01.12.2010 | Arbeits- & Sozialrecht

Wenn Unbefugte in die Personalakte schauen

Der unerlaubte Einblick in die Personalakten ist ein schwerwiegender Vertrauensbruch. Er tangiert u.a. dem Datenschutz und die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers und kann für den "Täter" einen Kündigungsgrund liefern.

Kündigung ist möglich

Die Einsichtnahme durch arbeitsvertraglich nicht befugte Mitarbeiter in die Personalakten und/oder die Gehaltsunterlagen ihrer Arbeitskollegen im Betrieb kann zumindest eine ordentliche verhaltensbedingte Kündigung rechtfertigen. Dabei ist eine vorangehende, einschlägige Abmahnung in der Regel nicht erforderlich. Denn der unerlaubte Einblick in diese Personalunterlagen stellt einen schwerwiegenden Vertrauensbruch und einen Eingriff in geschützte Daten dar. Zudem wird hierdurch der Betriebsfrieden konkret beeinträchtigt.

 

Personalunterlagen dürfen nicht offen „herumliegen“

Zur Rechtfertigung dieser Kündigung ist nicht erforderlich, dass die Personalunterlagen im Betrieb verschlossen aufbewahrt werden. Allerdings muss der Arbeitgeber durch die Art der Aufbewahrung dieser Personalunterlagen den Mitarbeitern deutlich machen, dass diese Unterlagen von ihnen nicht eingesehen werden dürfen. Dazu reicht es regelmäßig aus, wenn die Personalunterlagen im Dienstzimmer des Personal- oder Geschäftsleiters in einem Schrank getrennt untergebracht sind.

 

Schutz vor Einsichtnahme durch Dritte

Der Arbeitgeber hat die Personalakte vor dem Zugriff und der Einsichtnahme durch Dritte zu schützen. Dies gilt insbesondere für Angaben über den Gesundheitszustand des Arbeitnehmers.So hatte das BAG über den folgenden Fall zu entscheiden:

Ein Arbeitnehmer war alkoholkrank. Hierüber gab es zwischen ihm und dem Arbeitgeber einen Schriftwechsel, der Bestandteil der Personalakte war. Der Arbeitnehmer verlangte nun, dass dieser Schriftverkehr aus der Akte entfernt bzw. zumindest dort in einem gesonderten verschlossenen Umschlag aufbewahrt wird.  Das BAG folgte insoweit dem zweiten Antrag des Arbeitnehmers. Ein Arbeitgeber darf diesbezüglichen Schriftverkehr grundsätzlich in der Personalakte aufbewahren, da die entsprechenden Fakten u.a. für eine etwaige krankheitsbedingte Kündigung des Arbeitsverhältnisses zukünftig von Bedeutung sein könnten. Allerdings unterliegen die Angaben laut BAG einer erhöhten Vertraulichkeit und müssen daher durch einen verschlossenen Umschlag gesondert vor unberechtigter Einsichtnahme geschützt werden.

(BAG, Urteil v. 12.9.2006, 9 AZR 271/06).

 

 

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