Eine besondere Form, wie das Lohnkonto zu führen ist, ist nicht vorgeschrieben. Vorgeschrieben durch den Gesetzgeber ist allerdings, dass der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer am Ort der Betriebsstätte ein Lohnkonto zu führen hat. Das Lohnkonto ist jeweils zu Beginn des Kalenderjahres oder mit Eintritt in das Beschäftigungsverhältnis während des Kalenderjahres einzurichten und bei Beendigung des Dienstverhältnisses, spätestens am Ende des Kalenderjahres, abzuschließen.
Zu den Aufzeichnungspflichten im weiteren Sinne gehört die Aufbewahrung bestimmter für den Lohnsteuerabzug bedeutsamer Unterlagen. So sind z. B. Reisekostenabrechnungen, Belege über Auslagenersatz, Freistellungsbescheinigungen, aber auch Unterlagen, aus denen hervorgeht, dass der Arbeitnehmer keiner steuererhebungsberechtigten Religionsgemeinschaft angehört, als Anlage zum Lohnkonto zu nehmen. In diesen Fällen ist durch geeignete Hinweise im Lohnkonto der Zusammenhang zwischen Aufzeichnung und zugehörigem Beleg herzustellen.[1]
Zusammenhalt durch Ordnungsmerkmale
Bestehen die Entgeltunterlagen aus mehreren Teilen, müssen diese Teile durch ein betriebliches Ordnungsmerkmal (= Personalnummer) verbunden werden.
Arbeitnehmer müssen umfangreiche Auskunftspflichten gegenüber dem Arbeitgeber beachten und erforderliche Unterlagen vorlegen.[2]
Branchenbezogene Besonderheiten müssen beachtet werden
Bei den Lohnunterlagen müssen ggf. branchenübliche Besonderheiten beachtet werden. So müssen z. B. Dienst- oder Werkverträge im Baugewerbe so gestaltet sein, dass sie eine Zuordnung
- der Arbeitnehmer,
- des Arbeitsentgelts und
- der auf das Arbeitsentgelt entfallenden Gesamtsozialversicherungsbeiträge zu dem jeweiligen Dienst- oder Werkvertrag
ermöglichen.
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