Praxis-Beispiele: Essenszuschuss / 4 Kantinenessen, verpachtete Kantine

Sachverhalt

Ein Unternehmen hat die Kantine an einen externen Caterer verpachtet. Die Räumlichkeiten werden der Fremdfirma mietfrei überlassen. Sie bietet dafür den Mitarbeitern täglich 3 verschiedene Essen zu verbilligten Preisen von 3,00 EUR, 4,10 EUR und 5,30 EUR an.

Im März wurden insgesamt 3.000 Essen in der Kantine verkauft:

• 1.000-mal das Menü für 3,00 EUR,
• 1.000-mal das Menü für 4,10 EUR und
• 1.000-mal das Menü für 5,30 EUR.

Wie müssen die verbilligten Kantinenmahlzeiten lohnsteuerlich behandelt werden und welche sozialversicherungsrechtlichen Folgen ergeben sich?

Ergebnis

Die Gestellung von verbilligten Mahlzeiten für die Mitarbeiter ist steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn. Es handelt sich um einen Sachbezug. Der Wert der Kantinenmahlzeiten ist für lohnsteuerliche Zwecke mit dem amtlichen Sachbezugswert (2024: 4,13 EUR) anzusetzen. Dies gilt auch in diesem Fall, obwohl die Kantine nicht vom Arbeitgeber betrieben wird. Durch die mietfreie Überlassung von Räumen trägt er zur Verbilligung der Mahlzeiten bei.

Weil in der Kantine unterschiedliche Mahlzeiten zu unterschiedlichen Preisen an die Arbeitnehmer abgegeben werden, kann der steuerlichen Ermittlung zur Vereinfachung ein Durchschnittswert zugrunde gelegt werden. Dabei reicht es, wenn die Durchschnittsberechnung für den jeweiligen Entgeltzahlungszeitraum durchgeführt wird, hier also für den Monat März. Andernfalls müssen für jeden Mitarbeiter die von ihm eingenommen Mahlzeiten bzw. das dafür entrichtete Entgelt einzeln erhoben werden, was gerade bei einer größeren Firma kaum durchführbar ist.

Ermittlung des Durchschnittspreises je Essen
1.000 Essen zum Preis von 3,00 EUR	3.000 EUR
1.000 Essen zum Preis von 4,15 EUR	4.100 EUR
1.000 Essen zum Preis von 5,30 EUR	5.300 EUR
Gesamteinnahmen der Kantine	12.400 EUR
Durchschnittspreis je Essen (12.450 EUR : 3.000 Essen)	4,13 EUR

Der Durchschnittspreis je Essen liegt genau beim steuerlichen Sachbezugswert von 4,13 EUR (2024) je Mahlzeit. Es verleibt somit kein geldwerter Vorteil. Obwohl zumindest für das preiswerteste Essen der Sachbezugswert unterschritten wird, fallen aufgrund der Durchschnittsbetrachtung keine lohnsteuer- oder sozialversicherungspflichtigen Vorteile an.

Die mietfreie Überlassung der Kantine und die dadurch mögliche Verbilligung des Essens haben hier also keinerlei Abgabenbelastung zur Folge.

Hinweis

Wenn der Sachbezugswert vom Durchschnittspreis unterschritten würde, wäre der Restbetrag steuer- und somit auch sozialversicherngspflichtig – mit der Möglichkeit zur Pauschalbesteuerung in Höhe von 25 % und daraus resultierender SV-Freiheit.