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Knigge im Beruf: Abwesenheits-E-Mails positiv formulieren

Eine Abwesenheitsnotiz für eingehende E-Mails im Urlaub sollte immer positiv formuliert werden. So dürfe ein Kunde nicht bloß erfahren, was der Mitarbeiter gerade nicht für ihn tun kann, erklärt Agnes Anna Jarosch vom Deutschen Knigge-Rat in Bonn.

"Ich bin vom 1. bis zum 13. August nicht im Büro" ist laut Jarosch die falsche Formulierung. Arbeitnehmer sollten besser schreiben, wann sie wieder zu erreichen sind und wer Kunden in der Zwischenzeit weiterhilft.

Auch die Form der Notiz dürfe einem Geschäftsbrief in nichts nachstehen. Denn selbst wenn es sich nur um eine automatisch versendete Standardnachricht handelt - sie wirke nach außen wie eine Visitenkarte des Unternehmens. In den Text gehören daher eine freundliche Anrede, ein Abschiedsgruß und ein Dank für die Nachricht.

Eine formvollendete Abwesenheitsnotiz sehe so aus: "Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin ab dem 7. September wieder im Büro für Sie zu erreichen. In der Zwischenzeit ist Ihnen mein Kollege Herr Jochen Berger gerne behilflich." Dann folgen die Kontaktdaten des Vertreters und der Abschiedsgruß.

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