Lohnsteuererstattung

Zusammenfassung

Begriff

Die Lohnsteuer ist eine Erhebungsform der Einkommensteuer, die als Quellensteuer von den Einnahmen aus nichtselbstständiger Arbeit einbehalten wird. Gründe für zu viel einbehaltene Lohnsteuer können z. B. fehlerhafte ELStAM oder eine falsche Lohnabrechnung sein. Eine Lohnsteuererstattung durch den Arbeitgeber kann durch eine Änderung des Lohnsteuerabzugs erfolgen oder im Rahmen des Lohnsteuer-Jahresausgleichs. Alternativ bzw. ergänzend kann zu viel gezahlte Lohnsteuer im Rahmen der persönlichen Einkommensteuererklärung des Arbeitnehmers erstattet werden.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Lohnsteuer: Der Arbeitgeber ist nach § 41c Abs. 1 Nr. 2 EStG berechtigt, den Lohnsteuerabzug zu ändern und zu viel erhobene Lohnsteuer zu erstatten. Der Lohnsteuer-Jahresausgleich durch den Arbeitgeber ist in § 42b EStG geregelt. Das Recht jedes Arbeitnehmers, eine Einkommensteuerveranlagung zu beantragen, ergibt sich aus § 46 Abs. 2 Nr. 8 EStG (sog. Antragsveranlagung).

Sozialversicherung: Gesetzliche Grundlagen zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt sind in § 14 Abs. 1 Satz 1 SGB IV geregelt. Die beitragsrechtliche Behandlung von Lohnsteuerrückerstattungen aufgrund einer nachträglichen Pauschalversteuerung ist im Besprechungsergebnis vom 20.4.2016 der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung geregelt.

Lohnsteuer

1 Erstattung durch Arbeitgeber an Arbeitnehmer

Der Arbeitgeber ist berechtigt – aber nicht verpflichtet – für bereits abgelaufene Lohnzahlungszeiträume dem Arbeitnehmer die zu viel erhobene Lohnsteuer zu erstatten.

Dies gilt, wenn ihm

• elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) zum Abruf zur Verfügung gestellt werden oder
• der Mitarbeiter ihm eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug mit Eintragungen vorlegt, die auf einen Zeitpunkt vor Abruf der ELStAM oder vor Vorlage der Bescheinigung zurückwirken.^[1]

Der Arbeitgeber ist außerdem zur Erstattung zu viel erhobener Lohnsteuer berechtigt, wenn er erkennt, dass er die Lohnsteuer bisher nicht vorschriftsmäßig einbehalten hat. Dies gilt auch bei rückwirkender Gesetzesänderung.^[2]

In diesem Fall ist der Arbeitgeber sogar zur Korrektur verpflichtet, wenn ihm dies wirtschaftlich zumutbar ist.^[3]

Im Jahr 2024 sind in der Folge geänderter Programmablaufpläne rückwirkende Änderungen des Lohnsteuerabzugs erforderlich.^[4]

Die geänderten Programmablaufpläne sind spätestens ab 1.4.2024 anzuwenden und die Monate Januar bis März 2024 zu korrigieren.

Die Art und Weise der Neuberechnung ist nicht zwingend festgelegt. Sie kann

• durch eine Neuberechnung zurückliegender Lohnzahlungszeiträume,
• durch eine Differenzberechnung für diese Lohnzahlungszeiträume oder
• durch eine Erstattung im Rahmen der Berechnung der Lohnsteuer für einen demnächst fälligen sonstigen Bezug erfolgen.

Die zu erstattende Lohnsteuer ist mit dem Betrag zu verrechnen, den der Arbeitgeber insgesamt für seine Mitarbeiter an Lohnsteuer einbehält oder übernimmt.

Kann die Lohnsteuererstattung aus diesem Betrag nicht gedeckt werden, wird der Fehlbetrag dem Arbeitgeber auf Antrag vom Betriebsstättenfinanzamt ersetzt.^[5]

Eine Verpflichtung zur Neuberechnung scheidet aus, wenn der Mitarbeiter keinen Arbeitslohn mehr bezieht oder wenn die Lohnsteuerbescheinigung bereits übermittelt oder ausgeschrieben worden ist.^[6]

Änderungen nach Ablauf des Kalenderjahres

Nach Ablauf des Kalenderjahres ist eine Lohnsteuererstattung durch den Arbeitgeber nur noch im Wege des Lohnsteuer-Jahresausgleichs zulässig. Den Erstattungsbetrag ermittelt der Arbeitgeber durch Vergleich der Jahreslohnsteuer mit der Summe der einbehaltenen Steuerabzugsbeträge.^[7]

Die Lohnsteuererstattung durch den Arbeitgeber selbst bleibt unbesteuert.

Lohnsteuerbescheinigung wurde bereits ans Finanzamt übermittelt

Der Lohnsteuerabzug kann zugunsten des Arbeitgebers nicht mehr geändert werden, wenn die Lohnsteuerbescheinigung bereits ans Finanzamt übermittelt wurde. Trotzdem gehören die zu Unrecht abgeführten Lohnsteuerbeträge beim Arbeitnehmer zum Bruttolohn, weil es sich um einen vom Arbeitgeber gewährten Vorteil handelt, der versehentlich an das Finanzamt statt an den Arbeitnehmer gezahlt worden ist. Die (zu Unrecht) von diesem Bruttolohn einbehaltene Lohnsteuer wird jedoch bei der Einkommensteuer-Veranlagung des Arbeitnehmers auf dessen Einkommensteuer angerechnet.^[8]

[1] § 41c Abs. 1 Nr. 1 EStG.

[2] § 41c Abs. 1 Nr. 2 EStG.

[3] § 41c Abs. 1 Satz 2 EStG.

[4] BMF, Schreiben v. 23.2.2024, IV C 5 – S 2361/19/10008 :011.

[5] § 41c Abs. 2 EStG.

[6] § 41c Abs. 3 EStG.

[7] § 42b EStG.

[8] BFH, Urteil v. 17.6 2009, VI R 46/07, BStBl 2010 II S. 72.

2 Erstattung durch Finanzamt an Arbeitnehmer

Wird zu viel erhobene Lohnsteuer vom Arbeitgeber nicht erstattet, weil

• der Arbeitgeber von seiner Berechtigung zur Änderung des Lohnsteuerabzugs keinen Gebrauch macht und/oder
• der Arbeitgeber keinen Lohnsteuer-Jahresausgleich durchgeführt hat oder
• eine Lohnsteuererstattung durch ihn nicht mehr möglich ist,

kann die Erstattung nur noch vom Arbeitnehmer im Rahmen einer Einkommensteuer-Veranlagung geltend gemacht werden. Ist der Arbeitnehmer nicht zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung verpfli...