Onboarding, Instrumente und Maßnahmen

Kurzbeschreibung

Die Onboarding-Instrumente umfassen sowohl administrative Tätigkeiten als auch Maßnahmen zur sozialen Integration und fachlichen Einarbeitung. Voraussetzung für die erfolgreiche Implementierung ist, dass Onboarding als ein in die Unternehmensstrategie verankerter Prozess verstanden wird. Die Checkliste zeigt ein Spektrum an möglichen Instrumenten auf, die auch zu der jeweiligen Unternehmenskultur passen müssen. Somit sieht Onboarding bei jedem Unternehmen anders aus.

Vorbemerkung

Erfolgreiche Onboarding-Maßnahmen ermöglichen die frühzeitige Bindung des neuen Mitarbeiters an das Unternehmen und können somit die Anfangsfluktuation enorm senken. Ein gut verankerter Onboarding-Prozess führt zu einer früheren Leistungsentfaltung des neuen Mitarbeiters aufgrund höherer Motivation und damit schnellerer Integration. Die Onboarding-Instrumente umfassen sowohl administrative Tätigkeiten als auch Maßnahmen zur sozialen Integration und fachlichen Einarbeitung.

Voraussetzung für die erfolgreiche Implementierung ist, dass Onboarding als ein in die Unternehmensstrategie verankerter Prozess verstanden wird. Die Strategie muss klar definiert und kommuniziert sein. Klare Strukturen und Leitlinien geben den beteiligten Personen Orientierung und ermöglichen, dass Onboarding zu einem institutionalisierten Prozess wird.

Im Folgenden wird ein Spektrum an möglichen Instrumenten bzw. Maßnahmen aufgezählt. Wichtig ist die regelmäßige Überprüfung und Anpassung des Instrumenteneinsatzes, der auch zu der jeweiligen Unternehmenskultur passen muss. Somit sieht Onboarding bei jedem Unternehmen anders aus.

Administrative Vorbereitungen

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Maßnahmen	Wird eingesetzt	Sollte eingeführt werden
Begrüßungsmappe zusammenstellen
Personalakte mit allen Unterlagen anlegen
Information über den Ablauf am ersten Tag ( z. B. mit einem Begrüßungsschreiben)
Vorbereitung des Arbeitsplatzes, Türschild anbringen etc., evtl. gibt es ein Begrüßungspaket des Unternehmens
Einrichten der Infrastruktur (PC, Berechtigungen, E-Mail-Adresse, E-Mail-Verteiler, Telefonnummer, etc.)
Organisation über Neueintritt informieren
Ggf. erste Schulungsmaßnahmen für neuen Mitarbeiter terminieren

Soziale Integration

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Maßnahmen	Wird eingesetzt	Sollte eingeführt werden
Ab Vertragsunterzeichnung an aktiv Kontakt halten zum Mitarbeiter (z.B. durch Kommunikation über die Social-Media-Kanäle. Der neue Vorgesetzte oder auch Teamkollegen können den neuen Kollegen bereits vorab aktiv kontaktieren )
Einrichten einer Onboarding-Plattform für neue Mitarbeiter
Gezielte Kommunikationsmaßnahmen im Intranet für neue Mitarbeiter
Kollegen und Schnittstellen-Abteilungen vor Arbeitsantritt informieren über neuen Kollegen (z. B. mit einer Info-Mail mit allen wichtigen Informationen (Teamzugehörigkeit, Arbeitsbeginn etc.)
Vorstellung der betroffenen Führungskräfte, Teammitglieder, Ansprechpartner in der Personalabteilung
Periodische Neueinsteiger-Treffen mit gemeinsamen Aktivitäten von Sport über Kneipen-Abende, Ausflüge, Grillabende etc., ggf. bereits Teilnahme vor Arbeitsbeginn. Z. B. organisiert von Kollegen, die innerhalb des letzten Jahres begonnen haben.
Welcome Day/Willkommenstag, ggf. Teilnahme bereits vor Arbeitsbeginn (Networking und Einblicke ins Unternehmen bieten – z. B. Produktportfolio vorstellen, Kunden und zukünftige Geschäftsstrategie kennen lernen, Unternehmensleitlinien vorstellen etc.)
Welcome Frühstück oder Kamin-Abend zum Kennenlernen und Austausch mit neuen Kollegen aus anderen Abteilungen
Einführungsveranstaltungen für alle neuen Mitarbeiter (Unternehmen, Kultur & Werte, Vision/Mission)
Vorstellung des Paten/Mentor am ersten Arbeitstag
Gemeinsame Mittagspausen initiieren
Sicherstellen, dass die ungeschriebenen Regeln kommuniziert werden (z. B. durch den Paten)
Durchführung von After-Work-Veranstaltungen, wie z. B. Mitarbeiterstammtisch
Aktiv einladen z. B. zu Firmensportangeboten
Etablierung von Netzwerktreffen und Einladung neuer Mitarbeiter
Team-Aktivitäten

Fachliche Integration

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Maßnahmen	Wird eingesetzt	Sollte eingeführt werden
Individuellen Einarbeitungsplan erstellen und ggf. an Integrationsfortschritte anpassen
Bereitstellung von Organigrammen
Klare Stellenbeschreibung vorhanden: Abgrenzung des Tätigkeits- und Verantwortungsbereichs des neuen Mitarbeiters
Standort-Präsentation z. B. durch e-Learning
Eigene Akademie (z. B. Angebot eines mehrtägigen Starttrainings mit Überblick über gesamtes Unternehmen, Produkte etc.)
Produkt/Dienstleistungsinfos (Video, e-Learning ggf. Einführungseinheiten für einzelne Zielgruppen)
Erläuterung Ablauf allgemeiner Unternehmensprozesse (Gehaltsabrechnung, Prämien, Provisionssysteme, Ablauf Mitarbeitergespräche, Dienstreisen, Urlaub, Organisation Weiterbildungsmaßnahmen, etc.)
Einweisung in EDV (betriebsspezifische Software, Tools, Anwendungen)
Fachliche Informationsveranstaltungen, z. B in Form von ...