Der Arbeitgeber muss die Sozialversicherungsbeiträge, Beiträge für geringfügig Beschäftigte, Umlagen nach dem AAG und die Insolvenzgeldumlage berechnen. Damit die Einzugsstelle (Krankenkasse oder Minijob-Zentrale bei der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See) Höhe und Zusammensetzung des Beitragssolls erfährt, muss der Arbeitgeber den Datensatz "Beitragsnachweis" für jeden Entgeltabrechnungszeitraum erstellen und fristgerecht der Einzugsstelle maschinell übermitteln. Der Beitragsnachweis enthält die abzuführenden Beiträge getrennt nach Beitragsgruppen.[1]
Abgabetermin für den Beitragsnachweis
Der Beitragsnachweis muss spätestens zu Beginn des fünftletzten Bankarbeitstags des Monats der Einzugsstelle vorliegen.
Das Datensatzformat "Beitragsnachweis" ist sowohl für versicherungspflichtige Arbeitnehmer als auch für geringfügig Beschäftigte anzuwenden. Für Monate ohne Beitrag (Beitragsfreiheit des/der Arbeitnehmer wegen Krankengeldbezug) ist ein "0-Beitragsnachweis" an die Krankenkasse/Minijob-Zentrale zu senden. In den Beitragsnachweis können auch Beiträge zur freiwilligen Kranken- und Pflegeversicherung aufgenommen und für den Arbeitnehmer abgeführt werden.
Als Bindeglied zwischen den Lohnunterlagen (Lohnkonten) der einzelnen Arbeitnehmer und dem Beitragsnachweis ist zusätzlich jeden Monat eine Beitragsabrechnung (Krankenkassenliste) zu erstellen. Diese enthält monatlich alle Arbeitnehmer, die bei derselben Krankenkasse gemeldet sind, mit den für sie abzuführenden Beiträgen.
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