Vorgesetztenbeurteilung zielgerichtet durchführen / 11.1 Wer eröffnet dem Vorgesetzten die Beurteilung?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, dem Vorgesetzten das Ergebnis der Vorgesetztenbeurteilung mitzuteilen:

• Jeder einzelne Mitarbeiter führt mit seinem Vorgesetzten ein Gespräch und teilt ihm sein Beurteilungsergebnis mit.
• Der Vorgesetzte trifft sich mit der Gruppe seiner Mitarbeiter, lässt sich die Beurteilung(en) einzeln oder als Gruppenurteil vortragen und diskutiert mit seinen Mitarbeitern die Aussagen.
• Die Mitarbeiter setzen sich zusammen, stimmen ihre Beurteilungen ab und fassen sie zu einem Gesamtergebnis zusammen. Sie bestimmen einen Sprecher, der das Gespräch mit dem Vorgesetzten führt.
• Ein neutraler Dritter übernimmt die Rolle eines Coaches oder Moderators. Zunächst moderiert er eine Sitzung, in der die Mitarbeiter ihre Beurteilungen vortragen und dann zu einem gemeinsamen Ergebnis kommen. Dann eröffnet er dem Vorgesetzten dieses Ergebnis.

Welche Vorgehensweise gewählt wird, hängt von der jeweiligen Situation, Konstellation und von der "Reife" der Beteiligten ab:

Hat ein Vorgesetzter nur wenige Mitarbeiter und besteht ein unverkrampftes Vertrauensverhältnis, können Einzelgespräche geführt werden. Der Vorgesetzte erfährt dabei, wann und wie er auf seine Mitarbeiter unterschiedlich wirkt und wo die Übereinstimmungen in den Beurteilungen liegen. Der Vorteil: Der Vorgesetzte erhält ein umfassendes Bild seiner Wirkung auf andere. Auch kann er sich bei seiner Führung besser auf die einzelnen Typen, Charaktere und Wünsche seiner Mitarbeiter einstellen. Er erhält auch interessante Ergänzungen seines Selbstbildes und eine Verringerung seines "blinden Flecks". Nachteile und mögliche Gefahren: Einzelne Mitarbeiter können bei negativen Urteilen spätere Nachteile befürchten und deshalb "geschönte" Urteile abgeben oder – um sich einzuschmeicheln – "Gefälligkeitsurteile" abliefern. Außerdem: Bei einer großen Zahl von direkt unterstellten Mitarbeitern ist dieses Vorgehen sehr zeitaufwändig.

Sind das Abteilungsklima und die Zusammenarbeit gut, können sich Vorgesetzter und alle Mitarbeiter an einem Termin treffen und gemeinsam die Beurteilung(en) besprechen. Vorteile: Der Vorgesetzte erfährt Einzel- und Gruppenmeinungen, kann vertiefende Fragen stellen und auch seine Sicht allen klarmachen. Gemeinsam können die Beteiligten Verabredungen über die weitere Zusammenarbeit treffen. Die Wahrscheinlichkeit, dass "geschönte" oder "geschmeichelte" Beurteilungen abgegeben werden, ist wegen der "Disziplinierung" durch die Gruppe geringer. Eventuelle Nachteile: Manche Vorgesetzte könnten eine Konfrontation mit der Gruppe befürchten und zum Gegenangriff übergehen. Es kann sich auch ein negativer Gruppenprozess "aufschaukeln", der die weitere Führung und Zusammenarbeit erschwert.

Bei einer großen Zahl von Mitarbeitern ist es rationeller, die Einzelbeurteilungen zusammenzutragen und einen Gruppensprecher zu bestimmen, der das Ergebnis mit dem Vorgesetzten bespricht. Der Vorteil: Diese Vorgehensweise spart Zeit. Der Gruppensprecher trägt ein Gruppenurteil vor und hat bei einer (eher) negativen Beurteilung weniger mit persönlichen Nachteilen zu rechnen. Der Nachteil: Der Vorgesetzte erhält nur ein Gesamtbild; einzelne, vielleicht für ihn wichtige Informationen, kommen nicht zur Sprache. Während der Einführungsphase einer Vorgesetztenbeurteilung und/oder bei einem schlechten Betriebsklima oder bei schwachen Führungskräften kann es sinnvoll sein, einen Außenstehenden (z. B. externer Berater, der bei der Entwicklung des Beurteilungsbogens mitgewirkt hat) als Coach oder Vermittler einzuschalten. Vorteil: Ein neutraler Fachmann kann die Einzelurteile besser gewichten, professioneller zusammenfassen und ohne persönliche Befürchtungen vortragen. Vor allem kann er in der Rolle eines Coaches dem Beurteilten wirkungsvoller einen Spiegel vorhalten und Tipps für den Abbau von Schwächen und Ratschläge für die persönliche Entwicklung geben. — Die meisten Menschen öffnen sich einem Neutralen gegenüber leichter und nehmen auch eher einen Rat an. Möglicher Nachteil: Ein Außenstehender ist nur eingeschränkt auskunftsfähig, wenn der Vorgesetzte konkrete Fragen zum betrieblichen Führungsalltag hat. Außerdem kann er keinen Einfluss auf die spätere Umsetzung beschlossener Änderungen nehmen und keine Kontrollen durchführen.

Praxis-Tipp

Positive Einflussfaktoren

Vorgesetztenbeurteilungen sollten nach Möglichkeit in einer positiven Phase eingeführt werden, nicht hingegen bei wirtschaftlichen Schwierigkeiten, betrieblichen Turbulenzen oder Umorganisationen. Es sind vorab Spielregeln zu vereinbaren, die einen (möglichst von allen) akzeptierten Ablauf sicherstellen. So sollte es dem beurteilten Vorgesetzten überlassen bleiben, ob er mit seinem Vorgesetzten die Beurteilungen besprechen will. Der Vorgesetzte kann das Ergebnis seiner Beurteilung mit seinem Vorgesetzten, einer Führungskraft seiner Wahl oder einem externen Berater (z. B. seinem Coach) besprechen. Weicht nämlich die Beurteilung erheblich von der Selbsteinschätzung des Beurteilten ab, dürften ihm die Urteile s...