Der Wert der kostenlos überlassenen Mahlzeiten bzw. die Essenzuschüsse des Arbeitgebers sind nach § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 i. V. m. Satz 2 SvEV nicht dem sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt hinzuzurechnen und bleiben somit beitragsfrei, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
- Der Arbeitgeber macht nicht vom Regelbesteuerungsverfahren nach den §§ 39b bis 39d EStG Gebrauch.
- Stattdessen werden die Bezüge nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG pauschal versteuert.
- Die Pauschalversteuerung erfolgt mit der Entgeltabrechnung für den jeweiligen Abrechnungszeitraum.
Es genügt für die Beitragsfreiheit einer Einnahme nicht, dass lediglich die Möglichkeit der pauschalbesteuerten Erhebung der Lohnsteuer besteht. Maßgeblich ist die tatsächliche Pauschalversteuerung.
Bedeutung des Zeitpunkts der Pauschalversteuerung
Eine bisher mit der Entgeltabrechnung vorgenommene anderweitige lohnsteuerliche Behandlung von Arbeitsentgeltbestandteilen kann vom Arbeitgeber grundsätzlich nur bis zur Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung geändert werden. Für die Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung und der Übermittlung an das Finanzamt ist der letzte Tag des Monats Februar des Folgejahres als spätester Termin vorgesehen.[1]
Dies gilt auch, wenn die Entgeltbestandteile vom Arbeitgeber unzutreffend als steuer- und beitragsfrei beurteilt wurden und er die zulässige, ebenfalls zur Beitragsfreiheit führende Pauschalbesteuerung noch vornimmt.[2]
Nachträgliche Pauschalbesteuerung bewirkt keine Beitragsfreiheit
Ein Arbeitgeber stellt seinen Mitarbeitern arbeitstäglich Mahlzeiten kostenlos zur Verfügung. Der Arbeitnehmer A erhält im Mai 2024 insgesamt 10 Mahlzeiten. Unter Berücksichtigung des Sachbezugswerts i. H. v. 4,13 EUR je Mahlzeit ergibt sich daraus ein geldwerter Vorteil i. H. v. 41,30 EUR.
Der Arbeitgeber entrichtet von diesem geldwerten Vorteil Sozialversicherungsbeiträge. Im Juli 2025 möchte der Arbeitgeber nachträglich die Möglichkeit der Pauschalversteuerung nutzen.
Die Pauschalversteuerung erfolgt erst nach dem 28.2.2025. Daher bleibt es bei der Beitragspflicht des geldwerten Vorteils für die kostenlosen Mahlzeiten i. H. v. 41,30 EUR. Hätte der Arbeitgeber die Pauschalversteuerung für den geldwerten Vorteil bis zur Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung, also spätestens bis zum 28.2.2025 vorgenommen, wäre auch eine Erstattung der entrichteten Sozialversicherungsbeiträge möglich gewesen.
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