Urlaub: Erteilung

Zusammenfassung

Überblick

Der Urlaub ist wesentliches Element des Arbeitsverhältnisses. In diesem Beitrag sind die Regelungen zur Erteilung des gesetzlichen Urlaubs erläutert.

Das Bundesurlaubsgesetz räumt dem Arbeitnehmer zwar gegenüber seinem Arbeitgeber einen Anspruch auf Freistellung von der Arbeitspflicht ein. Es enthält aber keine näheren Regelungen darüber, auf welche Weise der Arbeitnehmer diesen Anspruch geltend machen kann. Lediglich zur Festlegung des Urlaubs hinsichtlich der zeitlichen Lage und der Dauer des Urlaubs trifft § 7 BUrlG Regelungen, die vom Arbeitgeber zu beachten sind. Hierbei handelt es sich um 3 Aspekte:

• Die Festlegung des Urlaubs geschieht durch den Arbeitgeber.
• Der Arbeitgeber muss die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers berücksichtigen.
• Urlaub ist im Zusammenhang zu gewähren.

Gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Aufstellung allgemeiner Urlaubsgrundsätze und des Urlaubsplans. Können im Einzelfall Arbeitgeber und Arbeitnehmer kein Einverständnis über die zeitliche Lage des Urlaubs erzielen, so hat der Betriebsrat auch insoweit ein Mitbestimmungsrecht.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Die maßgeblichen gesetzlichen Vorschriften finden sich im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG). Auch in Tarifverträgen oder Arbeitsverträgen können Regelungen zum Thema Urlaub enthalten sein.

1 Urlaubsantrag

Die Genehmigung von Urlaub setzt einen Antrag des Arbeitnehmers voraus. Im Hinblick auf dessen Form und Frist gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. Ein Urlaubsantrag kann deshalb mündlich oder schriftlich erfolgen. Rein mündliche Urlaubsabsprachen zwischen Belegschaft und Vorgesetzten sind aber aus Beweisgründen nicht empfehlenswert. In vielen Unternehmen existieren deshalb für die Urlaubsplanung inklusive Antrag, Genehmigung und Fristen für Abgabe und Genehmigung des Urlaubsantrags Verfahrensbeschreibungen (Handbücher). In größeren Unternehmen ist das Urlaubsmanagement häufig mit elektronisch gestützten Workflows hinterlegt. Dies ermöglicht sowohl dem Arbeitgeber als auch den Mitarbeitern eine gewisse Planungssicherheit.

Jeder Urlaubsantrag sollte mindestens folgende Angaben erhalten:

1. Name des Mitarbeiters
2. Personalnummer und Abteilung in größeren Unternehmen
3. Start- und Enddatum sowie Anzahl der Urlaubstage

Sinnvoll sind außerdem Datum des Antrags und Unterschrift des Beantragenden.

Für die Genehmigung des beantragten Urlaubs gelten grundsätzlich die Vorschriften über Angebot und Annahme von Willenserklärungen im BGB entsprechend. Das bedeutet: Ein Mitarbeiter, der Urlaub beantragt, ist an seinen Antrag zunächst gebunden. Die Annahme eines mündlichen Angebots, das heißt, die Genehmigung eines mündlichen Urlaubsantrags hat nach § 147 Abs. 1 BGB sofort zu erfolgen. Bittet der Arbeitgeber um eine Fristverlängerung, bleibt das Angebot aufrechterhalten. Reagiert er dagegen gar nicht, erlischt der Antrag wieder. Schriftliche Urlaubsanträge bleiben so lange wirksam wie der Mitarbeiter unter regelmäßigen Umständen mit einer Antwort rechnen kann. Das sind in der Praxis regelmäßig etwa 10 Tage. Ein Urlaubsantrag gilt nur dann als genehmigt, wenn dies dem Mitarbeiter ausdrücklich mündlich oder schriftlich mitgeteilt wird. Es existiert keine Frist, nach der ein Urlaubsantrag automatisch als angenommen gilt.

2 Urlaubsgewährung

2.1 Festlegung durch Arbeitgeber

Die zeitliche Festlegung des Urlaubs im Hinblick auf den Beginn und die Dauer ist Angelegenheit des Arbeitgebers. Dies ergibt sich aus § 7 Abs. 2 BUrlG, wonach Urlaub "zu gewähren" ist.

Urlaubsgewährung bedeutet: Der Arbeitgeber macht dem Arbeitnehmer auf eine für diesen unmissverständliche Art und Weise erkennbar, dass und für welchen Zeitraum er ihn zum Zwecke der Erholung von der Arbeitspflicht befreit.^[1] Unklarheiten gehen zulasten des Arbeitgebers.^[2]

Hinweis

Arbeitgeber kann Urlaubszeitpunkt festlegen

Die Befugnis des Arbeitgebers zur Festlegung des Urlaubs ist nicht von einem Urlaubsverlangen des Arbeitnehmers abhängig.

Der Arbeitgeber kann also den Urlaub auch ohne entsprechendes Urlaubsverlangen des Arbeitnehmers festsetzen. Allerdings ist er hierzu wiederum auch nicht ohne Weiteres verpflichtet. Legt er den Urlaub nicht fest und äußert der Arbeitnehmer auch kein Urlaubsverlangen, so verfällt der Urlaub mit Ablauf der Verfallsfrist. Will der Arbeitgeber hingegen den Urlaub festlegen, so ist er gehalten, sich vorher über die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers zu erkundigen. Denn gemäß § 7 Abs. 1 Satz 1 BUrlG hat der Arbeitgeber die Wünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen. Hält er sich nicht daran, droht die Festsetzung des Urlaubs unwirksam zu sein.

Selbstbeurlaubung

Aus der Festlegungsbefugnis des Arbeitgebers folgt, dass der Arbeitnehmer nicht zur Selbstbeurlaubung berechtigt ist.

Auch wenn alle Voraussetzungen des Urlaubsanspruchs in der Person eines Arbeitnehmers gegeben sind, darf dieser den Urlaub nicht eigenmächtig antreten.^[3] Die Selbstbeurlaubung durch den Arbeitnehmer ist im Regelfall selbst dann unzulässig, wenn der Arbeitgeber seiner Verpflichtung zur Festsetzung des Urlaubs nicht nach...