Betriebsveranstaltung: Abrechnung der Aufwendungen / Sozialversicherung

1 Ausnahmen von der Entgelteigenschaft

1.1 Steuerfreie Zuwendungen

Zuwendungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer aus Anlass einer Betriebsveranstaltung gehören grundsätzlich zum Arbeitsentgelt^[1] im Sinne der Sozialversicherung.

Dem Arbeitsentgelt sind Einnahmen nicht zuzurechnen, die zusätzlich zu Löhnen oder Gehältern gewährt werden^[2], soweit sie lohnsteuerfrei sind.^[3] Entsprechend gehören lohnsteuerfreie Zuwendungen aus Anlass einer Betriebsveranstaltung auch nicht zum sozialversicherungsrechtlich relevanten Arbeitsentgelt.

Praxis-Beispiel

Zuwendungen aus Anlass von 2 Betriebsveranstaltungen

Der Arbeitgeber veranstaltet im Februar ein Winterfest. Die Kosten betragen pro Teilnehmer 100 EUR, die er als steuer- und beitragsfreie Zuwendung abrechnet. Das im Juli stattfindende Sommerfest, dessen Kosten pro Teilnehmer 150 EUR betragen, rechnet er bis zur Höhe von 110 EUR ebenfalls als steuer- und beitragsfreie Zuwendung ab. Die verbleibenden 40 EUR pro Arbeitnehmer werden individuell versteuert.

Die Zuwendung aus Anlass des Winterfests und die steuerfrei behandelten 110 EUR des Sommerfests sind kein Arbeitsentgelt und nicht mit Beiträgen zu belegen. Der individuell versteuerte Betrag i. H. v. 40 EUR aus Anlass des Sommerfests stellt hingegen beitragspflichtiges Arbeitsentgelt dar.

[1]

S. Entgelt.

[2]

S. Zusätzlichkeitsvoraussetzung.

[3] § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV.

1.2 Pauschalversteuerung

Soweit Zuwendungen aus Anlass von Betriebsveranstaltung nicht bereits steuerfrei abgerechnet werden, besteht für den Arbeitgeber die Möglichkeit, diese Zuwendungen mit einem Pauschsteuersatz i. H. v. 25 % nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG zu besteuern. Diese pauschal besteuerten Bezüge stellen ebenfalls kein Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung dar.^[1]

Praxis-Beispiel

Pauschal besteuerte Zuwendungen aus Anlass von Betriebsveranstaltungen

Der Arbeitgeber veranstaltet im November eine Weihnachtsfeier. Die Kosten betragen pro Teilnehmer 200 EUR. Davon werden 110 EUR als steuer- und beitragsfreie Zuwendung behandelt. Die verbleibenden 90 EUR pro Arbeitnehmer werden vom Arbeitgeber pauschal besteuert.

Auch der pauschal besteuerte Anteil der Zuwendung stellt kein Arbeitsentgelt dar und ist daher beitragsfrei.

[1] § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV.

1.3 Zeitpunkt der Beurteilung

Die Beurteilung der Arbeitsentgelteigenschaft der Einnahmen aus einer Beschäftigung erfolgt grundsätzlich mit der Entstehung des Beitragsanspruchs.^[1] Der von der Rechtsprechung aufgestellte Grundsatz der Unveränderlichkeit von abgewickelten Beitragsrechtsverhältnisses verhindert eine rückwirkende Veränderung bereits abgerechneter Entgeltabrechnungszeiträume.

[1] § 1 Abs. 1 Satz 2 SvEV.

1.3.1 Auswirkungen einer nachträglichen Änderung der lohnsteuerrechtlichen Behandlung

Eine Beitragspflicht kann nur rückwirkend entfallen, wenn ein Abrechnungsfehler des Arbeitgebers vorliegt, weil die steuerrechtliche Beurteilung des Arbeitsentgelts unzutreffend war. Derartige Berichtigungen müssen bis zur Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung, also spätestens bis zum letzten Tag des Monats Februar des Folgejahres, erfolgen.^[1] Dies gilt auch in den Fällen, in denen Zuwendungen zunächst zulässig steuer- und beitragsfrei behandelt und nachträglich pauschalbesteuert werden (z. B. von Zuwendungen anlässlich von Betriebsveranstaltungen i. S. d. § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG bzw. § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG).

Im Unterschied hierzu sind die Einnahmen, Zuwendungen und Leistungen dem sozialversicherungsrechtlich relevanten Arbeitsentgelt zuzurechnen, wenn der Arbeitgeber im Rahmen der Entgeltabrechnung zwar eine (rechtlich zulässige) steuerfreie oder pauschal besteuerte Behandlung hätte durchführen können, von dieser Möglichkeit jedoch keinen Gebrauch gemacht und die Arbeitsentgeltbestandteile (zunächst) steuerpflichtig belassen hat.

Praxis-Beispiel

Zuwendungen aus Anlass von mehreren Betriebsveranstaltungen

Der Arbeitgeber veranstaltet im Februar ein Winterfest. Die Kosten betragen pro Teilnehmer 20 EUR, die er als steuer- und beitragsfreie Zuwendung abrechnet. Das im Juli stattfindende Sommerfest, dessen Kosten pro Teilnehmer 80 EUR betragen, rechnet er ebenfalls als steuer- und beitragsfreie Zuwendung ab. Im Dezember veranstaltet der Arbeitgeber ein Weihnachtsfest, dessen Kosten pro Teilnehmer 100 EUR betragen.

Für die Arbeitnehmer, die bereits im Februar und Juli am Winter- und Sommerfest teilgenommen haben, bleibt für das Weihnachtsfest im Dezember neben der individuellen Versteuerung nur die Möglichkeit der Pauschalversteuerung. Der Arbeitgeber kann auch rückwirkend die Kosten für das Winterfest im Februar pauschal besteuern und die Kosten des Weihnachtsfestes im Dezember steuerfrei belassen. Nimmt er diese Abwicklung bis zur Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung, also spätestens bis zum 28.2. des nächsten Jahres vor, bleiben die Zuwendungen der 3 Betriebsveranstaltungen beitragsfrei.

[1] § 41b Abs. 1 Satz 2 EStG i. V. m. § 93c Abs. 1 Nr. 1 AO.

1.3.2 Nachträgliche Änderung der Besteuerung im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung

Die nachträgliche Änderung der Besteuerung im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung führt nicht zu einer geänderten Beurteilung der Beitragspflicht, da hier nicht der Arbeitgeber die steuerpflichtige Erhebung ändert, sondern die Finanzverwaltu...