Erhält ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber Essensgutscheine oder Restaurantschecks, die von einer Gaststätte oder vergleichbaren Einrichtung für arbeitstägliche Mahlzeiten in Zahlung genommen werden, ist eine Gleichstellung mit den Kantinenessen nur zulässig, wenn neben den vertraglichen Beziehungen die folgenden weiteren Punkte erfüllt sind.[1]
Nur Abgabe von Mahlzeiten begünstigt
Die Essenmarken dürfen nur bei Abgabe tatsächlicher Mahlzeiten eingelöst werden. Lebensmittel erfüllen diese Voraussetzung dann, wenn sie unmittelbar zum Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenpausen bestimmt sind. Die Inzahlungnahme bei Metzgereien oder Lebensmittelgeschäften ist also nur dann begünstigt, wenn verzehrfertige Waren abgegeben werden, die keiner besonderen Zubereitung bedürfen.
Nicht bei auswärtigen Dienstgeschäften
Der Restaurantscheck bzw. die Essenmarke darf nicht an Arbeitnehmer ausgegeben werden, die eine Fahrtätigkeit ausüben oder an ständig wechselnden Einsatzorten tätig sind. Dasselbe gilt für Tage einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit. Hier gelten ausschließlich die Reisekostenregelungen, insbesondere die Anforderungen für die Annahme einer arbeitgeberveranlassten Mahlzeit[2], die den Ansatz der amtlichen Sachbezugswerte bei der Arbeitnehmerbewirtung anlässlich von beruflichen Auswärtstätigkeiten an Voraussetzungen knüpft, welche die Gewährung von Essensgutscheinen insoweit ausschließen. Eine Ausnahme besteht für Arbeitnehmer, die eine längerfristige berufliche Auswärtstätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte ausüben.[3]
Pauschalbesteuerung nur für arbeitstägliche Mahlzeiten
Der pauschale Steuersatz setzt die Ausgabe arbeitstäglicher Mahlzeiten im Betrieb voraus; Auswärtstätigkeiten sind ausgeschlossen. Deshalb ist eine Pauschalbesteuerung der Sachbezugswerte[4] für vom Arbeitgeber veranlasste Mahlzeiten auf beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten nicht möglich.
Bei der Hingabe von Essenmarken durch den Arbeitgeber im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit handelt es sich nicht um eine vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit, sondern lediglich um eine Verbilligung der vom Arbeitnehmer selbst veranlassten und bezahlten Mahlzeit.[5] Danach sind die Essenmarken mit ihrem tatsächlichen Wert anzusetzen und wie Barzuschüsse im Rahmen der Verpflegungspauschbeträge steuerfrei, wenn diese während der ersten 3 Monate einer beruflichen Auswärtstätigkeit gewährt werden. Nach Ablauf der 3-Monatsfrist sind die Essenmarken lohnsteuerpflichtig. Um Bewertungsnachteile insbesondere bei Leiharbeitnehmern gegenüber fest angestellten Arbeitnehmern der Entleiherfirma zu vermeiden, hat das BMF seit 1.1.2015 eine Vereinfachungsregelung geschaffen. Nach dieser sind auch bei Arbeitnehmern, die eine längerfristige berufliche Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte ausüben, nach Ablauf von 3 Monaten die gewährten Essenmarken (Essensgutscheine, Restaurantschecks) mit dem maßgebenden Sachbezugswert zu bewerten.[6]
Einlösung nur "einer" Essenmarke arbeitstäglich
Für jede Mahlzeit darf lediglich eine Essenmarke arbeitstäglich in Zahlung genommen werden, deren Verrechnungswert den amtlichen Sachbezugswert für Kantinenmahlzeiten um nicht mehr als 3,10 EUR übersteigt, also 2024 nicht mehr als 7,23 EUR beträgt. Hierzu hat der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer die Tage der Abwesenheit, z. B. bei Auswärtstätigkeiten, in Urlaubs- und Krankheitsfällen, festzuhalten und die für diese Tage ausgegebenen Essenmarken zurückzufordern. Zulässig ist es auch, die Zahl der im Folgemonat auszugebenden Essenmarken um die Zahl der festgestellten Abwesenheitstage des Vormonats zu vermindern.
Vereinfachung bei höchstens 15 Essenmarken monatlich
Auf die o. g. Aufzeichnung kann verzichtet werden, wenn ein Arbeitnehmer im Kalendermonat nicht mehr als 15 Essenmarken erhält (15-Tage-Regelung). In diesem Fall gilt die arbeitstägliche Inzahlungnahme einer Essenmarke als erfüllt. Ausgenommen von dieser Vereinfachungsregelung sind Arbeitnehmer, die monatlich mehr als 3 Tage eine Auswärtstätigkeit aufweisen. Bei diesem Personenkreis wird wegen der Ausschlussklausel für Reisen eine genaue Berechnung der Abwesenheitstage verlangt.
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