Betriebsdatenpflege

Zusammenfassung

Begriff

Die Betriebsdaten aller Arbeitgeber sind in der von allen Sozialversicherungsträgern genutzten Betriebsstättendatei der Bundesagentur für Arbeit (BA) gespeichert. Die erforderlichen Betriebsdaten des Arbeitgebers werden erstmalig bei der Vergabe einer Betriebsnummer durch den Betriebsnummern-Service (BNS) der BA in Saarbrücken erfasst. Änderungen der Betriebsdaten sind vom Arbeitgeber unverzüglich zu melden.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Sozialversicherung: Die Arbeitgeber sind nach § 18i Abs. 4 SGB IV verpflichtet, Änderungen von Betriebsdaten dem Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit unverzüglich zu melden. Einzelheiten zum Verfahren enthalten das Gemeinsame Rundschreiben Meldeverfahren zur Sozialversicherung vom 29.6.2016, die Gemeinsamen Grundsätze für die Datenerfassung und Datenübermittlung nach § 28b Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 bis 3 SGB IV sowie die Gemeinsamen Grundsätze Kommunikationsdaten nach § 28b Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 SGB IV in den jeweils aktuellen Fassungen.

Sozialversicherung

1 Betriebsdaten

Bei der Vergabe einer Betriebsnummer werden die notwendigen Betriebsdaten des jeweiligen Betriebs, insbesondere:

• Name und Anschrift des Betriebs,
• Beschäftigungsort,
• Wirtschaftszweig,
• Rechtsform des Betriebs,
• Unternehmernummer nach dem SGB VII,
• Name, Bezeichnung und Anschrift der "Meldenden Stelle", falls vom Beschäftigungsbetrieb abweichend,
• Ansprechpartner im Meldeverfahren (Name, Telefon, Fax, E-Mail) und
• Korrespondenzadresse

erhoben und von der Bundesagentur betriebsnummernbezogen gespeichert.

Bestimmte Betriebe erhalten darüber hinaus ein besonderes Merkmal: die Kennzeichnung Sofortmeldepflicht, Insolvenzgeld oder U1.

Die Betriebsnummer selbst ist ebenfalls Bestandteil der Betriebsdaten. Sie kann jedoch nicht im Rahmen der Betriebsdatenpflege geändert werden.

2 Meldung geänderter Betriebsdaten

2.1 Meldepflicht des Arbeitgebers

Änderungen der Betriebsdaten sind unverzüglich zu melden. Die Änderungsmeldung erfolgt durch den Arbeitgeber mittels elektronischer Datenübertragung^[1] mit dem Datensatz Betriebsdatenpflege (DSBD). Manuelle Meldungen an den Betriebsnummern-Service (BNS) sind nicht vorgesehen. Können die Daten nicht mit einem Entgeltabrechnungsprogramm übermittelt werden, ist die systemgeprüfte Ausfüllhilfe "SV-Meldeportal" zu verwenden.

Hinweis

Betriebsdatenpflege bei Insolvenz

Nach Eröffnung eines Insolvenzverfahrens ist der Insolvenzverwalter zur Abgabe der Änderungsmeldung verpflichtet.

[1]

S. Melde- und Beitragsnachweisverfahren (automatisiertes).

2.2 Verletzung der Meldepflicht

Eine Änderung der Betriebsdaten ist unverzüglich elektronisch zu übermitteln. Eine nicht bzw. eine nicht unverzüglich abgegebene Meldung der geänderten Betriebsdaten stellt eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit einem Bußgeld bis zu 5.000 EUR geahndet werden kann.

2.3 Empfänger der Meldungen

Der Datensatz DSBD wird an eine vom Arbeitgeber frei wählbare Annahmestelle einer Krankenkasse übermittelt. Die Daten sind nach der Verarbeitung in der zentralen Betriebsstättendatei für sämtliche Krankenkassen, die Rentenversicherungsträger und die Bundesagentur für Arbeit verfügbar.

Hinweis

Änderung nur einmal melden

Ändern sich die Betriebsdaten, muss stets nur ein Datensatz Betriebsdatenpflege übermittelt werden. Die mehrfache Übermittlung einer Änderungsmeldung, z. B. an mehrere Annahmestellen, ist nicht gewollt.

2.4 Meldepflichtige Änderungen

Im Rahmen der Betriebsdatenpflege teilen Arbeitgeber alle betrieblichen Änderungen mit. Änderungen können auf unterschiedlichen Ereignissen beruhen, wie z. B.:

• Betriebsbezeichnung (u. a. Umfirmierung),
• Umzug des Beschäftigungsbetriebs,
• Kommunikationsdaten des Ansprechpartners,
• Betriebsstilllegungen,
• Betriebsaufgaben und
• Änderung der Korrespondenzadresse jeweils bezogen auf die Arbeitgeber-Betriebsnummer.

Hinweis

Änderung der Postanschrift

Die Postanschrift ist Bestandteil der Betriebsdaten und muss im Rahmen der Betriebsdatenpflege aktuell gehalten werden. Abweichende Postanschriften können auf unterschiedliche Weise angegeben werden. Dabei kann es sich um Hausanschriften, Postfachanschriften bei der Deutschen Post, Großempfängeranschriften und Auslandsanschriften handeln. Im Datenbaustein "Abweichende Postanschrift" (DBPA) ist einzutragen, um welche Art der abweichenden Postanschrift es sich handelt.

2.5 Abgabegründe

Die Änderung bestehender Betriebsdaten werden mit dem Datenbaustein DSBD gemeldet.^[1] Es gibt Sachverhalte, die auch ohne Änderung von Betriebsdaten eine Übermittlung des Datenbausteins DSBD erfordern. Dies ist der Fall, wenn der Arbeitgeber den Dienstleister (u. a. Steuerberater, dienstleistendes Rechenzentrum) oder im Rahmen eines Umzugs das Abrechnungsprogramm wechselt. Damit in derartigen Fällen ein DSBD initiativ erzeugt werden kann, sind seit dem 1.1.2022 folgende Abgabegründe verpflichtend:

• 01 = Änderung

  Dieser Abgabegrund ist bei der regulären Änderung von Betriebsdaten zu verwenden.

• 05 = Änderung der Betriebsdaten

  Dieser Abgabegrund erlaubt einen Bestandsabgleich mit der Bundesagentur für Arbeit (BA). Die Initiativmeldung ist erforderlich, sofern in der Entgeltabrechnung bereits aktuelle Angaben gespeichert sind, die in der Datei des Beschäftigungsbetriebs bei der ...