Die wesentlichen Teilaufgaben der Personaladministration sind:

  • Das Erstellen, Verwalten und Archivieren von Personaldaten. Hierzu gehören Erstellung von Personalstammblättern, Lohn- und Gehaltskonten, (digitalen) Personalakten und -karteien.
  • Die Überwachung der Einhaltung gesetzlicher, tarifvertraglicher und betrieblicher Vorschriften und Regelungen.
  • Das Erstellen und Auswerten von Personaldaten und Informationen mittels Personalinformationssysteme.
  • Die Kontrolle der Personalwirtschaftlichkeit durch die Kontrolle des wirtschaftlichen Einsatzes des Personals und die Analyse der Personalkosten.

Zur Aufgabenerfüllung bedient sich die Personaladministration dabei einiger Hilfsmittel:

  • (digitale) Personalakte,
  • Personalkarteien bzw. -dateien,
  • Personalstatistiken.

Die Personalakte enthält alle Unterlagen eines Mitarbeiters. Hierzu gehören Bewerbungsunterlagen, Dienst- und Arbeitsverträge, Beurteilungen, Schriftverkehr, Zeugnisse, Bescheinigungen, Steuer- und Sozialversicherungsunterlagen usw.

In den Personalstammdaten werden alle ständig benötigten Daten über den jeweiligen Mitarbeiter geführt. Darüber hinaus gibt es i. d. R. noch weitere Mitarbeiterdateien:

  • Urlaubs-/Fehlzeitendatei,
  • Weiterbildungsdatei,
  • Nachwuchsdatei,
  • Nachfolgedatei,
  • Förderungsdatei usw.

Personalstatistiken sind wesentliche Informationsgrundlagen für die Unternehmensleitung, sie werden in regelmäßigen Abständen oder aus bestimmten Anlässen erstellt. Bei den Personalstatistiken gilt wie überall im Unternehmen das Prinzip der Wirtschaftlichkeit. Sinnvolle Personalstatistiken sind beispielsweise:

  • Personalkostenstatistik,
  • Fluktuationsstatistik,
  • Personalstrukturstatistik,
  • Fehlzeitenstatistik.

Die Funktionen der Personalbetreuung sind insbesondere:

  • die Auskunftsfunktion und
  • die Beschwerdefunktion.

Der Arbeitgeber hat eine Fürsorgepflicht für seine Mitarbeiter. Hierzu gehört, dass der Arbeitnehmer umfassende Auskunft über alle Tatbestände, die im Zusammenhang mit seinem Beschäftigungsverhältnis stehen, erhält. Dazu gehören beispielsweise Fragen der gesetzlichen und betrieblichen Altersversorgung, des Steuerrechts und der Sozialversicherung.

Das externe Personalbüro kommt hauptsächlich für kleine und mittlere Unternehmen infrage. Bei Großunternehmen lohnt sich jedoch gegebenenfalls die Gründung einer eigenen Dienstleistungsgesellschaft.

Die Auslagerungsmöglichkeit variiert zwischen vollständiger externer Abwicklung der Personalverwaltung bis zur Auslagerung von Teilbereichen. Die gesamte Palette der Personalverwaltung und -betreuung wird derzeit noch sehr selten extern angeboten. Teilbereiche werden in der Regel von Steuerberatern, insbesondere aber von Buchführungshelfern und Rechenzentren, angeboten. Schwierigkeiten bereiten in diesem Personalbereich insbesondere der gesamte Schriftverkehr und das Vertragswesen. Der Dienstleister sollte möglichst in der Nähe des Unternehmenssitzes angesiedelt sein. Idealerweise werden die Arbeiten (auch) in den Räumen des Unternehmens vom Dienstleister erledigt. Soweit allerdings eine moderne Datenkommunikation verfügbar ist, kann der Dienstleister seinen Sitz auch weiter entfernt haben.

Für die Personalbetreuung ist es wichtig, dass der Dienstleister Sprechstunden vor Ort oder/und darüber hinaus telefonische Beratung in eiligen Fällen anbietet. Wichtig ist, dass das Unternehmen über alle Daten und Auswertungen bei Bedarf kurzfristig verfügen kann. Arbeitsrechtliche Fragen sollten in der Regel nur von Rechtsanwälten oder Verbänden bearbeitet werden.

Bei der Auslagerungsentscheidung von Personalverwaltungs- und -betreuungsfunktionen gilt besonderes Augenmerk der hohen Vertraulichkeit der Prozesse. Es wird höchste Diskretion erwartet und zur optimalen Erledigung der Aufgaben i. d. R. ein umfangreiches "historisches" Firmen- und Mitarbeiterwissen benötigt. In der Praxis kommt es daher oft vor, dass Mitarbeiter des Unternehmens zum Dienstleister wechseln und dort die Arbeit für das Unternehmen erledigen.

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