet)
rtf (rich text format; Dateiendung: .rtf)
Worddokumente, die keine Makros enthalten dürfen (Dateiendung: .doc oder .docx, wobei doc-Dateien noch mit MS-Office-Versionen bis 2003 erstellt wurden und heute kaum noch gängig sind; wenn man jedoch "alte Muster-Schreiben" übernimmt und diese nie unter neuem Format abgespeichert wurden, haben diese häufig noch eine .doc-Endung)
xml (Dateiendung: .xml)

Hinweis: Die Dokumente dürfen keinen Dokumentenschutz haben, wie z.B. einen Kennwortschutz. Bitte prüfen Sie regelmäßig vor Einreichung einer Schutzschrift, ob sich die technischen Rahmenbedingungen geändert haben.

 

Rz. 31

Als mögliches Datenvolumen gibt das ZSSR selbst 60 MB an. Innerhalb dieser 60 MB sollen maximal bis zu 500 Datei-Anhänge hochgeladen werden können. Bei der Einreichung sind weitere Einzelheiten zu beachten, so muss z.B. zwingend ein möglicher Antragsgegner angegeben werden, während der Antragsteller evtl. unbekannt ist/sein kann. In der Bezeichnung der Dokumente und bei der Angabe des Streitgegenstandes darf kein kaufmännisches "&"-Zeichen enthalten sein. Sofern die Einreichung via beA mit qeS erfolgt, ist zwingend auch die Signaturdatei bei den Anlagen mit anzugeben. Hat man alle Angaben überprüft und den strukturierten Datensatz (xjustiz-xml-Datensatz) einmal erzeugt, wird er im selben Verzeichnis wie die Schutzschrift und deren Anlagen gespeichert, um z.B. von dort aus ins beA hochgeladen zu werden. Es darf keine Umbenennung der Datei mehr erfolgen, da das Register sonst die Schutzschrift nicht erkennt. Auch im Betreff im beA sollte kein kaufmännisches "&"-Zeichen angegeben werden.

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