Organisation der Lohn- und Gehaltsabrechnung / Zusammenfassung

Eine funktionsgerechte Organisation der Lohn- und Gehaltsabrechnung, die sich an den Belangen der Lohnsteuer und Sozialversicherung orientiert, erleichtert die tägliche Arbeit in der Abteilung Entgeltabrechnung. Zudem vermeidet sie unnötige Fehler bei der Berechnung der an das Finanzamt und an die Sozialversicherungsträger abzuführenden Steuern und Beiträge. Für den Arbeitgeber ergibt sich eine große Bandbreite von Tätigkeiten:

• Anlage und Führung von Lohn- und Gehaltsunterlagen,
• Prüfung der Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht,
• Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Ermittlung der Sozialversicherungsbeiträge und Steuern,
• Abgabe von Beitragsnachweisen und Lohnsteueranmeldungen einschließlich der pünktlichen Zahlung sowie weitere Meldungen zur Lohnsteuer und Sozialversicherung,
• Berücksichtigung arbeitsrechtlicher Besonderheiten.

Für die Abwicklung aller Aufgaben ist hinsichtlich des Arbeitsablaufs eine bestimmte Reihenfolge zweckdienlich. Sie dient der ordnungsgemäßen Einbehaltung und Abführung der Lohnabzüge.

Lohnsteuer: Die gesetzlichen Grundlagen finden sich in § 41 EStG (Aufzeichnungspflichten), § 41a EStG (Abführung und Anmeldung der Lohnsteuer), § 41b EStG (Abschluss des Lohnsteuerabzugs) bis zur Überprüfung des korrekten Lohnsteuerabzugs durch das Finanzamt in §§ 41f und 42g EStG (Lohnsteuer-Außenprüfung und Lohnsteuer-Nachschau). Ergänzende gesetzliche Regelungen enthält die Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (§ 4 LStDV).

Sozialversicherung: Zahlreiche gesetzliche Grundlagen im SGB IV und SGB V regeln Details zur Entgeltabrechnung. Die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) enthält zahlreiche Formvorschriften für die Führung von Lohnunterlagen. Meldungen und Beitragsnachweise werden in elektronischer Form übermittelt (§ 28f Abs. 3 SGB IV, Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung - DEÜV, Gemeinsames Rundschreiben zum Meldeverfahren zur Sozialversicherung in jeweils aktuellster Fassung).