Wie bisher ist der Werbungskostenabzug von Unterbringungskosten nur zulässig, wenn der Arbeitnehmer die Kosten durch entsprechende Rechnungsbelege nachweist. Der verlangte Einzelnachweis der angefallenen Aufwendungen gilt sowohl für Inlands- als auch für Auslandsübernachtungen.
Übernachtungspauschalen steuerfrei erstattungsfähig
Im Rahmen der Reisekostenerstattung kann anstelle der tatsächlichen Kosten ein steuerfreier Pauschbetrag von 20 EUR pro Inlandsübernachtung angesetzt werden.
Für Auslandsreisen gelten die vom BMF bekanntgegebenen Auslandsübernachtungsgelder, die der Arbeitgeber alternativ als Pauschale steuerfrei ersetzen darf.
Umfang der abzugsfähigen Unterkunftskosten
Zu den Übernachtungskosten der beruflichen Auswärtstätigkeit zählen – neben den Rechnungsbelegen für die Nutzung eines Hotelzimmers:
- Mietaufwendungen für die Nutzung eines (ggf. möblierten) Zimmers oder einer Wohnung sowie
- Nebenleistungen, z. B. Kultur- und Tourismusförderabgabe, Kurtaxe/Fremdenverkehrsabgabe,
- bei Auslandsübernachtungen die besondere Kreditkartengebühr bei Zahlungen in Fremdwährungen.
Wegfall der bisherigen Angemessenheitsprüfung
Der Gesetzwortlaut begrenzt den Werbungskostenabzug bzw. steuerfreien Arbeitgeberersatz auf die notwendigen Mehraufwendungen der beruflich veranlassten Übernachtung. Auch wenn danach eine Angemessenheitsprüfung bezüglich der Höhe der begünstigten Übernachtungskosten möglich erscheint, etwa die Begrenzung auf eine bestimmte Hotelkategorie oder hinsichtlich der Größe der Unterkunft, ist die Notwendigkeit der Aufwendungen nach Auffassung der Finanzverwaltung nur dem Grunde nach unter dem Gesichtspunkt der beruflichen Veranlassung zu prüfen.[1] Der berufliche Anlass indiziert die Notwendigkeit des Übernachtungsmehraufwands aufgrund der Reisetätigkeit des Arbeitnehmers.
Reisekosten nur für auswärtige Zweitunterkunft
Unterkunftskosten im Rahmen einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit sind nur dann im Sinne der beruflichen Veranlassung notwendig und dürfen damit abgezogen bzw. steuerfrei ersetzt werden, wenn daneben noch eine andere Wohnung besteht, an welcher der Arbeitnehmer seinen Lebensmittelpunkt hat. Diese "Hauptwohnung" muss – anders als bei der doppelten Haushaltsführung – nicht die Kriterien eines eigenen Hausstands erfüllen. Ausreichend ist auch der Lebensmittelpunkt in der elterlichen Wohnung, wo der Arbeitnehmer ein Zimmer bewohnt.
Ist die Unterkunft am auswärtigen Tätigkeitsort die einzige Wohnung bzw. Unterkunft des Arbeitnehmers, liegt kein beruflich veranlasster Mehraufwand vor, der als Reisekosten abgezogen oder steuerfrei erstattet werden kann. Bei den Kosten für die auswärtige Wohnung handelt es sich in diesen Fällen um Aufwendungen für die private Lebensführung.
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