SEPA-Umstellung, nicht nur eine Buchhaltungsaufgabe

Zusammenfassung

SEPA als Single Euro Payments Area betrifft eindeutig die Buchhaltung, da sie alle Zahlungstransfers für das Unternehmen abwickelt. Darum ist SEPA ein Buchhaltungsthema. Die Buchhaltung muss dafür Sorge tragen, dass auch nach dem 01.02.2014 noch Rechnungen und Löhne gezahlt werden können und dass die Liquidität durch reibungslose Zahlungen der Kunden erhalten bleibt.

Wie die Buchhaltung bei allen ihren Aufgaben darauf angewiesen ist, dass Informationen aus den anderen Unternehmensbereichen verfügbar sind, ist auch die Umstellung der Zahlungsabläufe auf SEPA nur unter Mithilfe anderer Abteilungen möglich.

Die Verantwortung liegt bei den Buchhaltern, bestimmte Aufgaben werden aber auch von anderen Bereichen erledigt. Dort werden technische Voraussetzungen geschaffen, gestalterische Aufgaben gelöst und Erklärungen nach außen abgegeben.

1 Die Unternehmensführung

Selbstverständlich läuft die gesamte SEPA-Umstellung unter der Aufsicht der Unternehmensführung ab. Sie initiiert das Projekt, unterstützt und kontrolliert es:

• Die entscheidende Aktion der Unternehmensführung besteht darin, den SEPA-Beauftragten zu bestimmen. Dessen Aufgabe ist es, die Umstellung des Zahlungsverkehrs auf SEPA rechtzeitig, erfolgreich und kostengünstig durchzuführen. In der Regel handelt es sich um einen Mitarbeiter aus dem Bereich der Buchhaltung.

Wichtig: Beauftragter für die Kommunikation

Es hat sich als vorteilhaft erwiesen, für die Kommunikation mit den Zahlungspflichtigen eine eigene verantwortliche Person zu bestimmen und bei der Umstellung der Mandate und Überweisungen als Ansprechpartner namentlich zu nennen. Diese muss nicht identisch sein mit dem SEPA-Beauftragten, der von der Unternehmensführung eingesetzt wird. In der Regel ist es besser, jemanden aus dem Vertrieb, der Erfahrungen im Kundenkontakt hat, mit der Kommunikationsaufgabe zu betrauen.

• Die Unternehmensführung muss sich selbst und alle anderen beteiligten Stellen über SEPA informieren. Gleichzeitig muss sie im Unternehmen klar machen, wie wichtig das Projekt "SEPA-Umstellung" ist.
• Die Forstschritte bei der Umstellung auf SEPA werden permanent von der Unternehmensführung kontrolliert. Dabei hilft der Zeitplan des Projektes, in dem entsprechende Meilensteine definiert sind.

2 Die IT-Abteilung

Datenfelder und Abläufe in der Buchhaltung ändern sich. Das wird in der Buchhaltungssoftware abgebildet. Damit das reibungslos vonstattengeht, müssen die interne IT-Abteilung oder der externe IT-Berater wesentliche Aufgaben übernehmen:

• Die genutzte Software für die Buchhaltung muss ein SEPA-Update erhalten. Dies schafft die Möglichkeiten, die notwendigen Datenfelder zu füllen, Mandate zu verwalten und Überweisungen und Lastschriften nach den neuen SEPA-Regeln zu erstellen.
• Vor allem die Lastschriften müssen unter SEPA mit neuen Abläufen abgewickelt werden. Das Einhalten von Fälligkeiten oder Vorlagefristen, korrekte und pünktliche Vorabankündigungen – all das muss durch die Software unterstützt werden. Um das einzurichten und zu gestalten, muss die IT-Abteilung helfen.
• Viele Formulare werden bei der Erstellung von Rechnungen, Lieferscheinen usw. selbst gedruckt. Hier müssen die neuen Kontoinformationen und eventuell Mandatsinformationen eingepflegt werden. In den meisten Anwendungen wird dazu die Unterstützung der IT benötigt.
• Bei der Ermittlung von IBAN und BIC aus den bestehenden Kontoinformationen sind Exporte und Importe von Daten notwendig. Zuverlässig kann das nur ein IT-Experte durchführen.
• Die Personalabteilung

Zu oft wird in der Praxis die Umstellung der Mitarbeiterkonten auf IBAN und BIC vergessen. Auch diese Daten müssen angepasst werden, die Zahlungsinformationen an die Banken werden sich ändern. Aufgabe der Personalabteilung ist es, die notwendigen Umstellungen rechtzeitig durchzuführen. Diese Aufgabe wird in das Gesamtprojekt eingegliedert.

3 Der Vertrieb

Die Umstellung der Überweisungen und vor allem der Lastschriftverfahren auf SEPA betrifft die Kunden des Unternehmens. Hier muss das Unternehmen den aktiven Part übernehmen. Die Kunden müssen bei der Überführung der vorliegenden Ermächtigungen in SEPA-Basismandate und bei der notwendigen neuen Erteilung der SEPA-Firmenmandate angesprochen werden.

In Abhängigkeit von der Kundenart ist eine Unterstützung der Buchhaltung durch den Vertrieb hilfreich. Dieser kann z. B. die Notwendigkeit der neuen Erteilung der Firmenmandate erklären. Die Kommunikationsaufgabe in Richtung Kunde gehört in den Aufgabenbereich des Vertriebs.

4 Die Rechtsabteilung

Nur wenige kleine und mittlere Unternehmen haben eine eigene Rechtsabteilung. Viele lassen sich durch externe Kanzleien helfen. Auf jeden Fall muss bei der Umstellung auf SEPA die rechtliche Situation geprüft werden:

• Die Abläufe der SEPA-Mandate können durch Fristvereinbarungen mit Banken und Zahlungspflichtigen gestaltet werden. Die gewählte Vorgehensweise muss von Rechtsexperten auf Gültigkeit untersucht werden.
• In vielen Unternehmen werden Verträge genutzt oder Bestellscheine verwendet, die bereits die bisherige Lastschriftermächtigung beinhalten. Diese müssen auf die...