Die vorstehenden Regelungen zu Kantinenmahlzeiten und Essenmarken gelten in gleicher Weise, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer an deren Stelle einen arbeitsrechtlichen Anspruch auf arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten einräumt. Auch in diesem Fall ist als Arbeitslohn nicht der Zuschuss, sondern die Mahlzeit des Arbeitnehmers mit dem amtlichen Sachbezugswert zu erfassen (2024: 4,13 EUR für Mittagessen). Unter welchen Voraussetzungen arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten mit dem amtlichen Sachbezugswert anzusetzen sind, regelt eine bundeseinheitliche Verwaltungsanweisung.[1]
Die Anwendung der amtlichen Sachbezugswerte für arbeitstägliche Essenzuschüsse des Arbeitgebers setzt demnach u. a. voraus, dass
- tatsächlich eine Mahlzeit durch den Arbeitnehmer erworben wird (Lebensmittel sind nur dann als Mahlzeit anzuerkennen, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenspausen bestimmt sind);
- für jede Mahlzeit lediglich ein Zuschuss arbeitstäglich ohne Krankheitstage, Urlaubstage und berufliche Auswärtstage beansprucht werden kann;
je Arbeitstag pro Mahlzeit nur ein Zuschuss mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt werden kann. Erwirbt der Arbeitnehmer an einem Tag Mahlzeiten für andere Tage auf Vorrat, sind die hierfür gewährten Zuschüsse als lohnsteuerpflichtiger Barlohn zu erfassen.
WichtigLohnsteuerpflichtiger Barlohn bei Einzelkauf von Mahlzeiten auf Vorrat
Für arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten gilt die Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert auch dann, wenn der Arbeitnehmer seine Mahlzeiten durch einzelne Bestandteile zusammenstellt und diese bei verschiedenen Akzeptanzstellen erwirbt. Auch hier ist der Kauf von Bestandteilen einer Mahlzeit auf Vorrat nicht zulässig. Für den wöchentlichen Einkauf von Lebensmitteln für mehrere Tage ist damit die Anwendung der amtlichen Sachbezugswerte ausgeschlossen.
- der Zuschuss den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit (2024: 4,13 EUR) um nicht mehr als 3,10 EUR übersteigt, also 2024 nicht mehr als 7,23 EUR beträgt;
- der Zuschuss den tatsächlichen Wert der Mahlzeit nicht übersteigt;
- der Zuschuss nicht von Arbeitnehmern während den ersten 3 Monaten einer beruflichen Auswärtstätigkeit am selben Einsatzort beansprucht werden kann.
Der Ansatz der amtlichen Sachbezugswerte für arbeitstägliche Essenzuschüsse ist unabhängig davon, dass zwischen dem Arbeitgeber und der Gaststätte oder der entsprechenden Einrichtung über die bezuschussten Mahlzeiten hinaus vertragliche Beziehungen bestehen.[2]
Nachweis der arbeitstäglichen Mahlzeit durch Handy-App
Die 15-Tage-Regelung[3] gilt auch für digitale Essenmarken. Eine Überprüfung der Abwesenheitstage entfällt, wenn der Arbeitgeber insgesamt maximal 15 (elektronische) Zuschüsse zu Mahlzeiten (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) pro Kalendermonat gewährt.[4] Der Arbeitgeber muss die genannten Voraussetzungen für die Bewertung der Essenszuschüsse mit dem amtlichen Sachbezugswert nachweisen. Dabei kann er die vom Arbeitnehmer vorgelegten Einzelbelege für die Prüfung heranziehen oder sich entsprechender Verfahren zur Digitalisierung von Papier-Essenmarken bedienen. Zulässig ist es, wenn durch eine entsprechende Smartphone-App die Belege vollautomatisiert erfasst und geprüft und monatliche Abrechnungen dem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden, aus denen sich wie bei Einzelbelegnachweisen die erforderlichen Erkenntnisse für das Vorliegen der steuerlichen Anforderungen ergeben. Der Arbeitgeber hat die Originalrechnungen bzw. Monatsabrechnungen als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen.[5]
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