Fehlzeitenmanagement / 6.3 Fehlzeiten- und Rückkehrgespräche

Unabhängig davon, ob der Mitarbeiter das erste Mal krankheitsbedingt ausgefallen ist oder sich seine (Kurz-)Erkrankungen wiederholen, der Vorgesetzte sollte auf jeden Fall immer direkt ein Gespräch führen. Selbstverständlich je nach Erkrankung und deren Dauer mit den entsprechenden Inhalten und Konsequenzen. Vielleicht können Sie sich sogar auf eine in Ihrem Betrieb vorhandene Betriebsvereinbarung stützen und sich so sicher sein, dass auch der Betriebsrat Maßnahmen der Fehlzeitenreduzierung unterstützt.

Gesprächsleitfaden

Bei der Vorbereitung auf das Gespräch sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:

• Führen Sie das Rückkehrgespräch idealerweise gleich am ersten Tag nach Erkrankung.
• Führen Sie das Gespräch unter vier Augen und vier Ohren.
• Machen Sie keine Ausnahmen – führen Sie mit jedem Rückkehrer ein Gespräch.
• Bereiten Sie sich gut vor.

Grundlegende Gesprächsinhalte:

• Positiver Einstieg: Freude darüber zum Ausdruck bringen, dass der Mitarbeiter wieder gesund ist.
• Information des Mitarbeiters über die betrieblich relevanten Vorkommnisse während der Abwesenheit.
• Zeigen Sie dem Mitarbeiter, dass er vermisst wurde und informieren Sie über den Verlauf der Vertretung und ggf. offener Punkte, die dringend erledigt werden müssen.
• Erkundigen Sie sich nach seiner gesundheitlichen Verfassung, ggf. der Krankheitsursache (Fürsorgepflicht) und ob er wieder uneingeschränkt einsatzbereit ist.

Das Hauptziel des Gespräches bei einmaliger/seltener Erkrankung ist der Appell an das Verantwortungsgefühl des Mitarbeiters (auch als "Vorbeugung"). Durch den Ausdruck von Wertschätzung für den Mitarbeiter und seine Arbeitsleistung wird i. d. R. eine gewisse Motivation erzielt.

Wenn andere Gründe als eine echte, unvermeidbare Erkrankung hinter der Abwesenheit des Mitarbeiters vermutet werden, sollten die Gesprächsinhalte u. U. ergänzt werden.

Häufige Kurzerkrankungen

Bei manchen Mitarbeitern gibt es ein Muster von häufigen Kurz-Erkrankungen (vorzugsweise vor/nach Wochenenden oder Feiertagen). Diese Information sollte zunächst als ein Signal gewertet werden. Meist sind diese ein Symptom für Unzufriedenheit, mangelnde Motivation, schlechte Arbeitsbedingungen, private Probleme, Über- oder Unterforderung. Ziel des Gesprächs muss dann sein:

• die Ursachen herauszufinden,
• gemeinsam mit dem Mitarbeiter Lösungen zu erarbeiten (ggf. Betriebsrat einbinden!),
• die Maßnahmen in einem schriftlichen Kurzprotokoll festzuhalten und gemeinsam deren Umsetzung zu überprüfen.

Wenn diese Gespräche und Vereinbarungen erfolglos sind und die häufigen Kurzerkrankungen weiter bestehen, gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Der Mitarbeiter ist gesundheitlich ernsthaft und längerfristig beeinträchtigt. Wenn der Betrieb auf die Erkrankung keinen Einfluss nehmen kann, müssen Sie sich nun überlegen, ob der Mitarbeiter noch "tragbar" ist. Falls nicht, muss über die Einholung eines gesundheitlichen Gutachtens nachgedacht werden, um eine Zukunftsprognose zu erhalten. Eine andere Möglichkeit ist die Überprüfung der arbeitsrechtlichen Situation mit dem Ziel der Kündigung. Hier sollten Sie eng mit dem Betriebsrat zusammenarbeiten. Manchmal kann die Lösung z. B. auch in einer (vorübergehenden) Versetzung oder Reduzierung der Wochenarbeitszeit liegen.

2. Die Gründe der Erkrankung sind – trotz aller Anstrengungen – betrieblich nicht zu lösen. Hier gilt es, die Kontrollmaßnahmen zu verstärken und ausführliche Gesprächsprotokolle anzufertigen, im Wiederholungsfall über Abmahnung, Versetzung oder letztendlich die Kündigung nachzudenken. Auch hier sollten Sie sich rechtlich genauestens informieren und den Betriebsrat einbeziehen.

Gespräch nach verdächtiger Fehlzeit

Sobald ein begründeter Verdacht vorliegt, dass ein Mitarbeiter seiner Pflicht zur Erbringung der Arbeitsleistung vorsätzlich nicht nachgekommen ist, sollte diesem nachgegangen werden. Wenn er sich bestätigt, fällt dieses Verhalten unter Entgeltfortzahlungsbetrug. Ihr Ziel ist es daher, zunächst die Sachlage zu klären:

• Konfrontieren Sie den Mitarbeiter sachlich und ruhig mit den vorliegenden Zeugenaussagen.
• Hören Sie sich seine eventuelle Gegendarstellung an.
• Je nach Ausmaß des Vergehens: Rügen Sie den Mitarbeiter schriftlich, mahnen Sie ab oder bereiten Sie die Kündigung vor.

Hinweis

Einwandfreies Vorgehen

Beziehen Sie jeweils unbedingt den Betriebsrat mit ein, fertigen Sie ggf. ein Protokoll an und informieren Sie sich genau über die arbeitsrechtliche Sachlage.

Standardisierte Rückkehrgespräche

In der Praxis zeigt sich, dass die Einführung eines so genannten Stufen-Modells zur Reduzierung von Krankheitszeiten Erfolg bringt. Dies bedeutet, dass nach jedem Arbeitsunfähigkeitsfall ein Gespräch mit dem Mitarbeiter geführt wird. Erfolgt eine erneute Arbeitsunfähigkeit innerhalb von sechs Monaten, ändert sich der Inhalt und Gesprächspartner, d. h. die Bedeutung nimmt zu, um so dem Mitarbeiter die Wichtigkeit seiner Anwesenheit und Gesundheit aufzuzeigen. Wenn zwischen den einzelnen Krankheitstagen mehr als sechs Monate liegen, beginnt der...