Praxis-Beispiele: Reisekostenabrechnung / 10 Mitnahme der Ehefrau

Sachverhalt

Ein Abteilungsleiter nimmt an einem 2-tägigen Kongress in Baden-Baden in Begleitung seiner Ehefrau teil. Die 300 Kilometer dorthin legt er mit seinem privaten Pkw zurück.

Er fährt am Mittwoch gegen 17:00 Uhr von zu Hause los.

Die 2 Übernachtungen kosten 400 EUR ohne Frühstück. Ein entsprechendes Einzelzimmer hätte für 2 Nächte 300 EUR ohne Frühstück gekostet.

Am Freitag fährt der Mitarbeiter nach Ende des Kongresses nach Hause und kommt dort gegen 21:00 Uhr an.

Er bittet den Arbeitgeber um Erstattung der angefallenen Reisekosten.

Auf Nachfrage erklärt der Abteilungsleiter, dass die Mitnahme seiner Frau zwingend notwendig war. Auch die anderen Kongressteilnehmer wurden von ihren jeweiligen Partnern begleitet. Insbesondere für die Abendveranstaltung waren die Partner ausdrücklich mit eingeladen. Zudem habe seine Ehefrau während der übrigen Zeit Kontakte mit Partnerinnen von potenziellen Kunden geknüpft. Aus diesen Kontakten verspreche er sich neue Absatzmöglichkeiten für die Firma.

Die Hotelkosten sollen dem Arbeitnehmer auch insoweit erstattet werden, wie sie auf die Ehefrau entfallen. Zudem werden vom Arbeitgeber Fahrt- und Verpflegungskosten in der steuerlich zulässigen Höhe ausgezahlt.

Welche steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Folgen ergeben sich aus der Erstattung?

Ergebnis

Der Abteilungsleiter hat eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit unternommen, weil er aus beruflichen Gründen außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte und auch außerhalb seiner Wohnung tätig geworden ist. Dementsprechend dürfen ihm Reisekosten steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden.

Fahrtkosten

Für die Fahrten mit dem Pkw kann ohne Einzelnachweis die Kilometerpauschale von 0,30 EUR je gefahrenen Kilometer erstattet werden. Die Erstattung i. H. v. 180 EUR (600 km x 0,30 EUR) bleibt steuer- und sozialversicherungsfrei.

Verpflegung

Mittwoch und Freitag: Für An- und Abreisetage kann jeweils eine Pauschale von je 14 EUR steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden.

Donnerstag: Die Abwesenheitsdauer beträgt 24 Stunden, die Pauschale beträgt damit 28 EUR.

Übernachtung

Die durch die Mitnahme der Ehefrau entstandenen Kosten sind eine Folge der beruflichen und gesellschaftlichen Stellung des Mitarbeiters und gehören daher zu den Kosten der Lebensführung, auch wenn der Beruf dadurch gefördert wird. Die Mehrkosten betragen 100 EUR.

Die verbleibenden Hotelkosten von 300 EUR, die für ein Einzelzimmer angefallen wären, enthalten kein Frühstück und können dem Mitarbeiter steuer- und sozialversicherungsfrei ausgezahlt werden.

Die darüber hinausgehende Übernachtungskostenerstattung ist voll steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Praxis-Tipp

Etwas anderes kann gelten, wenn durch die Mitnahme des Partners eine andere Arbeitskraft ersetzt wird. Denkbar erscheint ein Einsatz des Partners z. B. auf einer Messe. Bei einer solchen Gestaltung wird das Finanzamt allerdings strenge Maßstäbe anlegen.