Gesprächsführung – Grundlegende Kommunikationsregeln

Zusammenfassung

Überblick

Im Mitarbeitergespräch können Kommunikationspannen weitreichende Konsequenzen haben, z. B. Zeitverlust, Vertrauensverlust, Imageverlust, Verlust an Glaubwürdigkeit bis hin zu finanziellen Einbußen. Die spezifische Konstellation von Vorgesetztem und Mitarbeiter mit mehr oder weniger ausgeprägten gegenseitigen Abhängigkeiten erfordert daher besonderes Feingefühl in der Gesprächsführung.

Grundlegende Gesetzmäßigkeiten der Kommunikation bestimmen auch den erfolgreichen Verlauf von Mitarbeitergesprächen. Dabei geht es nicht nur um richtige Wortwahl und gute Rhetorik des Vorgesetzten. Eine wichtige Rolle spielen die grundlegenden Einstellungen des Vorgesetzten gegenüber sich selbst und dem Mitarbeiter. Es kommt darauf an, dass der eine versteht, was der andere sagt. Für Vorgesetzte ist es wichtig, dass sie über ein breites Spektrum an kommunikativen Instrumenten verfügen, um ihre Mitarbeiter entsprechend den Unternehmenszielen zu führen.

1 Die Grundeinstellungen zu sich selbst und zum Mitarbeiter

Inwieweit eine Führungskraft überzeugend wirkt, hängt davon ab, welche grundlegende Lebenseinstellung eine Führungskraft gegenüber sich selbst und gegenüber den Mitarbeitern hat. Die Grundeinstellung ist eine weitgehend konstante Haltung und bestimmt die Art und Weise, wie wir uns selbst und andere wahrnehmen.

Eric Berne beschreibt vier unterschiedliche Haltungen ab, die die Einstellung und den Umgang mit anderen bestimmen:

• Ich bin o.k., du bist o.k.
• Ich bin nicht o.k., du bist o.k.
• Ich bin o.k., du bist nicht o.k.
• Ich bin nicht o.k., du bist nicht o.k.

"o.k." bedeutet: Ich selbst / der andere mit den jeweiligen persönlichen Eigenschaften, Stärken und Schwächen verdienen Wertschätzung und Vertrauen;

"nicht o.k." heißt: Ich habe wenig Vertrauen in meine Fähigkeiten bzw. in den anderen.

Ich bin o.k., du bist o.k.: Führungskräfte mit dieser Grundhaltung nehmen Situationen realistisch wahr, sind entscheidungsbereit und können Verantwortung tragen. Sie sind offen für Erfahrungen und Veränderungen. Sie vertrauen in die Fähigkeiten und die Motivation ihrer Mitarbeiter. Sie räumen den Mitarbeitern Handlungsspielräume ein und greifen dann lenkend ein, wenn gemeinsame Ziele gefährdet sind.

Ich bin o.k., du bist nicht o.k.: Führungskräfte mit dieser Grundhaltung neigen zu einem direktiven Führungsverhalten. Sie erteilen Anweisungen und legen bei der Ergebnisbewertung nur ihre eigenen Maßstäbe an. Lob und Anerkennung werden vorenthalten aus der Befürchtung, der Mitarbeiter könnte einen Vorteil daraus ziehen oder das Verhalten als Schwäche auslegen.

Ich bin nicht o.k., du bist o.k.: Diese Grundeinstellung bewirkt, dass sich ein Vorgesetzter anderen — auch seinen Mitarbeitern — unterlegen fühlt. Er delegiert nicht, um Forderungen und Kontrolle gegenüber dem Mitarbeiter zu vermeiden, und bemüht sich, Konflikte und Auseinandersetzungen nach Möglichkeit zu umgehen. Für Misserfolge schreibt er sich selbst die Verantwortung zu, um Mitarbeiter nicht mit Fehlern oder Defiziten konfrontieren zu müssen.

Ich bin nicht o.k., du bist nicht o.k.: Menschen mit dieser Grundeinstellung sind als Führungskräfte ungeeignet. Ihnen fehlen Selbstsicherheit und Verantwortungsbereitschaft, um selbst Entscheidungen zu treffen. Gleichzeitig verfügen sie nicht über Vertrauen in die Fähigkeiten anderer. Sie erwarten Misserfolg und verhalten sich statisch.

Die Grundhaltung einer Führungskraft prägt Inhalte, Verlauf und Ergebnisse des Mitarbeitergesprächs. Sowohl die Wahrnehmung des Verhaltens, der Leistungen, der Stärken und Defizite des Mitarbeiters wird dadurch bestimmt — also das, was der Vorgesetzte mitzuteilen hat — als auch die Art und Weise, wie er dem Mitarbeiter seine Rückmeldungen nahebringt.

Praxis-Tipp

Wie beeinflusst meine Grundeinstellung meine Führungsarbeit?

Hinterfragen Sie kritisch Ihre eigene Grundhaltung. Prüfen Sie, inwieweit die Einschätzung Ihres Mitarbeiters dadurch bestimmt wird. Versuchen Sie, eigene Stärken und Schwächen und die Ihres Mitarbeiters objektiv zu bewerten.

2 Entscheidend ist, was die Mitarbeiter verstehen

Die beschriebenen Grundeinstellungen wirken bei beiden Gesprächspartnern. Dazu kommen aktuelle, situative Faktoren, die die Wahrnehmung und Interpretation von Aussagen beeinflussen. Die Folge für die Zusammenarbeit können Missverständnisse oder Diskrepanzen sein, die nicht unbedingt auf unterschiedliche Ansichten in der Sache zurückgehen, und oft nur schwierig aufzudecken sind.

Gelungene Kommunikation erhöht nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeiter, sondern bringt auch dem Unternehmen entscheidende Vorteile, z. B.

• optimale Erledigung der Arbeitsaufgaben,
• Zeitersparnis,
• gute Zusammenarbeit,
• guter Informationsaustausch.

Führungskräfte müssen effektiv kommunizieren. Sie müssen mit treffenden Worten in kurzer Zeit ihre Argumente überzeugend vermitteln. Dabei gilt als Grundregel: Eine Nachricht ist nicht nur das, was der Sprecher sagt, sondern vor allem das, was beim Empfänger ankommt und verstanden wird. Schlechte Kommunikation führt zu negativen Ergebnissen. Gute Kommunikation dagegen hat positive Auswirkungen.

Hinweis

Gute Kommunikatio...