Personalakten richtig führen / 8.2 Entfernung aus der Personalakte

Ein unzutreffender Vermerk in der Personalakte ist auf Verlangen des Mitarbeiters aus der Akte zu entfernen.

Bei der Geltendmachung des aus § 78 Satz 1 BetrVG folgenden Anspruchs auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte handelt es sich um ein höchstpersönliches Recht. Der Betriebsrat kann daher keine Ansprüche für ein betroffenes Betriebsratsmitglied geltend machen.^[1]

Arbeitnehmer können in entsprechender Anwendung von §§ 242, 1004 Abs. 1 BGB die Entfernung einer zu Unrecht erteilten Abmahnung aus ihrer Personalakte verlangen; der Anspruch besteht, wenn die Abmahnung inhaltlich unbestimmt ist, unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält, auf einer unzutreffenden rechtlichen Bewertung des Verhaltens des Arbeitnehmers beruht oder den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verletzt.^[2]

Ist das Arbeitsverhältnis bereits beendet, kann ein Anspruch auf Entfernung von Abmahnungen nach §§ 242, 1004 Abs. 1 Satz 1 BGB nur dann bestehen, wenn es objektive Anhaltspunkte dafür gibt, dass die Abmahnung dem Arbeitnehmer noch schaden kann.^[3]

Hinweis

Datenschutzrechtlicher Löschungsanspruch?

In der Rechtsprechung wird vertreten, dass der allgemeine zivilrechtliche Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung und der datenschutzrechtliche Löschungsanspruch 2separate Streitgegenstände darstellen, da der zivilrechtliche Entfernungsanspruch an die inhaltliche Unrichtigkeit der Abmahnung anknüpft, während dies beim datenschutzrechtlichen Löschungsanspruch kein relevantes Kriterium ist.^[4]

Umstritten ist, ob es einen datenschutzrechtlichen Löschungsanspruch für Abmahnungen bei beendetem Arbeitsverhältnis gibt.

Das LAG Sachsen-Anhalt bejaht dies und sieht einen Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte als Fall der Löschung aus Art. 17 Abs 1 DSGVO an.^[5] Das LAG weist dabei ausdrücklich daraufhin, dass nach seiner Rechtsauffassung der Arbeitnehmer nicht anhand konkreter Anhaltspunkte darlegen muss, dass die Abmahnung ihm noch schaden könnte. Demnach sind auch Löschungsansprüche bei beendetem Arbeitsverhältnis möglich.

Das LAG Niedersachsen hat bereits erhebliche Zweifel, ob oder wieweit die traditionell noch in Papierform geführten Personalakten überhaupt vom Regelungsbereich der DSGVO und des BDSG erfasst werden. Einen datenschutzrechtlichen Löschunganspruch – zumindest für Personalakten aus Papier –lehnt es daher ab.^[6] Es gibt bisher keine höchstrichterliche Klärung dieser Frage durch das BAG.

Auch eine zu Recht erteilte Abmahnung ist aus der Personalakte zu entfernen, wenn kein schutzwürdiges Interesse des Arbeitgebers mehr an deren Verbleib in der Personalakte besteht.^[7] Der Arbeitnehmer kann ihre Entfernung also nur dann verlangen, wenn eine Interessenabwägung im Einzelfall ergibt, dass eine weitere Aufbewahrung zu unzumutbaren beruflichen Nachteilen für den Arbeitnehmer führen könnte, obwohl der beurkundete Vorgang für das Arbeitsverhältnis rechtlich bedeutungslos geworden ist.

Der Anspruch auf Entfernung einer zu Recht erteilten Abmahnung setzt nicht nur voraus, dass die Abmahnung ihre Warnfunktion verloren hat. Vielmehr darf der Arbeitgeber darüber hinaus kein berechtigtes Interesse mehr an der Dokumentation der gerügten Pflichtverletzung haben. So kann ein hinreichend lange zurückliegender, nicht schwerwiegender und durch beanstandungsfreies Verhalten faktisch überholter Pflichtenverstoß seine Bedeutung auch für eine später erforderlich werdende Interessenabwägung gänzlich verlieren. Eine nicht unerhebliche Pflichtverletzung im Vertrauensbereich wird demgegenüber eine erhebliche Zeit von Bedeutung sein.^[8]

Beweislast

Ein Arbeitnehmer, der die Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte verlangt, hat zu beweisen, dass die Abmahnung auf unrichtigen Tatsachen beruht und deshalb unberechtigt ist.^[9]

Fehler im Beurteilungsverfahren

Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf Entfernung einer dienstlichen Beurteilung aus seiner Personalakte, wenn sich ein Fehler im Beurteilungsverfahren auf das Beurteilungsergebnis auswirken kann.^[10]

Fehlzeitengespräch

Der Arbeitnehmer hat keinen Anspruch auf Entfernung von Gesprächsniederschriften und Vermerken aus seiner Personalakte, die anlässlich der Erörterung seiner Fehlzeitenproblematik angefertigt worden sind, wenn mangels Hinweises auf die Bestandsgefährdung des Arbeitsverhältnisses keine Abmahnung vorliegt und die Unterlagen auch keine unrichtigen Tatsachenbehauptungen und Rügen von Fehlverhalten des Arbeitnehmers enthalten.^[11]

Minderleistung

Eine Abmahnung ist aus der Personalakte zu entfernen, wenn sie statt eines konkret bezeichneten Fehlverhaltens nur pauschale Vorwürfe enthält. Die Anforderungen an die Konkretisierung der in einer Abmahnung enthaltenen Rüge müssen sich an dem orientieren, was der Arbeitgeber wissen kann. Bei der quantitativen Minderleistung sind dies die Arbeitsergebnisse und deren erhebliches Zurückbleiben hinter den Leistungen vergleichbarer Arbeitnehmer, verbunden mit der Rüge des Arbeitgebers, dass aus seiner Sicht der Arbeitnehmer seine Leistungsfähigkeit pfl...