Praxis-Beispiele: Einmalzahlungen / 11 Rückwirkende Korrektur

Sachverhalt

Am 16.10.2023 wird mit allen Arbeitnehmern eine schriftliche Vereinbarung darüber geschlossen, dass die im Dezember 2023 fälligen Jahressonderzahlungen wegen der schlechten Geschäftslage um 50 % gekürzt werden.

Wider Erwarten kommt es doch noch zu einem besseren Geschäftsergebnis für 2023. Der Arbeitgeber entschließt sich daher, die infolge Verzichts nicht zur Auszahlung gelangten Anteile der Jahressonderzahlung im April 2024 nachzuzahlen:

• Arbeitnehmer A erhält 2.000 EUR Jahressonderzahlung. Wegen erheblicher Überstunden hat sein laufendes Entgelt in den Monaten Januar bis April 2024 die monatliche Beitragsbemessungsgrenze zur Kranken- und Pflegeversicherung überschritten.

• Arbeitnehmer B erhält 1.800 EUR Jahressonderzahlung. Er bezieht seit 1.12.2023 Krankengeld.

Für beide Arbeitnehmer wäre in einer anteiligen Jahresbeitragsbemessungsgrenze vom 1.1.–31.12.2023 genug Freiraum, um die Nachzahlungen zur Jahressonderzahlung in allen Versicherungszweigen in voller Höhe der Beitragspflicht zu unterwerfen.

Welchem Zeitraum werden die Nachzahlungen zugeordnet und wie gestaltet sich die rückwirkende Korrektur der Beiträge zur Sozialversicherung?

Ergebnis

Grundsätzlich können Nachzahlungen für zu gering erfolgte Einmalzahlungen durch eine Rückrechnung abgerechnet werden. Die damalige Entgeltabrechnung wird so korrigiert, also ob die Einmalzahlung bereits von Anfang an in richtiger Höhe geflossen wäre.

Die Nachzahlungen zur Jahressonderzahlung an die Arbeitnehmer werden rückwirkend dem Monat Dezember 2023 zugeordnet. Dies hat folgende Auswirkungen:

• Beide Nachzahlungen werden unter Berücksichtigung der Beitragsfaktoren im Dezember 2023 in allen Versicherungszweigen voll beitragspflichtig, auch Insolvenzgeldumlage fällt an.

  Die Beiträge für die Nachzahlungen zur Jahressonderzahlung werden mit dem April-Beitrag 2024 fällig.

• Die Beitragsnachzahlung ist in einem Beitragsnachweis zu berücksichtigen. Es stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, die das Entgeltabrechnungsprogramm automatisch oder nach manueller Vorgabe anbietet:

  • Zulässig wäre hier "S" (= Stornierung des ursprünglichen Beitragsnachweises) für Dezember 2023 und Abgabe eines neuen – erhöhten – Beitragsnachweises für Dezember 2023. Wird "S" angegeben, sind die Felder "Zeitraum" bis "Gesamtbetrag" des Storno-Beitragsnachweises mit den zu stornierenden Werten zu befüllen. Der ursprünglich übermittelte Beitragsnachweis wird dadurch vollständig storniert.

    Wird als Funktionskennzeichen "S" angegeben, ist die laufende Nummer des zu stornierenden bzw. ersetzenden Datensatzes anzugeben.

  • Als weitere Variante wäre es möglich, die nachzuzahlenden Beiträge in den Beitragsnachweis April 2024 mit aufzunehmen. Für Prüfzwecke nachvollziehbar würde dies über die Beitragsabrechnung (Krankenkassenliste), die zu jedem Beitragsnachweis zu erstellen ist.

    Würde der Arbeitgeber Dauerbeitragsnachweise erstellen, wäre für Mai 2024 ein neuer Dauerbeitragsnachweis erforderlich, damit die (durch die Nachzahlung) erhöhten Beiträge des April 2024 nicht auch in den Folgemonaten weiterhin zum Soll gestellt werden.

• Die Jahresmeldung für Arbeitnehmer A für 2023 muss durch Storno und Neumeldung korrigiert oder alternativ eine Sondermeldung mit Abgabegrund 54 erstattet werden.
• Bei Arbeitnehmer B muss eine Sondermeldung (für Dezember 2023, mit der beitragspflichtigen Nachzahlung) mit Abgabegrund 54 erstattet werden.

Hinweis

Die Rückrechnung darf allerdings nur in den Fällen angewandt werden, in denen Teile einer Sonderzuwendung nur deshalb nachgezahlt werden, weil ein von vornherein der Höhe nach bestimmter Anspruch nicht in vollem Umfang erfüllt wurde.

Rückforderungen von Einmalzahlungen (oder Teilen davon) führen immer zu aufwändigen Rückrechnungen. Die Beiträge sind neu zu berechnen und es wird die Erstattung der zu viel gezahlten Beiträge bei der zuständigen Krankenkasse (Einzugsstelle) beantragt.

Praxis-Tipp

Bei rückwirkenden Erhöhungen des laufenden Entgelts (Tariferhöhungen) sind die nachzuzahlenden Entgelte grundsätzlich dem jeweiligen Abrechnungszeitraum, auf den sie entfallen, zuzurechnen.

Aus Vereinfachungsgründen ist folgende Regelung zulässig:

• Der Nachzahlungsbetrag wird analog einer Einmalzahlung abgerechnet.
• Dabei ist für den Nachzahlungsbetrag die anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze des Nachzahlungszeitraums maßgebend.

Die Beitragsgruppen und Beitragssätze des Abrechnungszeitraums, mit dessen laufenden Entgelten die Nachzahlung abgerechnet wird, sind zu beachten.