Durch die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) ist es dem Arbeitgeber vorgeschrieben, auch für beschäftigte Studenten – unabhängig davon, ob sie versicherungsfrei oder versicherungspflichtig sind – Entgeltunterlagen in Form eines Jahreslohnkontos oder Sammlungen von Lohn-/Gehaltsabrechnungen in zeitlicher Folge zu führen.[1]
Zu dokumentierende Angaben
Damit die versicherungsrechtliche Beurteilung bei einer Betriebsprüfung nachvollzogen werden kann, ist
- der Status des Beschäftigten (Student),
- die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit,
- das vertraglich vereinbarte Arbeitsentgelt,
- die aktuelle Immatrikulationsbescheinigung,
- das tatsächlich gezahlte Arbeitsentgelt (getrennt nach laufendem und einmalig gezahltem Arbeitsentgelt) und
- die Entscheidung der Finanzbehörden, dass die vom Arbeitgeber getragenen oder übernommenen Studiengebühren für ein Studium des Beschäftigten steuerrechtlich kein Arbeitslohn sind sowie
- der Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht (mit Tag des Eingangs)
festzuhalten bzw. zu den Entgeltunterlagen zu nehmen.
Dokumentation aller Unterlagen
Bei Einstellung eines Studenten sollten dessen sämtliche Beschäftigungen und Beschäftigungszeiten innerhalb des letzten Jahres unter Angabe der wöchentlichen Arbeitszeit schriftlich angegeben werden.
Der Student sollte außerdem erklären, ob er zur selben Zeit noch weitere Jobs ausführt.
Eine Kopie der aktuellen Immatrikulationsbescheinigung des beschäftigten Studenten ist zu den Personalunterlagen zu nehmen. So kann gegenüber einem Betriebsprüfer dokumentiert werden, warum keine Beiträge entrichtet wurden.
S. Lohnkonto.
Das ist nur ein Ausschnitt aus dem Produkt Personal Office Premium. Sie wollen mehr?
Jetzt kostenlos 4 Wochen testen
Anmelden und Beitrag in meinem Produkt lesen