Essenszuschuss / Lohnsteuer

1 Essenszuschuss ist steuerpflichtiger Arbeitslohn

1.1 Mahlzeiten in betriebseigener Kantine

Werden arbeitstägliche Mahlzeiten im Betrieb unentgeltlich oder verbilligt gewährt, so handelt es sich um einen lohnsteuerpflichtigen Sachbezug. Hierfür wurden amtliche Werte festgesetzt:

  • für ein Mittag- oder Abendessen je 3,23 EUR,
  • für ein Frühstück 1,73 EUR.

Diese amtlichen Werte gelten auch für Jugendliche unter 18 Jahren und Auszubildende.

Sind die Mahlzeiten für den Arbeitnehmer kostenlos, ist der Sachbezug als geldwerter Vorteil für diese zu erfassen. Leistet der Arbeitnehmer eine Zuzahlung, ist der folgende (positive) Unterschiedsbetrag anzusetzen:

 
  Sachbezugswert
- Zuzahlung des Arbeitnehmers zur Mahlzeit (einschließlich Umsatzsteuer)
= Geldwerter Vorteil (positiver Unterschiedsbetrag)

Zur Ermittlung des steuerpflichtigen Arbeitslohns ist der Tageswert mit der entsprechenden Zahl der Tage des Lohnzahlungszeitraums zu vervielfachen. Für die Erhebung der Lohnsteuer (einschließlich Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer) kann der Arbeitgeber zwischen der Regelbesteuerung nach den ELStAM und der Pauschalbesteuerung wählen.

1.2 Mahlzeiten in fremdbewirtschafteten Kantinen

Erbringt der Arbeitgeber gegenüber betriebsfremden Einrichtungen Geldleistungen zur unentgeltlichen bzw. verbilligten Abgabe der Mahlzeiten, gelten für die Erfassung des lohnsteuerpflichtigen Vorteils dieselben Regelungen, die auch bei der Zuschussgewährung in Form von Essenmarken zu beachten sind.

Der Ansatz der amtlichen Sachbezugswerte setzt unmittelbare vertragliche Abmachungen zwischen Arbeitgeber und dem Betreiber der die Mahlzeiten gewährenden Einrichtung voraus. Nicht erforderlich ist, dass der Gastwirt unmittelbar mit dem Arbeitgeber abrechnet. Bei der Einschaltung von Essenmarken-Emittenten sind auch mittelbare vertragliche Beziehungen ausreichend. Die Einzelheiten sind unter Essenmarken dargestellt.

 

Praxis-Beispiel

Kein geldwerter Vorteil, wenn Zuzahlung amtlichen Sachbezugswert übersteigt

Ein Arbeitgeber gewährt seinen Arbeitnehmern die Möglichkeit, arbeitstäglich in einer benachbarten Gaststätte Mittag zu essen. Die Arbeitnehmer können aufgrund der vertraglichen Abmachungen eine Mahlzeit im Wert von 8,50 EUR einnehmen und müssen hierfür nur 3,50 EUR bezahlen. Der Arbeitgeber zahlt pro Mahlzeit einen Zuschuss von 5 EUR, den die Gaststätte am Monatsende direkt mit ihm abrechnet.

Ergebnis: Als geldwerter Vorteil für die Mahlzeit in der Gaststätte ist zunächst der amtliche Sachbezugswert von 3,23 EUR (2018) anzusetzen. Hiervon ist der Eigenanteil des Arbeitnehmers von 3,50 EUR abzuziehen.

 
Sachbezugswert 3,23 EUR
Abzgl. Zuzahlung des Arbeitnehmers zur Mahlzeit (brutto) - 3,50 EUR
Geldwerter Vorteil 0,00 EUR

Die Zuzahlung des Arbeitnehmers liegt über dem lohnsteuerlich anzusetzenden Sachbezugswert für das arbeitstägliche Essen. Es ist kein geldwerter Vorteil zu versteuern.

Ist die Zuzahlung des Arbeitnehmers niedriger als der amtliche Sachbezugswert, ist die verbleibende Differenz als geldwerter Vorteil zu versteuern. In diesem Fall ist die Lohnsteuerpauschalierung für den Sachbezug "Mahlzeit" mit dem Pauschsteuersatz von 25 % zulässig.

 

Praxis-Beispiel

Steuerpflichtiger Sachbezug, da Zuzahlung niedriger als amtlicher Sachbezugswert

Ein Arbeitgeber gewährt seinen Arbeitnehmern die Möglichkeit, arbeitstäglich in einer benachbarten Gaststätte Mittag zu essen. Die Arbeitnehmer können aufgrund der vertraglichen Abmachungen eine Mahlzeit im Wert von 7 EUR einnehmen und müssen hierfür nur 2,50 EUR bezahlen. Der Arbeitgeber zahlt also pro Mahlzeit einen Zuschuss von 4,50 EUR, den die Gaststätte am Monatsende direkt mit dem Arbeitgeber abrechnet.

Ergebnis: Als geldwerter Vorteil für die Mahlzeit in der Gaststätte ist zunächst der amtliche Sachbezugswert von 3,23 EUR (2018) anzusetzen. Hiervon ist der Eigenanteil des Arbeitnehmers von 2,50 EUR abzuziehen.

 
Sachbezugswert 3,23 EUR
Abzgl. Zuzahlung des Arbeitnehmers zur Mahlzeit (brutto) - 2,50 EUR
Geldwerter Vorteil 0,73 EUR

Die Zuzahlung des Arbeitnehmers ist niedriger, als der lohnsteuerliche Sachbezugswert für das arbeitstägliche Essen. Die Differenz von 0,73 EUR ist als geldwerter Vorteil zu versteuern, der sich bei einem Arbeitgeber mit großer Beschäftigungszahl zu einem nicht zu unterschätzenden lohnsteuerpflichtigen monatlichen Sachbezug addiert. Bei einer Firma mit 100 Mitarbeitern liegt der zu versteuernde Arbeitslohn "Kantinenessen" im Beispielsfall bei etwa 1.500 EUR pro Monat. Die Lohnsteuer hierfür kann der Arbeitgeber mit 25 % sozialabgabenfrei übernehmen.[1]

2 Lohnsteuerpauschalierung reduziert Lohnnebenkosten

2.1 Pauschalbesteuerung nur bei Ansatz des amtlichen Sachbezugswerts

Gewährt der Arbeitgeber Essenszuschüsse zur Einnahme von arbeitstäglichen Mahlzeiten im Betrieb oder betriebsfremden Einrichtungen, entsteht ein steuerpflichtiger Sachbezug, wenn der Arbeitnehmer für seine Mahlzeit weniger als den anteiligen amtlichen Sachbezugswert (2018: 3,23 EUR) bezahlt. Da es sich hierbei um regelmäßig wiederkehrende Bezüge handelt, ist d...

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