Personalakten

Unter Personalakte ist jede Sammlung von Urkunden und Vorgängen durch den Arbeitgeber zu verstehen, die Angaben zu den persönlichen und dienstlichen Verhältnissen des Arbeitnehmers enthalten und in einem inneren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Eine Personalakte liegt unabhängig davon vor, an welcher Stelle die Sammlung geführt wird und welche Form (normale Akte, Kartei, Speicherung von Daten mithilfe der elektronischen Datenverarbeitung) sie hat.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Arbeitsrecht: Konkrete gesetzliche Regelungen zur Führung von Personalakten bestehen nicht. Gelegentlich sind Vorgaben in Tarifverträgen enthalten. § 83 Abs. 1 BetrVG regelt ein Einsichtsrecht des Arbeitnehmers. Datenschutzrechtliche Vorgaben ergeben sich aus dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), insbesondere aus § 32 BDSG. Zukünftig (ab 25.5.2018) ist auch die neue Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu beachten.

Arbeitsrecht

1 Verpflichtung zur Führung

Der Arbeitgeber ist arbeitsrechtlich gegenüber dem Arbeitnehmer nicht zur Führung einer Personalakte verpflichtet. Er wird jedoch kaum anders als durch Führung von Personalakten den handels-, gesellschafts- und steuerrechtlich gebotenen Pflichten nachkommen und z. B. die für Krankheitsfälle notwendige Abrechnung der Entgeltfortzahlung gegenüber den gesetzlichen Krankenkassen vornehmen können. Die Art und Weise der Führung der Personalakte ist dem Arbeitgeber überlassen. Es besteht z. B. kein Anspruch des Arbeitnehmers auf Paginierung der Personalakte. Dem Schutz des Persönlichkeitsrechts des Arbeitnehmers dient der Vertraulichkeitsgrundsatz.

2 Inhalt

Die Personalakte soll ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers geben. Deshalb gehören zum Inhalt einer Personalakte alle die Person eines Arbeitnehmers betreffenden Unterlagen, die mit dem Arbeitsverhältnis des Arbeitnehmers in einem sachlichen Zusammenhang stehen (z. B. Personenstand, Berufsbildung, berufliche Entwicklung, Fähigkeiten und Leistungen, Arbeitsunfälle, Krankheitszeiten, Urlaubsvertretungen, Abmahnungen, Betriebsbußen und Beurteilungen). Zu den Personalakten gehören ferner: alle Bewerbungsunterlagen einschließlich graphologischer Gutachten, Ergebnisse von Eignungstests, schriftliche Auskünfte Dritter und ärztliche Gutachten, allerdings nicht die dem Arbeitgeber nicht zugänglichen Unterlagen des Betriebsarztes. Überhaupt hat bei der Abgrenzung, welche Unterlagen in die Personalakten aufgenommen werden dürfen, eine Interessenabwägung zwischen denen des ­Arbeitgebers und denen des Arbeitnehmers an seinem Persönlichkeitsrecht stattzufinden (z. B. nicht Strafurteil wegen außerdienstlicher Verfehlung, die nicht im Führungszeugnis aufgenommen wird).

Der Arbeitgeber ist befugt, die nicht mehr aufbewahrungswürdig erscheinenden Unterlagen zu vernichten. Er ist dazu verpflichtet, wenn das Arbeitsverhältnis beendet oder nicht zustande gekommen ist, die Personalakten auch Angaben über die Privat- und Intimsphäre enthalten und der Arbeitgeber kein berechtigtes Interesse mehr an der Aufbewahrung der Unterlagen hat.

Abmahnungen betreffen die dienstlichen Verhältnisse. Sie sind deshalb grundsätzlich in der Personalakte zu verwahren.

3 Beurteilung von Arbeitnehmern in Personalakten

Der Arbeitgeber darf Eignung, Befähigung und fachliche Leistung der bei ihm beschäftigten Arbeitnehmer beurteilen und die Beurteilung in den Personalakten festhalten. Auf Verlangen des Arbeitnehmers muss er seine Beurteilung begründen. Denn der Arbeitnehmer hat ein Recht darauf, dass er die Gründe erfährt, die für die Beurteilung maßgebend waren. Dabei hat der Beurteilende die Tatsachen anzugeben, auf die er seine Beurteilung stützt.

Praktisch wird das vor allem in den Fällen, in denen es zwischen der Beurteilung und der eigenen Einschätzung des Arbeitnehmers erhebliche Unterschiede gibt. Nur durch diese Begründungspflicht wird sichergestellt, dass das zusammenfassende Werturteil eines Dienstvorgesetzten sachlich richtig ist. Auch für einen möglichen Rechtsstreit ist die Begründungspflicht von Bedeutung. Nur die Angabe von Tatsachen, auf die der Vorgesetzte seine Beurteilung stützen will, versetzt den Arbeitnehmer in die Lage, sich gegen unrichtige dienstliche Beurteilungen wehren zu können. Erkennt der Arbeitnehmer, dass der Beurteilende von einem unzutreffenden Sachverhalt ausgeht, kann er dies sofort richtigstellen. Ist der Beurteilende nicht bereit, seine Beurteilung zu korrigieren, kann der Arbeitnehmer das Arbeitsgericht anrufen. In diesem Verfahren kann nachgeprüft werden, ob die der Bewertung zugrunde liegenden Tatsachen zutreffen und ob die Bewertung unter Einräumung eines Beurteilungsspielraums nach den zur Begründung vorgetragenen Tatsachen zu rechtfertigen ist. Dem Arbeitnehmer kann nicht zugemutet werden, zu jedem einzelnen Beurteilungsmerkmal Tatsachen vorzutragen, die eine günstigere Beurteilung rechtfertigen können. In erster Linie...

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