Personalplanung, Umsetzung und Prozessmanagement

Ein wichtiger Teilaspekt der Personalplanung ist die Personalstrategie. Strategisches Personalmanagement bezieht sich auf das gesamte Unternehmen und hat unmittelbaren Bezug zu den Erfolgspotenzialen des Unternehmens. Die Personalstrategie macht Aussagen dazu,

  • wo sich das Unternehmen im Hinblick auf seine Personalarbeit in Zukunft positionieren möchte und
  • wie das Unternehmen dieses Ziel erreichen will.

Eine solche Personalstrategie ist zwar in den meisten Unternehmen unbewusst und implizit in den Köpfen der Betroffenen vorhanden. Aus pragmatischen Gründen wird aber häufig darauf verzichtet, diese Strategie schriftlich zu fixieren und so umzusetzen, dass sie tatsächlich verhaltensleitend für alle werden kann.

Ein erfolgreiches strategisches Personalmanagement ist mehr als nur eine operative Umsetzung der Produkt- und Programmplanung. Es kann bei entsprechender Ausgestaltung eigenständige Impulse in die strategische Unternehmensplanung und -führung einbringen. Erfolgreiche Unternehmen – gerade auch im Mittelstand – setzen sich daher bewusst mit dem Thema Personalstrategie auseinander. Dies erfordert Abstimmung mit den vor- und nachgelagerten Bereichen:

  • vorgelagert bedeutet in diesem Fall die Abstimmung mit den Unternehmenszielen,
  • nachgelagert bedeutet Prüfung, welche Konsequenzen sich aus der Personalstrategie ableiten.

Eine Personalstrategie sollte keineswegs als Übung gesehen werden, die nur große Unternehmen brauchen oder erfolgreiche Unternehmen durchführen, weil sie genug Zeit und/oder Geld haben, denn:

Erfolgreiche Unternehmen sind auch deshalb erfolgreich, weil sie über die richtige Personalstrategie verfügen.

Das Argument, dass der Mittelstand aufgrund seiner überschaubaren Mitarbeiterzahlen eine solche Strategie nicht braucht, zählt insofern nicht, als die Professionalisierung in der Personalarbeit im Sinne eines vorgegebenen Professionalisierungsniveaus unabhängig von der Unternehmensgröße ist. Die Mitarbeiter verlangen in allen Fällen eine professionelle Personalarbeit und die Kunden, bzw. Lieferanten, professionelle Gesprächspartner.

Die Personalstrategie muss deshalb den gesamten Bereich der Personalplanung umfassen:

  • Personalbedarfsbestimmung,
  • Personalbestandsanalyse,
  • Personalbeschaffung,
  • Personalentwicklung,
  • Personalfreisetzung,
  • Personalführung und
  • Personalkostenmanagement.

Eine derartige Personalplanung beginnt mit der Personalbedarfsbestimmung, einem alles andere als trivialen Thema.

1.2 Personalbedarfsbestimmung: Zukunftsorientierte Planung statt vergangenheitsorientierter Fortschreibung!

Die Personalbedarfsbestimmung beschäftigt sich mit der Ermittlung des jeweils erforderlichen Soll-Personalbestands. Es wird dabei differenziert nach unterschiedlichen Perioden des Planungszeitraums, nach Qualifikationsgruppen bzw. nach Arbeitsplätzen. Sie nimmt eine zentrale Position innerhalb des betrieblichen Personalmanagements ein:

  • Betrachtet man das Personalmanagement als Planungsprozess, steht die Bestimmung des Personalbedarfs am Anfang der Prozesskette.
  • Die Personalbedarfsplanung ist das Bindeglied zwischen der unternehmerischen Leistungsplanung (Produktions- und Absatzplanung) und der Personaleinsatzplanung. Um eine reibungslose Leistungserstellung zu gewährleisten, darf die Personalausstattung nicht zum limitierenden Faktor werden.
  • Personalunter- ebenso wie Personalüberdeckungen wirken sich unmittelbar auf das Unternehmensergebnis aus. Entweder sind mögliche Produktions- und Absatzziele wegen Personalknappheit nicht zu erfüllen, oder sie sind wegen der Ineffizienz der Personalüberdeckung mit zu hohen Kosten verbunden. Fehler in der Personalbedarfsplanung sind in ihrer Konsequenz sehr kostspielig für Unternehmen.
  • Korrekturen im Personalbestand sind kostenintensiver als ihre antizipierende Vermeidung. Dies gilt für überhastete Personalbeschaffungen und Personalentwicklungen ebenso wie für jegliche Form der Personalfreisetzung als Reaktion auf Personalüberhänge.

Im Gegensatz zu "wirklich erfolgreichen" Unternehmen haben weniger erfolgreiche Unternehmen ein zentrales Merkmal: nämlich den überwiegenden Verzicht auf eine systematische Personalbedarfsbestimmung! Um es krass auszudrücken:

  • Manche Unternehmen haben teilweise überhaupt keine Personalbedarfsbestimmung. Was sie machen, ist die Vergangenheit in die Zukunft fortzuschreiben. So schließen sie häufig von einer Umsatzsteigerung automatisch auf eine relativ proportional verlaufende Steigerung des Personalbedarfs.
  • Ebenso wird immer dann ein Mehrbedarf angenommen, wenn die Mitarbeiter mit ihrem Arbeitspensum nicht nachkommen, also "über zu viel Arbeit stöhnen". Was hier übersehen wird, ist die simple Tatsache, dass der Personalbedarf schon deshalb zu hoch sein kann, weil die Organisation im Unternehmen fehlerhaft ist, das Betriebsklima nicht stimmt oder grobe Fehler im Bereich der Personalführung gemacht werden.
  • Auch gibt es Unternehmen, die sich in negativer Hinsicht dadurch auszeichnen, dass bei den Mitarbeitern immer das Gefühl vorherrscht, es seien keine ausreichenden...

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