Trennungsprozesse professionell gestalten / 5 Disziplinarische Maßnahmen im Rahmen der Führung vor einer Trennung

Wie bereits beschrieben, sollte die Trennung das letzte – nicht das erste – Mittel bei auftretenden Problemen sein. Von der betriebsbedingten Trennung abgesehen, gibt es im Rahmen der Führung mit den Instrumenten der "Ermahnung" und "Verwarnung" noch wirksame Mittel des disziplinaren Einwirkens auf den Mitarbeiter. Erst wenn diese nicht fruchten, greift man zur bekannten Abmahnung und dann ggf. zur Trennung durch Kündigung.

Leider empfinden Führungskräfte ihre Verantwortung in der Führung allzu oft als ein "Führen unter normalen Bedingungen". Wenn es mal nicht mehr so richtig läuft, wird schnell der "Ball" an die Personalabteilung abgegeben, die sich dann mit Krisen und Trennung auseinander setzen muss. Dass auch die Krise und letztlich auch die Trennung eine elementare Phase der Führung ist, in der eine gute Führungskraft ebenfalls Stärke und Fairness beweisen muss, ist nur selten Bestandteil des Verantwortungsempfindens. Hier gilt es aber anzusetzen, wenn man Trennungsszenarien schon an der Wurzel packen will.

Das folgende Schaubild zeigt sehr übersichtlich die drei Phasen der Führung, in denen es zusammenfassend darum geht, den Mitarbeiter durch entsprechendes Einwirken der Führungskraft, dazu zu bewegen, seine arbeitsvertraglichen Pflichten zu erfüllen. Kommt es zu Verstößen gegen die arbeitsvertraglichen Pflichten, also zu einer Krise bzw. einem Konflikt, obliegt es der Führungskraft, durch geeignete Maßnahmen den betreffenden Mitarbeiter wieder zur Rückkehr in den "normalen" Bereich der Führung zu bewegen. Dazu hat er mit dem im Folgenden näher erläuterten Instrumentarium verschiedene Mittel, die es eskalationsförmig anzuwenden gilt. Wenn der Mitarbeiter aber partout nicht auf der dargestellten Führungsampel von "Gelb" zurück auf "Grün" folgen will, so muss er auch moralisch gesehen eine Trennung hinnehmen, die "Ampel steht auf Rot". In Verbindung mit den in Wirkungsmechanismen genannten Handlungsmaximen bzw. Führungswerten – visualisiert durch das Spielfeld – ergibt sich so eine für die Beteiligten und Betroffenen nachvollziehbare Welt des Verhaltens in schwierigen Situationen.

Überblick über den Gesamtführungsprozess

Praxis-Tipp

Trennungskompetenz für alle Führungskräfte

Beispiele von Unternehmen, die sich mit den dargestellten Werte- (Spielfeld eingerahmt durch vier Führungswerte) und Prozess-Betrachtungen (drei Phasen der Führung gekoppelt mit Ampelfarben) im Rahmen von Inhouse-Trainings auseinander gesetzt haben, haben gezeigt, dass eine solch konstruktive Herangehensweise an das Thema Trennung, allseits stärker – inhaltlich aber auch moralisch – akzeptiert wird als eine rein juristische Betrachtung des Trennungsvorgangs. Sie kann und sollte unter diesen Vorzeichen verpflichtender Bestandteil der Führungskräfte-Weiterbildung sein, völlig losgelöst von aktuell anstehenden Trennungsszenarien, die dann ohnehin nicht die Zeit für eine Beschäftigung mit den Themen lassen. Deshalb nehmen Sie diese Themen rechtzeitig proaktiv und strategisch vorausschauend in Ihre Führungskräfte-Ausbildung auf, bevor ein akuter Bedarf Ihnen nur noch die Reaktion ermöglicht.

Die beiden disziplinarischen Instrumente Ermahnung und Verwarnung haben Gemeinsamkeiten:

• Sie können sowohl mündlich als auch schriftlich erfolgen. Werden sie mündlich durchgeführt, so ist es sinnvoll, ein Gesprächsprotokoll darüber anzufertigen. So ist dem Mitarbeiter in jedem Fall eine Kopie auszuhändigen.
• Der Sachverhalt muss immer erfasst werden: Wer hat was, wann, wo, wie, wie oft getan bzw. unterlassen.

Da die beiden Mittel Ermahnung und Verwarnung unbekannter sind als die Abmahnung, seien sie hier auch noch einmal kurz beschrieben:

1. Die Ermahnung ist die schwächste Form des Vorgehens bei disziplinarischem Fehlverhalten des Mitarbeiters. Sie verfolgt das Ziel, dem Mitarbeiter das Fehlverhalten bewusst zu machen und ihn mahnend zu belehren bzw. aufzufordern, sein Verhalten zu ändern bzw. zu korrigieren. Sie geht nicht in die Personalakte ein und kann im Falle einer Kündigung nicht verwertet werden.
2. Die Verwarnung ist ein schärferes Geschütz. Wie das Wort sagt, beinhaltet die Verwarnung eine Warnung an den Mitarbeiter, sein Verhalten zu korrigieren und ihm für den Fall des Nichtstuns die Folgen aufzuzeigen, nämlich mit Abmahnung zu eskalieren. Auch sie geht nicht in die Personalakte ein und kann im Fall einer Kündigung nicht verwertet werden. Sie sollte aber in jedem Fall schriftlich erstellt werden und vergleichbar zu einer Abmahnung in einem persönlichen Gespräch erklärt und übergeben werden. Eine Übergabebestätigung ist sinnvoll, damit dem Mitarbeiter die Ernsthaftigkeit Ihres Ansinnens klar wird.

Der Aufbau der Verwarnung ist dem der Abmahnung vergleichbar. Lediglich die Schlussformel ist nicht wie in der Abmahnung "sollten Sie Ihr Verhalten nicht ändern, müssen Sie mit der Kündigung Ihres Arbeitsverhältnisses rechnen", sondern "…müssen Sie mit der Abmahnung Ihres Verhaltens rechnen".

Die Verwarnung sollte zu den sonstigen Führungsunterlagen der Führung...