Sofortmeldung, häufigste Fragen

Kurzbeschreibung

Die wichtigsten Fragen in Bezug auf die Sofortmeldung, welche Arbeitgeber bzw. Entgeltabrechner bewegen, werden hier beantwortet. Seit 1.1.2009 sind Betriebe bestimmter Branchen spätestens bei Beschäftigungsaufnahme eines Arbeitnehmers zur Übermittlung einer Sofortmeldung verpflichtet.

Fragen und Antworten

Da die betrieblichen Anwendungsbereiche der Sofortmeldepflicht und der Ausweismitführungspflicht in den entsprechenden Vorschriften (§ 28a SGB IV, § 2a SchwarzArbG) identisch und zudem unter den beteiligten Stellen abgestimmt sind, gelten die im Folgenden gemachten Aussagen nicht nur hinsichtlich der Sofortmeldungen, sondern zugleich auch für die Mitführungspflicht.

Fragen Antworten / Sachverhalte
Ist die Stornierung und Neumeldung einer Sofortmeldung auch erforderlich, wenn sich der Name, die Versicherungsnummer, Belastungsangaben oder die Adresse ändern? Es gelten die allgemeinen Melderegeln. Bei unberechtigter Meldung ist die Meldung zu stornieren, bei fehlerhaften Angaben ist die Meldung zu stornieren und mit den korrekten Daten neu einzugeben.
Müssen die mit einer Sofortmeldung übermittelten Datenbausteine Geburtsangaben (DBGB) und Anschrift (DBAN) vollständig nach Anlage 9 des gemeinsamen Rundschreibens zum Meldeverfahren ausgefüllt sein? Ja.
Ist die Sofortmeldung auch im Lohnkonto zu dokumentieren? Ja, wie alle anderen Meldungen auch.
Muss die Sofortmeldung gegenüber dem Arbeitnehmer nachgewiesen werden? Ja, nach § 25 DEÜV.
Ist das Datenübertragungsprotokoll als Nachweis der Abgabe der Sofortmeldung für den Arbeitgeber ausreichend?

Nein.

Das Datenübermittlungsprotokoll wird aber als Indiz für eine Übermittlung an die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung gewertet und ist bei der Aufklärungsarbeit der Behörden der Zollverwaltung zu berücksichtigen.
Ist nach der Beschäftigungsaufnahme und der bereits abgegebenen Anmeldung (Abgabegrund 10) eine Sofortmeldung nachzuholen? Das Problem stellt sich nicht, da aus gesetzlichen Gründen spätestens bei Arbeitsaufnahme eine Sofortmeldung abzusetzen ist. Versäumt der Arbeitgeber die rechtzeitige Abgabe der Sofortmeldung, ist diese nachzuholen. Grundsätzlich sind verspätete Meldungen wie fehlende Meldungen bußgeldbewehrt (§ 111 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV).
Ist bei einer Anmeldung, die nachträglich geändert wird (z. B. Änderung des Datums der Beschäftigungsaufnahme) auch eine Änderung der bereits abgegebenen Sofortmeldung erforderlich?

Ja.

Nur so ist ein Abgleich zwischen Sofortmeldung und Anmeldung durch die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung möglich.
Eine Sofortmeldung wurde bereits abgegeben. Am Tag der Beschäftigungsaufnahme ist der Arbeitnehmer jedoch verhindert und nimmt die Beschäftigung später auf. Die Anmeldung (Abgabegrund 10) erfolgt erst zum Tag, an dem die Beschäftigung tatsächlich aufgenommen wird. Wie ist mit den unterschiedlichen Daten der Beschäftigungsaufnahme aus der Sofortmeldung und der Anmeldung umzugehen? Die Sofortmeldung ist zu stornieren und neu einzugeben.
Darf die Stornierung einer Sofortmeldung ohne Versicherungsnummer (VSNR) erfolgen?

Nein.

Die Stornierung hat stets mit VSNR zu erfolgen.
Welche Folgen hat die Unterlassung der Übermittlung einer Sofortmeldung? Die Unterlassung einer Sofortmeldung ist eine Ordnungswidrigkeit und kann nach den Bußgeldvorschriften des § 111 SGB IV mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 EUR geahndet werden.

Zuständigkeit für verbindliche Entscheidungen

Wer entscheidet verbindlich über die Frage, ob eine Sofortmeldung abgegeben werden muss?
Im Einzelfall entscheidet die zuständige Einzugsstelle (Krankenkasse oder Minijob-Zentrale) verbindlich über die Pflicht zur Abgabe der Sofortmeldung. Es wird empfohlen, eine schriftliche Entscheidung einzufordern. Soweit eine Entscheidung noch nicht getroffen wurde, kann diese im Rahmen der Betriebsprüfung durch den zuständigen Rentenversicherungsträger vorgenommen werden.
Welche Informationsmöglichkeiten hat der Arbeitgeber, um zu entscheiden, ob er zu den sofortmeldepflichtigen Wirtschaftbranchen gehört? Informationen erfolgen durch allgemeine Publikationen. In Zweifelsfällen kann sich der Arbeitgeber an eine Einzugsstelle (Krankenkasse oder Minijob-Zentrale) wenden, die rechtsverbindlich feststellt, ob er zur Abgabe einer Sofortmeldung verpflichtet ist.

Zeitpunkt der Abgabe der Meldung

Wie genau ist der im Gesetz genannte Abgabezeitpunkt "spätestens bei Beschäftigungsaufnahme" zu verstehen?
Beginnt die Beschäftigung um 6:00 Uhr morgens, ist die Sofortmeldung bis spätestens 6:00 Uhr abzugeben.

Änderungen im Versicherungsverhältnis

Sind bei Änderungen im Versicherungsverhältnis bei unveränderter Beschäftigung im selben Betrieb weitere Sofortmeldungen erforderlich?

Nein.

Soweit das Beschäftigungsverhältnis ununterbrochen beim selben Arbeitgeber fortbesteht, lösen Änderungen im Versicherungsverhältnis z. B. durch Krankenkassen-, Beitragsgruppen- und Personengruppenwechsel keine neue Pflicht zur Sofortmeldung aus, auch wenn eine Ab- und Anmeldung zur Sozialversicherung zu erstellen ist.

Arb...

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