Umzugskostenerstattung, Inland

Kurzbeschreibung

Muster-Betriebsvereinbarung, Mitarbeiteranschreiben, Abrechnungsbogen und Übersicht über sonstige Umzugsauslagen zu Erstattung von Umzugskosten auf der Grundlage der Beträge, die vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden können.

Vorbemerkung

Der Betriebsrat hat gem. § 87 Abs. 1 Nr. 4 BetrVG, soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht, ein Mitbestimmungsrecht über Zeit, Ort und Art der Auszahlung der Arbeitsentgelte.

Das Mitbestimmungsrecht erstreckt sich auf alle vom Arbeitgeber zu erbringenden Vergütungsleistungen. Auf die einzelnen Bezeichnungen kommt es nicht an. Zum Arbeitsentgelt zählen daher neben Lohn und Gehalt auch Zulagen aller Art, Gratifikationen, Provisionen, Gewinnbeteiligungen, zusätzliches Urlaubsgeld, vermögenswirksame Leistungen, Auslösungen, Sachleistungen (z. B. Unterkunft und Kost) sowie Deputate, Reisekosten, Wegegelder und Spesen. Nicht dem Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 4 BetrVG unterliegt die Höhe der zu zahlenden Arbeitsentgelte. Die in der folgenden Muster-Betriebsvereinbarung genannten Beträge können als beruflich veranlasste Umzugskosten vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.

Hinweis

Steuerfreie Erstattung von Umzugskosten

Die in dieser Betriebsvereinbarung genannten Pauschalen für Umzugsauslagen basieren auf dem BMF-Schreiben vom 21.10.2018[1]:

Pauschbetrag bei Beendigung des Umzugs ab März 2018 ab April 2019 ab März 2020
- für sonstige Umzugsauslagen (Ledige) 787 EUR 811 EUR 820 EUR
- für sonstige Umzugsauslagen (Verheiratete, Lebenspartner, Gleichgestellte) 1.573 EUR 1.622 EUR 1.639 EUR
- für sonstige Umzugsauslagen (jede weitere Person - ohne Ehegatte, Lebenspartner) 337 EUR 329 EUR 322 EUR
für umzugsbedingte Unterrichtskosten für ein Kind 1.984 EUR 2.045 EUR 2.066 EUR

Mitarbeiter sollten darauf hingewiesen werden, dass sie nur beruflich veranlasste (nachgewiesene) Umzugsaufwendungen als Werbungskosten[2] bei den Einkünften aus nichtselbstständiger Tätigkeit ansetzen dürfen, soweit diese nicht steuerfrei vom Arbeitgeber ersetzt worden sind.[3]

Erstattung Umzugskosten Inland XY GmbH

Für die XY GmbH – im Folgenden XY genannt – gilt folgende Betriebsvereinbarung zur "Erstattung Umzugskosten Inland".

1. Umzug

Ein Umzug liegt vor, wenn ein Mitarbeiter[1] die bisherige erste Tätigkeitsstätte aus betrieblichen Gründen wechselt[2] und infolgedessen eine neue Wohnung beziehen muss.

Anspruch auf Umzugskostenvergütung haben versetzte Mitarbeiter. Details müssen vor Durchführung des Umzugs zwischen Mitarbeiter, Führungskraft und Personalabteilung geklärt werden.

Die Grundsätze zur Umzugskostenerstattung gelten, soweit im Folgenden von Ehefrau die Rede ist, auch für den eingetragenen Lebenspartner nach dem LPartG. Zieht eine Mitarbeiterin um, gelten die Grundsätze zur Umzugskostenerstattung auch für den Ehemann bzw. eingetragene Lebenspartnerin nach dem LPartG.

2. Umzugskostenvergütung

Die durch den Umzug zwischen zwei politischen Gemeinden verursachten notwendigen Aufwendungen werden durch die Gewährung der Umzugskostenvergütung erstattet.

2.1 Beförderungsauslagen

Für das Befördern des Umzugsgutes von der bisherigen zur neuen Wohnung werden im Rahmen der Steuergesetzgebung steuerfrei erstattet:

  • Speditionskosten,
  • unvermeidbare Standgelder (Lagerkosten).

Eine Versicherung des Umzugsgutes muss nicht abgeschlossen werden, da dies üblicherweise im Rahmen der Umzugsunternehmen erfolgt bzw. diese für Schäden bei Erbringung der Umzugsdienstleistungen vertraglich und gesetzlich haften.

Bei dem Umzug ist auf eine kostengünstige Durchführung zu achten. XY bestimmt den Spediteur.

2.2 Reisekosten

Erstattet werden die Kosten für die Umzugsreise sowie Tage- und Übernachtungsgeld für den Mitarbeiter, seine Ehefrau und Kinder; ferner für sonstige Verwandte, denen der Mitarbeiter aus gesetzlicher oder sittlicher Verpflichtung sowohl am bisherigen, als auch am neuen Wohnort Wohnung und Unterhalt gewährt.

Tagegeld wird dabei vom Tage des Einladens des Umzugsgutes an bis zum Tage des Ausladens gezahlt, wobei diese Tage zeitanteilig anzusetzen sind. Übernachtungsgeld wird für den Tag des Ausladens des Umzugsgutes nur gewährt, wenn eine Übernachtung außerhalb der neuen Wohnung notwendig ist.

Die Erstattung der Reisekosten richtet sich auch für Familienmitglieder nach den Reisekostenrichtlinien, für Kinder unter 10 Jahren werden als Tage- und Übernachtungsgeld die Hälfte der Beträge gewährt, die dem Mitarbeiter zustehen. Die Fahrtkosten der Familienangehörigen werden bei Benutzung der Deutschen Bahn für die 2. Klasse erstattet. Bei Benutzung eines Pkw wird Kilometergeld gezahlt.

Für eine Reise des Mitarbeiters vom neuen Dienstort zur bisherigen Wohnung zur Durchführung des Umzugs werden die Fahrtkosten wie bei einer Dienstreise erstattet; steuerfrei allerdings nur bis zur Höhe der Bahn 2. Klasse.

Zum Suchen oder Besichtigen einer Wohnung werden im Rahmen der Unternehmens-Richtlinien dem Mitarbeiter und/oder seiner Ehefrau die Kosten bis zu 3 Reisen für höchstens je 2 Reise- und 2 Aufenthaltstage steuerfrei erstattet. Dies gilt entweder für 1 Re...

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