Sachverhalt
Anlässlich einer eintägigen Fortbildungsveranstaltung stellt der Arbeitgeber den teilnehmenden Mitarbeitern ein Mittagessen zur Verfügung. Der Wert der gestellten Mahlzeit beträgt 15 EUR. Die Abwesenheitsdauer der Mitarbeiter beträgt 9 Stunden.
Welche steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Möglichkeiten ergeben sich, wenn
a) der Arbeitgeber Spesen in maximal steuerfreier Höhe gewähren will oder
b) die Firma keine Spesen gewährt?
Ergebnis
Das durch den Arbeitgeber bereitgestellte Mittagessen kann grundsätzlich mit dem Sachbezugswert von 4,13 EUR (2024) bewertet werden, weil der Preis unter 60 EUR liegt. Ein Ansatz mit dem Sachbezugswert als Arbeitslohn scheidet aber aus, wenn den Mitarbeitern für die Tage aus steuerlicher Sicht Verpflegungsspesen zustehen. Dies ist hier in beiden Fallkonstellationen der Fall.
Die Teilnehmer waren mehr als 8 Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend. Steuerlich steht ihnen damit eine Pauschale von 14 EUR zu. Wegen der Mahlzeitengestellung ist diese jedoch um 40 % der vollen Tagespauschale von 28 EUR zu kürzen. Deshalb sind die Spesen um 11,20 EUR zu mindern. Es verbleibt noch eine Verpflegungspauschale von 2,80 EUR.
Diesen Betrag kann der Arbeitgeber steuerfrei erstatten (Variante a) oder der Mitarbeiter kann den Betrag in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen (Variante b).
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