| Arbeits- & Sozialrecht

Formerfordernisse beim Erstellen eines Arbeitszeugnisses

Die Form wahren – das gilt auch bei der Erstellung eines Arbeitszeugnisses. Wer die Form nicht einhält, muss damit rechnen, das Zeugnis später berichtigen zu müssen. Diese zusätzliche Arbeit kann man sich ersparen, indem man von Anfang an ein korrektes Zeugnis ausstellt.

Das sollten Sie beachten:

Zeugnis in Schriftform

Das Zeugnis  ist schriftlich zu erteilen und zu unterschreiben. Es darf nicht in elektronischer Form, etwa per E-Mail oder Telefax, ausgestellt werden (§ 109 Abs. 3 GewO, § 16 Abs. 1 Satz 2 BBiG).

 

Die äußere Form muss tadellos sein 

Es ist haltbares Papier von guter Qualität mit aktuellem Firmenbriefkopf zu verwenden.

Das  Zeugnis  muss sauber und ordentlich geschrieben sein und darf keine Flecken, Radierungen, Verbesserungen, Streichungen oder Ähnliches enthalten.

Dies sollte selbstverständlich sein, da ein unsauberes  Zeugnis  auch Rückschlüsse auf den Aussteller zulassen kann. Durch die äußere Form darf auch nicht der Eindruck erweckt werden, der Arbeitgeber distanziere sich vom Wortlaut seiner Erklärung.

Das  Zeugnis darf geknickt werden, wenn der Arbeitgeber es dem Arbeitnehmer auf dem Postweg zuschickt und vom Originalzeugnis saubere und ordentliche Kopien angefertigt werden können, bei denen sich die Falzungen des Originals nicht abzeichnen.

 

Keine Geheimzeichen

Geheime Zeichen auf dem  Zeugnis  sind unzulässig (§ 109 Abs. 2 Satz 2 GewO). Als geheimes Zeichen wird auch gewertet, wenn eine bestimmte für einen Beruf oder eine Tätigkeit übliche Beschreibung oder Beurteilung des Arbeitnehmers weggelassen wird.

 

Zeugnis muss eine Gesamtbeurteilung darstellen

Das  Zeugnis muss das gesamte Arbeitsverhältnis beschreiben und ggf. beurteilen und nicht nur Teile davon (sog. Einheitlichkeitsgrundsatz). Bei dem sog. qualifizierten  Zeugnis  ist die Leistung und das Verhalten zu dokumentieren, eine Beurteilung nur der Leistung oder nur des Verhaltens, etwa in getrennten Zeugnissen, verstößt gegen den Einheitlichkeitsgrundsatz.

 

Wer unterschreiben darf

Zur Ausstellung und Unterzeichnung des Zeugnisses ist der Arbeitgeber verpflichtet, bei juristischen Personen der gesetzliche Vertreter.

In Vertretung des Arbeitgebers kann das  Zeugnis von Angestellten des Arbeitgebers unterschrieben werden, die jedoch in leitender Position und erkennbar in höherer Position sein müssen als der zu beurteilende Arbeitnehmer (BAG, Urteil vom 4.10.2005, 9 AZR 507/04).

Bei einem leitenden Angestellten, der der Geschäftsleitung unmittelbar unterstellt war, muss das Zeugnis  von einem Mitglied der Geschäftsführung unterzeichnet sein. Der Unterzeichnende muss in dem Zeugnis auch auf seine Position als Mitglied der Geschäftsführung hinweisen.

 

Arbeitnehmer muss das  Zeugnis abholen

Beim  Zeugnis  handelt es sich um eine Holschuld, die nur ausnahmsweise zur Schickschuld wird, wenn das Abholen des Zeugnisses  für den Arbeitnehmer mit unzumutbaren Belastungen verbunden ist, etwa größere Reiseaufwendungen.

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