Aufbewahrungsfristen von Bewerbungsunterlagen

Bei vielen Unternehmen sind die personenbezogenen Daten von Bewerbern auch dann noch gespeichert, wenn sie für den ursprünglichen Zweck nicht mehr gebraucht werden. Doch das ist datenschutzrechtlich nicht zulässig und kann hohe Bußgelder nach sich ziehen. Wie lange dürfen Bewerbungsunterlagen gespeichert werden?

Bewerbungsunterlagen kommen per Post oder E-Mail ins Haus. Der Empfänger bewahrt die Bewerbungen auf, bis er sich für einen Kandidaten entschieden hat. Und dann?

Fällt der Zweck weg, sind die Daten zu löschen

Wenn eine Stelle nicht besetzt werden kann oder der Kandidat ungeeignet ist, fällt der Zweck Stellenbesetzung weg und die Daten sind zu löschen. Dies gilt sowohl für Unterlagen in Papier- als auch in digitalisierter Form. Allerdings sollte dies nicht unmittelbar nach der Absage erfolgen.

Aufbewahrungsfrist für Bewerbungsunterlagen liegt bei max. 6 Monaten

Sofern einem Bewerber abgesagt wird, müssen die Bewerbungsunterlagen spätestens 6 Monate nach der Absage vollständig datenschutzkonform vernichtet werden. In diesem Zeitraum hat das Unternehmen ausreichend Gelegenheit, das Bewerbungsverfahren ordnungsgemäß durchzuführen. Die 6 Monate auszuschöpfen ist allerdings sinnvoll, da ein abgelehnter Bewerber klagen könnte.

Alle Unterlagen der Bewerbung sind überall fristgerecht zu löschen

Ist die Frist abgelaufen, sind alle Unterlagen wie Anschreiben, Lebenslauf oder Zeugniskopien, die mit der Bewerbung zu tun haben, unkenntlich zu machen bzw. zu vernichten. Dazu gehören auch Notizen aus dem Bewerbergespräch oder Probearbeiten. Wurden Bewerbungen im Unternehmen per E-Mail rumgeschickt, müssen alle Personen, die sie bekommen haben, die E-Mails mit den Bewerbungsunterlagen fristgerecht löschen.

Längere Aufbewahrungsfristen von Bewerbungsunterlagen müssen schriftlich vereinbart werden

Will ein Unternehmen die Bewerbungsunterlagen länger aufbewahren, muss der Bewerber seine schriftliche Einwilligung dazu geben. Dies kann z. B. dadurch erfolgen, dass ein Bewerber in seinem Anschreiben mitteilt, dass seine Daten für einen möglichen späteren Kontakt gespeichert werden dürfen.
Möchte das Unternehmen sich die Möglichkeit offen halten, später erneut auf den Bewerber zukommen zu können, um ihm eine andere Stelle anzubieten, muss das Unternehmen schriftlich um die Einwilligung dazu beim Bewerber nachfragen.

Bei der Einstellung sind die Bewerbungsunterlagen zurückzugeben

Wird ein Bewerber eingestellt, sind alle Bewerbungsunterlagen, die nicht für seine Berufsausübung erforderlich sind, zurückzugeben oder zu vernichten. Dazu zählen das Anschreiben, Schul- und Ausbildungszeugnisse, allgemeine Praktikumsbescheinigungen und Zeugnisse. Nach dem Grundsatz der Speicherbegrenzung darf in der Personalakte nur das gespeichert werden, was für die Beschäftigung erforderlich ist.

Aufbewahrungsfristen gelten auch für personenbezogene Daten der Mitarbeiter

Übrigens: Auch für personenbezogene Daten der Mitarbeiter gelten z. B. im Zusammenhang mit Anwesenheitszeiten oder Buchhaltungsdaten Aufbewahrungs- und Löschfristen.
Da die Personalabteilung unweigerlich mit datenschutzrechtlichen Bestimmungen in Kontakt kommt, sollte sie die wichtigsten Rechtsquellen kennen. Für die Personalabteilung relevante datenschutzrechtliche Bestimmungen sind u. a. zu finden in:

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Schlagworte zum Thema:  Datenschutz, Aufbewahrungsfrist, Personalauswahl