§ 1 Kanzleiorganisation / e) Zahlungsverkehr

Rz. 142

Alle in der Angelegenheit eingehenden Zahlungen müssen mit dem Eingangsdatum und dem Namen des Zahlenden eingetragen werden. Auch hier ist wieder zu unterscheiden zwischen elektronischer Erfassung und der früher üblichen und auch heute noch durchaus verbreiteten Methode, sämtliche Zahlungsvorgänge im Handaktenbogen bzw. Aktenkonto zu erfassen. Es muss erkennbar sein, was mit der Einzahlung geschehen und wie sie verbucht worden ist. Ebenso wird hinsichtlich der von der Kanzlei vorgenommenen Auszahlungen verfahren. Auch diese sind mit Datum und Angabe des Empfängers einzutragen.

Beispiel:

In der Sache Müller./.Meier (Az.: 234/19) zahlt Herr Meier vorprozessual die geltend gemachte Forderung von 1.000,00 EUR nebst Anwaltskosten, die sich auf 147,56 EUR belaufen. Herr Müller, der Mandant, hat bisher keinerlei Vorschüsse an die Kanzlei geleistet.

In der Einnahmenspalte ist zunächst die Zahlung von 1.147,56 EUR zu vermerken. Dann muss entschieden werden, was mit der eingegangenen Zahlung zu geschehen hat.

Diese Frage ist hier einfach zu beantworten: Die Forderung von 1.000,00 EUR steht Herrn Müller zu, so dass in die Ausgabenspalte die Eintragung einer Überweisung an ihn mit gleichzeitiger Datumsangabe erfolgt. Die verbleibenden 147,56 EUR stehen hingegen der Kanzlei als Vergütung zu. Einzutragen ist daher, dass sie auf das Honorar verrechnet worden sind. Bei Verwendung von Anwaltsprogrammen unterscheidet das Programm in der Regel zwischen Forderungskonto (dies ist das "Konto" des Gegners) und dem Mandantenkonto bzw. Aktenkonto (dieses betrifft die Abrechnung mit dem Mandanten). Die Abrechnung mit dem Mandanten ist nicht zwangsläufig identisch mit der Abrechnung gegenüber einem Gegner. Dies hängt damit zusammen, dass ein Gegner nicht immer für alle angefallenen Kosten aufkommen muss oder auch vom Mandanten Vorschüsse geleistet werden, die dem Mandanten auch wieder zu Gute kommen und natürlich nicht von einer Forderung gegenüber einem Gegner abzuziehen sind.