Grundsätzlich kann eine Rückzahlungsvereinbarung ohne Einhaltung einer Form von den Arbeitsvertragsparteien getroffen werden. Einschränkungen bestehen nur dann, wenn die Rückzahlungsklausel
- nach Abschluss des Arbeitsvertrags bzw. während eines bestehenden Arbeitsverhältnisses vereinbart wird und
- für das Arbeitsverhältnis eine konstitutive Schriftformklausel gilt.
In diesem Fall muss die Vereinbarung über die Rückzahlungsverpflichtung schriftlich erfolgen, d. h. das entsprechende Schriftstück ist von beiden Parteien eigenhändig zu unterschreiben. Ansonsten ist die Vereinbarung regelmäßig unwirksam.
Schriftformerfordernis beachten
Ein Schriftformerfordernis kann sich nicht nur aus dem Arbeitsvertrag, sondern auch aus einem Tarifvertrag ergeben, der entweder kraft Tarifbindung, einzelvertraglicher Bezugnahme oder Allgemeinverbindlichkeit auf das Arbeitsverhältnis Anwendung findet.
Üblich und uneingeschränkt zu empfehlen ist allerdings die schriftliche Vereinbarung über die Rückzahlungsverpflichtung des Arbeitnehmers. Auf diese Weise können Streitigkeiten um Reichweite und Inhalt der Rückzahlungsklausel vermieden bzw. reduziert werden. Daneben dürfte eine Rückzahlungsklausel auch zu den wesentlichen Vertragsbedingungen des § 2 Abs. 1 NachwG zählen, über die vom Arbeitgeber ein schriftlicher Nachweis spätestens einen Monat nach Vertragsabschluss zu erstellen ist. Wird die Vereinbarung während des Arbeitsverhältnisses getroffen, hat der Nachweis spätestens einen Monat nach der Vereinbarung zu erfolgen.[1] Die gesonderte Nachweispflicht entfällt, wenn die Rückzahlungsklausel in einem schriftlichen Arbeitsvertrag oder – während des Arbeitsverhältnisses – in einem Schriftstück getroffen wird, welches dem Arbeitnehmer ausgehändigt wird.[2]
Schriftliche Vereinbarung gegen Quittung aushändigen
Um Streitigkeiten über Wirksamkeit und Inhalt einer Rückzahlungsklausel zu vermeiden, sollte diese entweder im schriftlichen Arbeitsvertrag aufgenommen werden oder – bei Abschluss während des Arbeitsverhältnisses – in einer schriftlichen Vereinbarung. Dabei ist wegen der Anforderungen des Nachweisgesetzes darauf zu achten, dass dem Arbeitnehmer ein Exemplar des schriftlichen Arbeitsvertrags oder der nachträglich getroffenen Rückzahlungsvereinbarung gegen Quittung ausgehändigt wird. Insoweit sollten 2 im Original unterschriebene Exemplare vorliegen.
Allein die Aufforderung eines Arbeitnehmers, ihm anlässlich der Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine Rechnung über "noch offene" Fortbildungskosten zu erstellen, stellt kein selbstständiges Schuldversprechen oder abstraktes Schuldanerkenntnis i. S. d. §§ 780, 781 BGB dar, sofern nicht weitere Umstände hinzutreten.[3]
Unbedingt zu empfehlen ist, dass eine Rückzahlungsverpflichtung über die Erstattung von Ausbildungs- oder Fortbildungskosten vor Aufnahme der Qualifikationsmaßnahme und vor einer kostenpflichtigen Beauftragung vereinbart wird. In diesem Fall kann sich der Arbeitnehmer frei entscheiden, ob er sich entsprechend der Rückzahlungsvereinbarung an den Betrieb binden will. In 2 Entscheidungen hat das BAG die formellen Anforderungen an die Vereinbarung von Rückzahlungsklauseln während einer bereits begonnenen Ausbildung verschärft. So
- muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bei länger dauernden Ausbildungsmaßnahmen[4] eine angemessene Überlegungsfrist einräumen, innerhalb derer sich der Arbeitnehmer entscheiden kann, ob er die Ausbildung ohne Kostenrisiko fortsetzen oder aufgeben will[5];
- darf die Vereinbarung, die den Arbeitnehmer zur Rückzahlung von Ausbildungskosten verpflichtet, nicht unter Druck während der Dauer der Ausbildung erzwungen werden. Der Arbeitnehmer muss vielmehr auf alle Folgen, die sich für ihn aus dem Abschluss einer solchen Vereinbarung ergeben, zu Beginn der vereinbarten Ausbildung klar und unmissverständlich hingewiesen werden.[6]
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