Grundsätzlich ist zwischen der funktionalen und der divisionalen Gliederung der Personalabteilung zu unterscheiden. Bei der funktionalen Gliederung werden Arbeitsaufgaben, Tätigkeitsbereiche oder Arbeitsprozesse bestimmten Mitarbeitern zugeordnet. Bei der divisionalen Gliederung wird das Unternehmen aufgeteilt in bestimmte Mitarbeitergruppen oder in Unternehmenseinheiten bzw. Sparten.
Des Weiteren ist zwischen der Zentralisation und der Dezentralisation zu unterscheiden.
Ein Unternehmen hat innerhalb von Deutschland fünf Standorte. Es besteht die Möglichkeit, eine Personalabteilung für alle zentral am Stammsitz einzurichten oder dezentral, d. h., dass jeder Standort seine eigene Personalabteilung (oder Personalverantwortlichen) direkt vor Ort hat.
Dezentralisation bedeutet, dass die Aufgaben direkt vor Ort erledigt werden. Dementsprechend ist auch denkbar, dass innerhalb eines Unternehmens die Personalabteilung nicht zentral an einem bestimmten Ort im Unternehmen, sondern jeweils einem zuständigen Bereich zugeordnet wird, beispielsweise Personalabteilung für die Produktion, für den kaufmännischen Bereich usw. Durch den direkten Ansprechpartner fühlen sich die Mitarbeiter besser betreut und der Fachvorgesetzte wird entlastet.
Ursprünglich war es normal, dass die Personalabteilungen zentral im Unternehmen angesiedelt waren. In den letzten Jahren zeigt sich — sicherlich auch aufgrund der vielfältigen Anforderungen, die an ein Unternehmen gestellt werden — ein Wandel hin zur Dezentralisierung. Der Trend zu mehr Dezentralisierung wird in den nächsten Jahren weiterhin anhalten, um als Unternehmen schneller agieren zu können und den Markterfordernissen zu entsprechen.
Zu beachten ist ferner, dass eine zentrale Personalabteilung immer stärker in die Umsetzung von Strategien und Grundsatzentscheidungen miteinbezogen werden kann, die dezentrale Personalabteilung dafür eine bedeutsame Funktion bei der Betreuung der Mitarbeiter vor Ort hat.
Die vorgestellten Gliederungsarten können miteinander gemischt werden, sodass auf unterschiedlichen oder auch denselben Hierarchieebenen verschiedene Modelle angewendet werden. Der Umfang und die Vielfalt der Aufgaben, welche zu erledigen sind, bleibt davon unberührt.
Für o. g. Beispiel-Unternehmen würde sich evtl. folgende Mischform anbieten: Jeder Standort hat einen "Personaler" vor Ort, der als direkter Ansprechpartner für alle Mitarbeiter des Standortes zur Verfügung steht und sich darüber hinaus um Themen wie Personalbetreuung, Beratung der Führungskräfte und Personalbeschaffung kümmert. Die Gehaltsabrechnung, die Bearbeitung von Grundsatzfragen und die Entwicklung neuer personalwirtschaftlicher Instrumente (z. B. Arbeitszeit- oder Entgeltsysteme) erfolgen zentral am Stammsitz.
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