Bei der funktionalen Gliederung, werden die gesamten Tätigkeiten des Personalwesens nach Funktionen beziehungsweise Aufgaben aufgeteilt. Hierbei lassen sich die Gliederungsstrukturen — getrennt nach Funktionsschwerpunkten und Prozessphasen — unterscheiden.

Unternehmen, die sich für die funktionale Gliederung entscheiden, können diese üblicherweise nur zentral organisieren. Dementsprechend ist an einer bestimmten Stelle im Unternehmen die Personalabteilung angesiedelt. Sie dient als Ansprechpartner für alle Mitarbeiter des Unternehmens.

6.2.1 Gliederung nach Funktionsschwerpunkten

Diese Gliederungsform ist in größeren Unternehmen häufig anzutreffen. Dabei werden die einzelnen Aufgaben nach Funktionen aufgeteilt, indem bestimmte Tätigkeiten ausschließlich von bestimmten Stellen ausgeführt werden. Dadurch erfolgt eine Spezialisierung nach Funktionen.

6.2.2 Gliederung nach Prozessphasen

Bei dieser Variante werden die Aufgaben nach sinnvollen Arbeitsabläufen gegliedert, die in ihrer zeitlichen Folge aneinandergereiht werden.

Diese Gliederungsform kann auch bei der Durchführung von Projekten angewendet werden, indem die Aufgaben gemäß der einzelnen Problemlösungsschritte wie Problemdefinition und Zielsetzung, Planung, Durchführung, Einführung sowie Kontrolle aufgeteilt werden.

6.2.3 Vorteile und Nachteile der funktionalen Gliederung

 
Vorteile Nachteile
Spezialwissen der einzelnen Mitarbeiter Verschiedene Ansprechpartner
Klare Abgrenzung von Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung Begrenzte Vertretungsmöglichkeit anderer Bereiche
Schnelle Bearbeitung Fokus liegt auf der eigenen Aufgabenstellung und nicht der Gesamtbetrachtung
Hohe Anpassungsfähigkeit und Flexibilität Mangelndes Entgegenkommen bei Schnittstellenproblemen

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